Att hantera avtal på flera olika plattformar kan verka som en praktisk lösning för att jonglera med olika processer, men det leder ofta till oavsiktligt kaos. Istället för att skapa effektivitet splittrar det arbetsflödena, skapar onödig komplexitet och hindrar dig från att arbeta smidigt.
För sälj-, HR- och juristteam innebär fragmenterade system ofta förseningar när det gäller att få avtal godkända, fel i dokumentationen och brist på ansvar som kan sprida sig över hela avdelningar.
I den här artikeln förklarar vi hur uppdelade system skapar flaskhalsar och varför en enhetlig lösning är nyckeln till att effektivisera hanteringen av avtal.
Den verkliga kostnaden för fragmenterade system
Att använda två eller flera verktyg för att hantera livscykeln för avtal är vanligare än du kanske tror. Enligt vår undersökning förlitar sig 70,67% av företagen på två till tre system för att skapa, granska och lagra avtal. Även om det här tillvägagångssättet kan fungera tillfälligt skapar det ineffektivitet som gör att processerna går långsammare.
Att använda flera verktyg för att hantera avtalens livscykel, oavsett om det gäller att upprätta, granska eller lagra avtal, är vanligare än man kan tro. Många företag förlitar sig på två eller tre plattformar och tror att denna flexibilitet ger dem bättre kontroll. Men det här tillvägagångssättet leder till ineffektivitet som i slutändan kostar mycket mer i tid och resurser.
När uppgifter om avtal är utspridda i olika system uppstår silos. Varje avdelning kan använda sitt eget verktyg för att skapa eller lagra avtal, vilket gör det svårt att spåra dokumentets livscykel. Bristen på insyn leder till förvirring, eftersom teamen kämpar för att hitta den mest aktuella versionen av ett avtal. Manuell datainmatning, som ofta krävs för att synkronisera information mellan plattformar, ökar samtidigt sannolikheten för fel. Ett enda fel i ett kritiskt avtal kan leda till förlorade intäkter, onödiga förseningar eller ännu värre – en misslyckad affär.
Dessutom skapar fragmenterade system problem med ansvarsutkrävande. Utan en centraliserad plattform är det svårt att spåra vem som har gjort ändringar i ett dokument eller var det befinner sig i godkännandeprocessen. Den här bristen på tydlighet leder till missförstånd, dubbelarbete och ofta missade deadlines som kan skada företagets rykte.
Sammanfattningsvis är de största utmaningarna följande:
- Datasilos: Att lagra uppgifter om avtal i separata system gör det svårare att komma åt och spåra dem.
- Manuell inmatning av data: Att kopiera information mellan olika plattformar ökar risken för fel.
- Brist på ansvarsutkrävande: Det blir komplicerat att övervaka vem som har gjort ändringar och när.
The Aberdeen Group rapporterar att företag med fragmenterade system för avtalshantering upplever en 20% längre avtalslivscykeltid. Denna ineffektivitet kan kosta företag tid och pengar, särskilt när förseningar i godkännanden drar ut på tiden för hela affären.
Läs även: Hur kan avtalshantering hjälpa dig att avsluta affärer snabbare?
Hur fragmentering påverkar team
Effekterna av systemfragmenteringen märks på olika sätt på olika avdelningar, men konsekvenserna är lika skadliga.
För säljteam:
- Förseningar i godkännandet av avtal gör att det går långsammare att avsluta affärer, vilket leder till missade intäktsmöjligheter.
För HR-team:
- Att hantera avtal för nyanställda eller anställningsavtal i flera olika system skapar flaskhalsar och stör arbetsflödena.
För juridiska team:
- Att granska och slutföra avtal som lagras på olika platser ökar sannolikheten för fel och efterlevnadsrisker.
Enligt International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) förlorar företag upp till 9% av de årliga intäkterna på grund av dåliga rutiner för hantering av avtal.
Det kaos som skapas av uppdelade system gör inte bara saker och ting långsammare, det medför också verkliga risker för ditt företag. När avtalen är utspridda på flera olika verktyg blir det svårt att få en tydlig överblick över var varje dokument finns, i vilket skede det befinner sig och vem som är ansvarig för nästa åtgärd. Denna brist på kontroll ökar sannolikheten för fel och felsteg.
Om till exempel ett avtals utgångs- eller förnyelsedatum inte spåras korrekt på grund av att det lagras i ett isolerat system, kan du missa en viktig deadline. Att missa en förnyelse kan leda till att ett värdefullt partnerskap eller en kundrelation går förlorad, medan ett avtal som inte sägs upp i tid kan leda till onödiga ekonomiska åtaganden.
Mänskliga fel är en annan betydande risk. Med fragmenterade system kan anställda oavsiktligt spara äldre versioner av ett avtal, skicka fel dokument till en kund eller förlägga viktig information. Dessa misstag förstärks när det inte finns någon centraliserad plattform för att fånga upp eller förhindra dem. Med tiden kan dessa små problem eskalera till större problem, vilket potentiellt kan skada kundernas förtroende och påverka din organisations rykte.
Verkliga exempel på riskerna med fragmentering
När hanteringen av avtal blir kaotisk utsätts företagen för betydande risker.
- Meta: År 2023 fick Meta ett rekordhögt bötesbelopp på 1,2 miljarder euro för att ha överfört användardata mellan fragmenterade system utan tillräckliga skyddsåtgärder, vilket stred mot GDPR-kraven.
- Equifax: Ett misslyckande med att säkra dataflöden och spåra information på ett effektivt sätt ledde till ett omfattande dataintrång 2017, som påverkade 147 miljoner individer och resulterade i en förlikning på minst 575 miljoner dollar.
Dessa exempel visar hur fragmenterade system skapar sårbarheter som kan leda till ekonomiska förluster och anseendeskador.
Fördelarna med en enhetlig plattform för avtalshantering
Genom att konsolidera processerna för avtal till en enda plattform kan dessa utmaningar lösas och effektiviteten förbättras avsevärt.
En övergång till ett system för centraliserad avtalshantering kan lösa dessa utmaningar och skapa smidigare arbetsflöden mellan avdelningarna. Genom att konsolidera alla avtalsrelaterade aktiviteter i en plattform får företagen bättre kontroll och insyn över hela avtalets livscykel.
Ett enhetligt system säkerställer att alla intressenter arbetar utifrån samma version av ett dokument, vilket eliminerar förvirring och minskar risken för fel. Teamen kan spåra avtalen i realtid, se vem som har gjort ändringar och var i godkännandeprocessen dokumentet befinner sig. Denna transparens hjälper till att undvika förseningar och håller alla på samma linje.
Automatisering är en annan kraftfull fördel med enhetliga plattformar. Automatiserade påminnelser kan hålla avtalen i tid och se till att godkännanden erhålls och underskrifter samlas in utan onödig kommunikation fram och tillbaka. Dessa verktyg integreras också sömlöst med andra affärssystem, t.ex. CRM-programvara, vilket gör att data kan flöda utan problem och eliminerar behovet av manuell inmatning.
Kanske viktigast av allt är att en centraliserad plattform ger sinnesfrid. När alla avtal lagras säkert på en och samma plats kan företag bättre skydda känslig information och uppfylla kraven på efterlevnad. Detta minskar riskerna och säkerställer att din organisation alltid är förberedd för revisioner eller granskningar.
Med andra ord, så här kan ett enhetligt system vara till hjälp:
- Centraliserad lagring: Samla alla uppgifter om avtalet på ett ställe för enkel åtkomst och versionskontroll.
- Effektiviserade arbetsflöden: Automatisera godkännanden och spåra utvecklingen i realtid, vilket minskar förseningar.
- Förbättrat samarbete: Olika team arbetar på samma plattform, vilket säkerställer samordning och minimerar antalet fel.
- Förbättrad efterlevnad: Inbyggda skyddsåtgärder hjälper till att uppfylla GDPR och andra lagstadgade krav.
Exempelvis rapporterade företag som bytte till enhetliga plattformar att de avslutade affärer 30% snabbare, enligt Aberdeen Research.
Läs också: Topp 10 programvara för avtalshantering 2025
Steg för övergång till ett enhetligt system
Om din organisation kämpar med fragmenterade system börjar lösningen med avsiktliga åtgärder.
- Utvärdera dina nuvarande processer: Inventera alla verktyg som dina team använder för att hantera avtal och identifiera ineffektivitet
- Välj rätt plattform: Leta efter ett system för avtalshantering som kan integreras med dina befintliga arbetsflöden och som uppfyller din organisations behov
- Implementera gradvis: Börja med en stegvis utrullning, så att dina team kan anpassa sig till det nya systemet och samtidigt minimera störningarna
- Tillhandahåll utbildning och support: Se till att medarbetarna förstår hur de ska använda plattformen på ett effektivt sätt och har tillgång till löpande support
Att förenkla processerna för dina avtal handlar inte bara om bekvämlighet, det handlar om att ge dina team möjlighet att fokusera på det som är viktigast.
Viktiga lärdomar
- Fragmenterade system stör arbetsflöden och skapar ineffektivitet, vilket fördröjer affärsavslut och ökar riskerna
- Sälj-, HR- och juristteam står alla inför unika utmaningar som orsakas av verktyg för avtalshantering i stuprör
- Övergången till en centraliserad plattform för avtalshantering effektiviserar processerna, förbättrar samarbetet och minskar antalet fel
- Genom att vidta proaktiva åtgärder för att förenhetliga din avtalshantering kan du spara tid, öka produktiviteten och skydda ditt företag från risker som kan undvikas
Att förenhetliga din avtalshantering är inte bara en teknisk uppgradering. Det är ett strategiskt beslut som driver effektivitet och positionerar din organisation för långsiktig framgång. Ta det första steget mot att eliminera kaoset redan idag.