Besöksnäringen utvecklas, men vissa saker har inte förändrats – som de berg av pappersarbete som krävs för att driva ett hotell, en restaurang eller en eventlokal. Medan kundernas förväntningar skjuter i höjden är det många företag som sitter fast i det förflutna och förlitar sig på pappersformulär och avtal.
Faktum är att 84% av hotell- och restaurangbranschen nu har särskilda team som fokuserar på digital omvandling av affärsdokument. Ändå är det många som fortfarande inte fullt ut har tagit till sig kraften i att bli papperslösa, och pappersbaserade processer slösar tid och pengar.
Radisson Hotel Groups framgångssaga med att införa Oneflows elektroniska signatur för hotellbranschen har visat att affärsdokument på papper kan omvandlas till inte bara ett mer miljövänligt tillvägagångssätt utan också till ökade bokningar och bättre gästupplevelser.
I den här artikeln har vi listat de 20 viktigaste dokumenten inom besöksnäringen som du kan signera digitalt, hur de påverkar ditt företag och varför det inte är någon idé att byta till e-signaturer.
Lista över användningsområden för digital signatur inom besöksnäringen
1. Registreringsformulär för gäster
- Vad är det? Formulär som samlar in gästinformation vid incheckning
- Varför är det viktigt? Håller korrekta register och säkerställer efterlevnad av lagar och regler
- Vem skapar det? Personal i receptionen
- Vem skriver under? Gäster
- Anpassning: Mestadels standardiserade med gästspecifika fält
2. Boknings- och reservationsavtal
- Vad är det? Avtal för bokning av rum eller evenemangsyta
- Varför är det viktigt? Definierar termer tydligt och undviker missförstånd
- Vem skapar det? Reservations- eller säljteam
- Vem skriver under? Gäster eller arrangörer av evenemanget
- Anpassning: Standardvillkor med bokningsspecifika detaljer
3. Eventavtal
- Vad är det? Avtal som beskriver villkoren för att vara värd för evenemang
- Varför är det viktigt? Ställer upp förväntningar och definierar ansvarsområden
- Vem skapar det? Eventkoordinatorer
- Vem skriver under? Kunder som är värd för evenemanget
- Anpassning: Starkt skräddarsydd för varje evenemang
Läs också: Topp 10 programvara för elektronisk signatur 2025
4. Avtal med försäljare och leverantörer
- Vad är det? Avtal med leverantörer om varor eller tjänster.
- Varför är det viktigt? Säkerställer en tillförlitlig leveranskedja
- Vem skapar det? Upphandlingsteam
- Vem skriver under? Säljare och chefer
- Anpassning: Standardmallar med information om varor eller tjänster
5. Anställningsavtal
- Vad är det? Juridiska avtal för nyanställda
- Varför är det viktigt? Tydliga definitioner av roller och förväntningar
- Vem skapar det? HR-avdelningar
- Vem skriver under? Medarbetare och ledning
- Anpassning: Standardiserad med rollspecifika detaljer
6. Sekretessavtal (NDA)
- Vad är det? Avtal för att skydda konfidentiell information
- Varför är det viktigt? Skyddar känslig företagsinformation
- Vem skapar det? Juridiska team
- Vem skriver under? Anställda, leverantörer eller partners
- Anpassning: Mestadels standard med några få anpassade klausuler
7. Servicenivåavtal (SLA)
- Vad är det? Avtal som definierar förväntningar på servicekvalitet
- Varför är det viktigt? Håller leverantörerna ansvariga
- Vem skapar det? Operativa team
- Vem skriver under? Tjänsteleverantörer och chefer
- Anpassning: Skräddarsydd för specifika tjänster
Färdiga avtalsmallar i Oneflow
8. Underhållsavtal
- Vad är det? Avtal för underhåll av utrustning och anläggningar
- Varför är det viktigt? Säkerställer smidig drift
- Vem skapar det? Fastighetsförvaltning
- Vem skriver under? Säljare och personal
- Anpassning: Specifik för den typ av underhåll som krävs
9. Franchiseavtal
- Vad är det? Avtal mellan franchisegivare och franchisetagare
- Varför är det viktigt? Definierar riktlinjer för varumärket och operativa regler
- Vem skapar det? Juridiska team
- Vem skriver under? Franchisegivare och franchisetagare
- Anpassning: Standardvillkor med platsspecifika detaljer
Läs även: Allt du behöver veta om elektronisk signatur
10. Affärsdokument för hotell och restaurang som du kan signera digitalt: Hyresavtal
- Vad är det? Avtal för leasing av fastigheter
- Varför är det viktigt? Definierar tydligt villkoren för användning av fastigheter
- Vem skapar det? Juridiska team eller fastighetsteam
- Vem skriver under? Fastighetsägare och hyresgäster
- Anpassning: Specifikt för fastigheten och villkoren
11. Formulär för efterlevnad av hälso- och säkerhetsregler
- Vad är det? Dokument som säkerställer efterlevnad av lokala säkerhets- och hälsoregler
- Varför är det viktigt? Bidrar till att uppfylla lagkrav samtidigt som säkerheten för personal och gäster prioriteras.
- Vem skapar det? Compliance officer eller ledning.
- Vem skriver under? Anställda eller inspektörer.
- Anpassning: Standardiserade formulär med enstaka platsspecifika fält
12. Blanketter för kreditkortsauktorisation
- Vad är det? Auktorisation för betalningshantering som tillhandahålls av gästen
- Varför är det viktigt? Säkrar betalningar samtidigt som risken för bedrägerier minskar
- Vem skapar det? Receptions- eller ekonomipersonal
- Vem skriver under? Gäster
- Anpassning: Vanligtvis standard, med detaljer som är specifika för transaktionen
13. Formulär för incidentrapporter
- Vad är det? Dokument som beskriver olyckor eller oväntade händelser på plats
- Varför är det viktigt? Säkerställer korrekt dokumentation för ansvars- och försäkringsanspråk
- Vem skapar det? Berörd personal eller ledning
- Vem skriver under? Vittnen, inblandade parter och ibland gäster
- Anpassning: Standardformulär kompletteras med händelsespecifika detaljer
14. Beställningar av banketter (BEO)
- Vad är det? Detaljerade beskrivningar för evenemang med catering, inklusive mat, upplägg och scheman
- Varför är det viktigt? Säkerställer att alla team är överens för ett smidigt genomförande av evenemanget
- Vem skapar det? Eventplanerare
- Vem skriver under? Kunder och avdelningschefer
- Anpassning: Mycket specifik för varje evenemang
15. Resebyråavtal
- Vad är det? Avtal mellan hotell och resebyråer för gästbokningar
- Varför är det viktigt? Utökar hotellets bokningskanaler och synlighet
- Vem skapar det? Försäljnings- eller marknadsföringsteam
- Vem skriver under? Hotellrepresentanter och byråtjänstemän
- Anpassning: Innehåller vanligtvis standardklausuler med varierande provisionsstrukturer
16. Avtal om gruppförsäljning
- Vad är det? Avtal för bokningar av stora grupper, t.ex. för konferenser eller utflykter
- Varför är det viktigt? Säkrar massbokningar, vilket ökar intäkterna
- Vem skapar det? Säljteam
- Vem skriver under? Grupporganisatörer
- Anpassning: Skräddarsydd för gruppens storlek, varaktighet och krav
Läs även: Hur Oneflow kan hjälpa säljteam att sluta avtal snabbare
17. Medgivandeformulär för spa och wellness
- Vad är det? Medgivandeblanketter för spa- eller wellnessbehandlingar
- Varför är det viktigt? Säkerställer att gästen är informerad om behandlingen och eventuella risker
- Vem skapar det? Spa-ledning
- Vem skriver under? Gäster
- Anpassning: Standardformulär med detaljer om specifika behandlingar
18. Avtal om husdjurspolicy
- Vad är det? Avtal som beskriver hotellets regler för gäster som reser med husdjur
- Varför är det viktigt? Förebygger missförstånd och säkerställer egendomsskydd
- Vem skapar det? Receptionen eller ledningen
- Vem skriver under? Gäster med husdjur
- Anpassning: Mestadels standard, med gästspecifika detaljer
19. Dataskyddsavtal
- Vad är det? Avtal för att säkerställa efterlevnad av dataskyddslagar som GDPR
- Varför är det viktigt? Skyddar gästdata och säkerställer efterlevnad av lagar och regler
- Vem skapar det? Juridiska team eller IT-team
- Vem skriver under? Personal, leverantörer eller tredje part
- Anpassning: Till stor del standardiserad med juridiskt specifika justeringar
20. Avtal om medlemskap eller lojalitetsprogram
- Vad är det? Villkor för att ansluta sig till lojalitetsprogram
- Varför är det viktigt? Klargör medlemskapets fördelar och ansvarsområden
- Vem skapar det? Marknadsförings- eller kundlojalitetsteam
- Vem skriver under? Gäster eller medlemmar
- Anpassning: Vanligtvis standardiserad, med medlemsspecifika fält
Varför ledare inom hotell- och restaurangbranschen använder sig av digitala signaturer
Radisson Hotel Group är ett utmärkt exempel på hur digital omvandling kan löna sig. Genom att övergå till digitala processer fick Radisson snabbare avtal, nöjdare gäster och betydande kostnadsbesparingar. De digitaliserade allt från gästregistreringsformulär till avtal med leverantörer, vilket förbättrade både effektiviteten och deras miljöavtryck.
- Besöksnäringen handlar om att skapa oförglömliga upplevelser, inte om att fastna i pappersarbete
- Dynamiska digitala avtal ökar genomströmningstiden för avtal och säljbokningar
- Digitala signaturer har blivit en nödvändighet för hotell- och restaurangföretag som vill behålla sin konkurrenskraft genom snabbare drift och grönare metoder
