Hotelli- ja ravintola-ala kehittyy, mutta jotkin asiat eivät ole muuttuneet – kuten hotellin, ravintolan tai tapahtumatilan pyörittämiseen tarvittava paperityö. Vaikka asiakkaiden odotukset kasvavat huimasti, monet yritykset ovat juuttuneet menneisyyteen ja turvautuvat paperisiin lomakkeisiin ja sopimuksiin.
Itse asiassa 84 prosentilla majoitusalan yrityksistä on nykyään omat tiiminsä, jotka keskittyvät majoitusalan liiketoiminnan asiakirjojen digitaaliseen muutokseen. Silti monet eivät ole vielä täysin omaksuneet paperittomuuden mahdollisuuksia, ja paperipohjaiset prosessit haaskaavat aikaa ja rahaa.
Radisson Hotel Groupin menestystarina Oneflown sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta on osoittanut, että paperiset liiketoiminta-asiakirjat voidaan muuttaa ympäristöystävällisemmäksi lähestymistavaksi, mutta ne voivat myös lisätä varauksia ja parantaa vieraskokemusta.
Tässä artikkelissa olemme listanneet 20 tärkeintä hotellialan asiakirjaa, jotka voit allekirjoittaa digitaalisesti. Kerromme, miten ne vaikuttavat liiketoimintaasi ja miksi sähköiseen allekirjoitukseen siirtyminen on järkevää.
Hotellialan asiakirjat, joihin voit hyödyntää sähköistä allekirjoitusta
1. Vieraiden ilmoittautumislomake
- Mikä se on: Lomake, jolla kerätään vieraiden tiedot sisäänkirjautumisen aikana
- Miksi sitä tarvitaan: Se pitää kirjaa vierailijoista tarkasti ja varmistaa lainsäädännön noudattamisen.
- Kuka sen luo: Vastaanoton henkilökunta
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat
- Kustomointi: Enimmäkseen standardoitu vieraskohtaisilla kentillä
2. Varaussopimus
- Mikä se on: Sopimukset huone- tai tapahtumatilojen varauksia varten
- Miksi sillä on merkitystä: Siinä määritellään yksityiskohdat selkeästi väärinkäsitysten välttämiseksi
- Kuka sen luo: Varaus- tai myyntitiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat tai tapahtuman järjestäjät
- Kustomointi: Standardoitu varauskohtaisilla yksityiskohdilla
3. Tapahtumiin liittyvät sopimukset
- Mikä se on: Sopimukset, joissa määritellään tapahtumien järjestämisen ehdot
- Miksi sillä on merkitystä: Asettaa odotukset ja määrittelee vastuualueet
- Kuka sen luo: Tapahtumakoordinaattorit
- Kuka sen allekirjoittaa: Tapahtumaa isännöivät asiakkaat
- Kustomointi: Räätälöidään jokaisen tapahtuman osalta
Lue myös: 10 parasta sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoa vuonna 2025
4. Hankintasopimus
- Mikä se on: Tavaroita tai palveluja koskevat sopimukset tavarantoimittajien kanssa
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa luotettavan toimitusketjun
- Kuka sen luo: Hankintatiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Myyjät ja päättäjät
- Kustomointi: Vakiomallit tavaroiden tai palvelujen yksityiskohdilla
5. Työsopimus
- Mikä se on: Oikeudelliset sopimukset uusille työntekijöille
- Miksi sillä on merkitystä: Määrittelee roolit ja odotukset
- Kuka sen luo: Henkilöstöosastot
- Kuka sen allekirjoittaa: Työntekijät ja johto
- Kustomointi: Standardoitu roolikohtaisilla yksityiskohdilla
6. Salassapitosopimus (NDA)
- Mikä se on: Sopimukset luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi
- Miksi sillä on merkitystä: Suojaa arkaluonteisia liiketoimintatietoja
- Kuka sen luo: Lakitiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Työntekijät, myyjät tai yhteistyökumppanit
- Kustomointi: Standardoitu muutamalla mukautettalla lausekkeella
7. Palvelutasosopimus (SLA)
- Mikä se on: Sopimukset, joissa määritellään palvelun laatuodotukset
- Miksi sillä on merkitystä: Se pitää myyjät tilivelvollisina
- Kuka sen luo: Operatiiviset tiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Palveluntarjoajat ja päättäjät
- Kustomointi: Räätälöidään tiettyihin palveluihin
8. Kunnossapitosopimus
- Mikä se on: Laitteita ja tilojen ylläpitoa koskeva sopimus
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa toiminnan sujuvuuden
- Kuka sen luo: Tilojen hallinnasta vastaava
- Kuka sen allekirjoittaa: Myyjät ja henkilökunta
- Kustomointi: Räätälöidäät tarvittavan huoltotyypin mukaan
9. Franchising-sopimus
- Mikä se on: Franchising-antajan ja Franchising-yrittäjän välinen sopimus
- Miksi sillä on merkitystä: Se määrittelee brändiohjeet ja toimintasäännöt
- Kuka sen luo: Lakitiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Franchising-antajat -ja yrittäjät
- Kustomointi: Paikkakohtaisilla yksityiskohdilla varustetut vakioehdot
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
10. Vuokrasopimus
- Mikä se on: Kiinteistöjen vuokraamista koskeva sopimus
- Miksi sillä on merkitystä: Se määrittelee selkeästi kiinteistöjen käyttöä koskevat ehdot
- Kuka sen luo: Laki- tai kiinteistötiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Kiinteistön omistajat ja vuokralaiset
- Kustomointi: Räätälöidään kiinteistökohtaisesti
11. Terveys- ja turvallisuusvaatimusten noudattamista koskeva lomake
- Mikä se on: Asiakirja, jolla varmistetaan paikallisten turvallisuus- ja terveysmääräysten noudattaminen
- Miksi sillä on merkitystä: Se auttaa täyttämään lakisääteiset vaatimukset ja asettaa samalla henkilökunnan ja vieraiden turvallisuuden etusijalle
- Kuka sen luo: Compliance-päälliköt tai johto
- Kuka sen allekirjoittaa: Työntekijät tai tarkastajat
- Kustomointi: Vakioidut lomakkeet, joissa on satunnaisesti paikkakuntakohtaisia kenttiä
12. Luottokortin valtuutuslomake
- Mikä se on: Vieraan antama valtuutus maksujen käsittelyä varten
- Miksi sillä on merkitystä: Turvaa maksut ja vähentää petosriskejä
- Kuka sen luo: Vastaanoton tai taloushallinnon henkilökunta
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat
- Kustomointi: Tyypillisesti vakiomuotoinen, mutta sisältää tapahtumakohtaiset yksityiskohdat
13. Tapahtumaraportti
- Mikä se on: Asiakirjat, joissa kerrotaan yksityiskohtaisesti onnettomuuksista tai odottamattomista tapahtumista työmaalla
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa asianmukaisen dokumentoinnin vastuu- ja vakuutuskorvausvaatimuksia varten
- Kuka sen luo: Henkilöstö tai johto
- Kuka sen allekirjoittaa: Todistajat, osapuolet ja joskus vieraat
- Kustomointi: Tapahtumakohtaisilla yksityiskohdilla täydennetyt vakiolomakkeet
14. Tapahtumatilaus
- Mikä se on: Yksityiskohtainen hahmotelma tarjoilua varten, mukaan lukien ruoka, asetukset ja aikataulut
- Miksi sillä on merkitystä: Se varmistaa, että kaikki tiimit ovat linjassa tapahtuman sujuvan toteutuksen varmistamiseksi
- Kuka sen luo: Tapahtumasuunnittelijat
- Kuka sen allekirjoittaa: Asiakkaat ja osastopäälliköt
- Kustomointi: Yksilöllinen kullekin tapahtumalle
15. Matkatoimistojen sopimukset
- Mikä se on: Hotellien ja matkatoimistojen väliset sopimukset vierasvarauksista
- Miksi sillä on merkitystä: Laajentaa hotellin varauskanavia ja näkyvyyttä
- Kuka sen luo: Myynti- tai markkinointitiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Hotellin ja matkatoimiston edustajat
- Kustomointi: Sisältää tyypillisesti vakiolausekkeita, joiden palkkiorakenteet vaihtelevat.
16. Ryhmien myyntisopimukset
- Mikä se on: Sopimukset suurten ryhmien varauksista, kuten konferensseista tai matkoista
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa massatilaukset, mikä kasvattaa tuloja
- Kuka sen luo: Myyntitiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Ryhmän varauksen järjestäjä
- Kustomointi: Räätälöity ryhmän koon, varuaksen keston ja vaatimusten mukaan.
Lue myös: Näin Oneflow auttaa myyntitiimejä klousaamaan kaupat nopeammin
17. Kylpylä- ja wellness-suostumuslomakkeet
- Mikä se on: Asiakkaan suostumuslomakkeet kylpylä- tai wellness-hoitoja varten
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa, että vieras saa tietoa hoidosta ja siihen liittyvistä riskeistä
- Kuka sen luo: Kylpylän johto
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat
- Kustomointi: Vakiolomakkeet, joissa on yksityiskohtia eri hoidoista
18. Lemmikkieläimiä koskevat sopimukset
- Mikä se on: Sopimukset, joissa esitetään hotellin säännöt lemmikkieläinten kanssa matkustaville vieraille
- Miksi sillä on merkitystä: Varmistaa omaisuuden suojan
- Kuka sen luo: Vastaanotto tai johto
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat, joilla on lemmikkieläimiä
- Kustomointi: Enimmäkseen vakiomuotoinen, mutta voi sisältää vieraskohtaisia yksityiskohtia
19. Tietosuojasopimus
- Mikä se on: Sopimus, jolla varmistetaan tietosuojaa koskevien lakien, kuten GDPR:n, noudattaminen
- Miksi sillä on merkitystä: Suojaa vieraiden tietoja ja varmistaa lainsäädännön noudattamisen
- Kuka sen luo: Laki- tai IT-tiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Henkilöstö, myyjät tai yhteistyökumppanit
- Kustomointi: Suurelta osin standardoitu, mutta voi sisältää mukautuksia
20. Jäsenyys- tai kanta-asiakasohjelmia koskevat sopimukset
- Mikä se on: Kanta-asiakasohjelmiin liittymisen ehdot
- Miksi sillä on merkitystä: Selventää jäsenyyden etuja ja velvollisuuksia
- Kuka sen luo: Markkinointi- tai asiakaspalvelutiimit
- Kuka sen allekirjoittaa: Vieraat tai jäsenet
- Kustomointi: Tyypillisesti standardoitu, jäsenkohtaisilla tiedoilla
Miksi hotellialan henkilöstö ottaa käyttöön digitaalisia allekirjoituksia?
Radisson Hotel Group on malliesimerkki siitä, miten digitaalinen muutos voi tuottaa tulosta. Siirtymällä digitaalisiin prosesseihin Radisson havaitsi sopimusten nopeamman läpimenon, parantuneen asiakastyytyväisyyden ja merkittävät kustannussäästöt. He digitalisoivat kaiken vieraiden rekisteröintilomakkeista hankintasopimuksiin, mikä paransi sekä tehokkuutta että ympäristöjalanjälkeä.
- Majoitus- ja ravitsemisalalla on kyse unohtumattomien elämysten luomisesta – ei paperitöihin juuttumisesta
- Dynaamiset digitaaliset sopimukset nopeuttavat sopimusten läpimenoaikaa ja myyntivarauksia
- Digitaalisista allekirjoituksista on tullut välttämättömyys hotelli- ja ravintola-alan yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä nopeampien toimintojen ja vihreämpien käytäntöjen avulla