Yhteistyötä pidetään usein yhtenä tärkeimmistä menestystekijöistä, jotka edistävät joustavaa liiketoimintaa. Organisaatioiden kasvaessa tiimien pitäminen yhtenäisinä on kuitenkin haasteellista. Suuremmat tiimit joutuvat usein kohtaamaan suurempaa vaihtuvuutta, pirstaleisia prosesseja ja useiden toisistaan riippumattomien järjestelmien jongleeraamista.
Monet eivät kuitenkaan ymmärrä, että sopimukset voivat toimia kriittisenä yhteyspisteenä. Yhteistoiminnalliset sopimusalustat muuttavat sopimukset muuksi kuin staattisiksi asiakirjoiksi; niistä tulee dynaamisia työkaluja, jotka yhdistävät tiimejä, tehostavat työnkulkuja ja mahdollistavat saumattoman yhteistyön.
Tässä artikkelissa perehdymme tapoihin, joilla yhteistoiminnalliset sopimusalustat voivat toimia liimana, joka pitää tiimit yhtenäisinä, edistää yhdenmukaistamista ja parantaa yleistä tehokkuutta.
Yhteistyön kipupisteet
Sopimusten hallinnointi eri osastojen, kuten myynnin, lakiosaston, hankintojen ja HR:n, välillä voi tuntua loputtomalta kamppailulta, ja kasvavassa organisaatiossa se on vielä haastavampaa.
Asiakkaat korostavat usein tiimien välisen yhteistyön vaikeutta, mikä on erityisen kriittistä B2B-ympäristöissä, joissa useat sidosryhmät jakavat asiakirjoja ja työnkulkuja. Rajalliset, ei-alkuperäiset integraatio-ominaisuudet Salesforcen tai HubSpotin kaltaisten työkalujen kanssa lisäävät usein kaaosta, mikä pakottaa tiimit jongleeraamaan irrallisilla järjestelmillä ja lisää samalla manuaalista työtä.
Yhteistoiminnalliset sopimusalustat eivät ainoastaan keskitä sopimuksia yhteen paikkaan, vaan yhdistävät ne saumattomasti muihin työkaluihin, kuten ERP-, CRM-, laskutus- ja HRM-järjestelmiin.
Sopimuksista tulee yhteinen datapiste, joka yhdistää nämä järjestelmät toisiinsa ja mahdollistaa sujuvammat työnkulut ja paremman viestinnän osastojen välillä. Kuten Helen Keller kerran sanoi: ”Yksin voimme tehdä niin vähän, yhdessä voimme tehdä niin paljon.” Yhteistyöalustat ovat tästä hyvä esimerkki, sillä ne mahdollistavat tiimityön laajassa skaalassa.
Lue myös: Opas sopimusautomaatiosta
Miksi yhteistoiminnalliset sopimusalustat muuttavat peliä?
1. Saumaton integrointi keskeisten työkalujen kanssa
Yhteistyöhön perustuvat sopimusalustat yhdistyvät saumattomasti muihin liiketoimintakriittisiin työkaluihin, mikä vähentää manuaalista työtä ja hajanaisista prosesseista aiheutuvaa virheriskiä. Esimerkiksi Oneflow integroituu vaivattomasti HubSpotin ja Salesforcen kanssa, mikä luo yhtenäisen työnkulun kaikille tiimeille koko organisaatiossa.
Eräs Oneflow-käyttäjä toteaa: ”[Oneflow on] Helppo yhdistää HubSpotiin, siinä on helppotajuinen käyttöliittymä ja se poistaa monia edestakaisia prosesseja tiimien välillä.”
2. Yksi totuuden lähde
Keskitetty sopimusalusta varmistaa, että kaikki sopimustoiminnot tapahtuvat yhdessä paikassa, mikä helpottaa asiakirjojen seurantaa, hallintaa ja päivittämistä. Avoimuus edistää yhteistyötä, koska kaikki tiimit voivat käyttää samaa järjestelmää ja osallistua prosessiin vaivattomasti. Kuten Steve Jobs kerran totesi: ”Suuria asioita liiketoiminnassa ei koskaan tee yksi henkilö. Niitä tekee useiden ihmisten tiimi.”
Eräs Oneflow-käyttäjä korosti: ”Se auttaa meitä ja asiakkaitamme tarjousten ja sopimusten tekemisessä, ja varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla.”
3. Parannettu rajat ylittävä yhteistyö
Maailmanlaajuisten tiimien on usein työskenneltävä sopimusten parissa eri aikavyöhykkeillä, kielillä ja säännöksillä. Yhteistyösopimusalustat kurovat nämä erot umpeen tarjoamalla reaaliaikaisen muokkauksen, roolipohjaisen sisäänpääsyn ja versionhallinnan, joilla varmistetaan, että kaikki pysyvät samalla sivulla. Phil Jackson, entinen amerikkalainen koripalloilija ja valmentaja, on kuvannut tätä käsitettä hyvin: ”Joukkueen vahvuus on jokainen yksittäinen jäsen. Jokaisen jäsenen vahvuus on joukkue.”
Eräs asiakas kommentoi: ”Yhteistyö foorumissa allekirjoittajien ja useiden sidosryhmien kanssa on ollut ratkaiseva globaaleille tiimeille.”
4. Skaalautuvuus kasvaville yrityksille
Kun yrityksesi kasvaa, myös sopimusprosessit monimutkaistuvat. Yhteistoiminnalliset sopimusalustat mukautuvat kasvaviin tarpeisiisi, mahduttaen aina enemmän käyttäjiä, suurempia määriä tarjouksia ja sopimuksia sekä uusia yksiköitä ilman, että joudut vaihtamaan uuteen työkaluun.
Suosituimmat sopimusmallit
5. Parannettu automaatio ja tarkkuus
Toistuvat tehtävät, kuten muistutusten lähettäminen, hyväksyntöjen hallinnointi ja vaatimustenmukaisuuden (complicance) varmistaminen, voivat viedä tiimisi aikaa ja energiaa ja ohjata keskittymisen pois strategisesta työstä. Yhteistoiminnalliset sopimusalustat ratkaisevat tämän automatisoimalla nämä prosessit. Automaattiset muistutukset varmistavat, ettei määräaikaa unohdeta, ja hyväksyntätyönkulut ohjaavat sopimukset saumattomasti oikeille sidosryhmille oikeaan aikaan.
Vaatimustenmukaisuutta helpottavat myös sisäänrakennetut tarkistukset, jotka vähentävät virheitä ja pienentävät riskejä. Kun poistat manuaalisen työn, poistat myös inhimilliset virheet. Nämä alustat vapauttavat tiimisi keskittymään innovointiin, strategiseen suunnitteluun ja suuremman arvon tuottamiseen liiketoiminnalle. Toisin sanoen automatisointi ei pelkästään säästä aikaa – se antaa tiimillesi mahdollisuuden työskennellä älykkäämmin ja saavuttaa enemmän.
Lopputulos
Yhteistoiminnalliset sopimusalustat muuttavat tiimien työskentelytapaa. Ne keskittävät tietoja, tehostavat työnkulkuja ja yhdistävät sopimukset keskeisiin työkaluihin, kuten toiminnanohjaus-, CRM- ja laskutusjärjestelmiin, tehden tiimityöstä paitsi mahdollista myös vaivatonta. Purkamalla siiloja ja automatisoimalla manuaalisia prosesseja nämä alustat auttavat organisaatioita skaalautumaan, parantamaan tehokkuutta ja tehostamaan osastojen välistä viestintää.
