Radisson Hotel Group muutti hiljattain tapaa, jolla se lähettää ja allekirjoittaa tarjouksia, ottamalla käyttöön Oneflown sähköiset online-allekirjoitukset. Tuloksena tästä nähtiin nopeammat varaukset, vähentynyt paperityö, parempi asiakaskokemus ja ympäristöystävällisempi lähestymistapa, joka on linjassa yrityksen kestävään kehitykseen sitoutumisen kanssa.
Mitä sähköinen allekirjoitus hotelleissa tarkoittaa?
Hotelleissa sähköiset allekirjoitusratkaisut virtaviivaistavat ja turvaavat sopimusprosesseja, mikä helpottaa hotelliyrittäjien, yrityksen päättäjien ja myyjien sopimusten tehokasta käsittelyä. Näin he voivat vähentää hallinnollisia tehtäviä, parantaa asiakkaiden ja työntekijöiden kokemuksia ja lisätä toiminnan tehokkuutta. Seuraavassa on joitakin tyypillisiä asiakirjoja, joissa vieraanvaraisuusyritykset voivat käyttää sähköisiä allekirjoituksia alalla:
- Varaussopimukset
- Myyjien ja tavarantoimittajien sopimukset
- Työntekijöiden palkkaaminen ja HR-sopimukset
- Vierailijoiden suostumuslomakkeet
- Kiinteistö- ja vuokrasopimukset
Sähköisiä allekirjoituksia on saatavilla erilaisia. Joissakin sähköisissä allekirjoituksissa käytetään henkilön käsinkirjoitettua allekirjoitusta, joka tallennetaan sähköisesti, kun taas toisissa käytetään henkilön allekirjoituksen yksilöllistä digitaalista muotoa. Käytetystä menetelmästä riippumatta sähköiset allekirjoitukset tarjoavat kätevän ja tehokkaan tavan allekirjoittaa asiakirjoja ilman fyysistä läsnäoloa.
Tässä artikkelissa tarkastelemme kolmea tapaa, joilla Radisson digitalisoi toimintansa Oneflown sähköisen allekirjoituksen avulla, ja miten muut hotellialan yritykset voivat hyötyä vastaavista lähestymistavoista.
Lue myös: Opas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä oikeudellisesti sitovia
1. Sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat kauppoja ja parantavat asiakaskokemusta
Kun on kyse kokouksia, tapahtumia tai jopa rutiininomaisia operatiivisia tarpeita koskevien sopimusten hallinnoinnista, aika on ratkaisevan tärkeää hotelli- ja majoitusalalla. Radisson huomasi, että perinteinen sopimuskäsittely, joka usein juuttui edestakaiseen paperityöhön, hidasti heitä.
Integroimalla Oneflown sopimushallinta-alustan ja sähköiset allekirjoitukset he pystyivät tekemään sopimusten allekirjoittamisen ”minuuteissa päivien sijaan”.
Radissonin kokemukset korostavat tärkeää seikkaa: mitä nopeammin saat sopimukset allekirjoitettua, sitä nopeammin voit edetä ikimuistoisten kokemusten tarjoamisessa.
Radissonille Oneflown käyttöönotto oli käänteentekevä ratkaisu ja se otettiin heti käyttöön yli 75:ssä hotellissa. He voivat nyt keskittyä arvon tuottamiseen paperityön sijaan.
- Miksi tällä on merkitystä?
Sopimuksen nopeampi allekirjoittaminen sähköisen allekirjoituksen avulla minimoi viiveet ja vähentää riskiä hitaiden vasteaikojen aiheuttamasta varausten menettämisestä. Lisäksi tiimisi voi keskittyä upeiden elämysten tarjoamiseen sen sijaan, että se joutuisi hukkumaan paperitöihin. - Mitä sinä voit tehdä?
Jos käytät yhä paperisia sopimuksia tai vanhentuneita digitaalisia menetelmiä, on aika tutkia Oneflown kaltaisia sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja. Etsi alustoja, jotka tarjoavat seurantaa ja reaaliaikaisia päivityksiä, jotta voit pitää asiakkaat ajan tasalla ja varmistaa, ettei mikään jää huomaamatta.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
2. Sähköisten allekirjoitusten ansiosta henkilökunta hotelleissa voi keskittyä vieraisiin, ei paperitöihin
Yksi Radissonin suurimmista haasteista oli useiden tapahtumia koskevien sopimusten hallinnointi, mikä vaati huomattavaa hallinnollista työtä. Oneflown avulla he pystyivät virtaviivaistamaan sopimusten elinkaaren aina luomisesta allekirjoittamiseen ja tallentamiseen, mikä vapautti heidän tiiminsä hallinnollisista tehtävistä.
Oneflown avulla tapahtumasuunnittelijat voivat seurata edistymistä reaaliajassa, mikä vähentää heidän hallinnollista työtaakkaansa ja antaa heille mahdollisuuden keskittyä siihen, mitä he tekevät parhaiten.
Tämä tehokkuuslisäys tarkoittaa, että henkilökunta voi asettaa henkilökohtaisen palvelun paperityön edelle, mikä lopulta luo paremman kokemuksen vieraille.
- Miksi tällä on merkitystä?
Hallinnollisten tehtävien automatisointi sähköisten allekirjoitusten avulla antaa tiimillesi mahdollisuuden käyttää enemmän aikaa asiakkaisiin. Tämä ylimääräinen huomio lisää asiakastyytyväisyyttä, parantaa brändimielikuvaa ja saa vieraat palaamaan takaisin. - Mitä sinä voit tehdä?
Tunnista toiminnoissasi toistuvat tehtävät, jotka voidaan automatisoida – olipa kyse sitten sopimusten hallinnasta, aikataulutuksesta tai vieraiden pyynnöistä. Aloita pienestä, keskity yhteen alueeseen, ja jatka siitä eteenpäin. Jokainen prosessin parannus voi vaikuttaa merkittävästi palvelun kokonaislaatuun.
3. Sähköiset allekirjoitukset edistävät vihreämpää ja tehokkaampaa tulevaisuutta
Radissonin siirtyminen sähköiseen allekirjoitukseen ja digitaalisiin sopimuksiin perustui muuhunkin kuin vain mukavuuteen. He halusivat ratkaisun, joka vastaa heidän sitoutumistaan kestävään kehitykseen. Siirtymällä pois paperipohjaisista sopimuksista Radisson pienensi ympäristöjalanjälkeään.
Jokainen digitaalisesti allekirjoitettu sopimus on yksi paperi vähemmän, ja vieraat huomaavat hotellin sitoutumisen kestävään kehitykseen.
Nykypäivän vieraat arvostavat yhä enemmän kestäviä käytäntöjä, ja digitaaliset sopimukset paitsi vähentävät jätettä myös helpottavat asiakirjojen hakemista ja hallintaa. Kaikki voittavat: tiimisi säästää aikaa ja sinä edistät ympäristönsuojelua.
- Miksi tällä on merkitystä?
Kestävät käytännöt herättävät vastakaikua vieraiden keskuudessa ja auttavat sinua erottumaan kilpaillulla alalla. Lisäksi digitaalinen sopimus on helpompi tallentaa ja vaivattomasti haettavissa sekä analysoitavissa, mikä auttaa sinua pitämään parempaa kirjanpitoa ilman arkistokaappeja. - Mitä sinä voit tehdä?
Siirry paperittomiin prosesseihin kaikessa, missä se on mahdollista. Aloita digitoimalla sopimukset ja tärkeät asiakirjat ja harkitse sellaisen alustan käyttöönottoa, joka mahdollistaa asiakirjojen helpon tarkastelun ja niiden tilan seurannan. Jokainen pieni askel kohti kestävyyttä voi parantaa brändisi mainetta.
Käytetyimpien sopimusten valmiit mallipohjat
Kolme vaihetta sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoon hotelleissa
Oletko valmis muuttamaan sopimuspaperit nopeammiksi allekirjoituksiksi ja paremmiksi asiakaskokemuksiksi?
Näin pääset alkuun:
- Siirry sähköiseen allekirjoitukseen, jotta saat sopimukset allekirjoitettua nopeammin ja parannat varauskokemusta.
- Automatisoi toistuvat tehtävät, jotta tiimisi voi keskittyä vieraiden kokemusten parantamiseen.
- Siirry digitaalisiin sopimuksiin ja sovita ne yhteen kestävyystavoitteidesi kanssa.
Nämä yksinkertaiset toimenpiteet voivat auttaa majoitusliikettäsi täyttämään vieraiden odotukset, vähentämään toiminnallista kitkaa ja osoittamaan sitoutumisesi vihreämpään tulevaisuuteen. Radissonin esimerkin noudattaminen voi parantaa toimintaasi ja vaikuttaa tulokseesi merkittävästi – olipa kyseessä sitten suuri ketju tai pieni majoitusliike.
Asiat, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun otat sähköisen allekirjoituksen käyttöön
Nyt kun olemme ymmärtäneet sähköisten allekirjoitusten merkityksen, tarkastellaan, miten ne voidaan ottaa menestyksekkäästi käyttöön hotelli- ja majoitusalalla.
Oikean sähköisen allekirjoituksen alustan valinta
Kun valitset sähköisen allekirjoituksen alustaa, on tärkeää ottaa huomioon sellaiset tekijät kuin turvallisuus, helppokäyttöisyys ja yhteensopivuus nykyisten järjestelmiesi kanssa. Etsi sellaisia alustoja, jotka tarjoavat kehittyneitä tietoturvaominaisuuksia, kuten salausta ja kirjausketjuja, jotta voit varmistaa allekirjoitettujen asiakirjojen eheyden ja aitouden.
Valitse lisäksi sähköisen allekirjoituksen alusta, joka on käyttäjäystävällinen ja tarjoaa saumattoman allekirjoituskokemuksen sekä hotellin henkilökunnalle että vieraille. Koulutusta ja tukea on myös oltava helposti saatavilla, jotta tiimisi voi käyttää sähköistä allekirjoitusta tehokkaasti.
Henkilöstön kouluttaminen sähköisen allekirjoituksen käyttöön
Henkilökunnan asianmukainen kouluttaminen sähköisen allekirjoituksen käyttöön on ratkaisevan tärkeää, jotta käyttöönotto ja toiminta sujuisivat moitteettomasti. Tarjoa kattava koulutus siitä, miten asiakirjoja lähetetään, vastaanotetaan ja allekirjoitetaan valitsemallasi sähköisen allekirjoituksen alustalla. Tämä antaa tiimillesi valmiudet hoitaa siirtyminen paperipohjaisista prosesseista digitaalisiin allekirjoituksiin varmoin ottein.
Sähköisen allekirjoituksen tulevaisuus hotelleissa ja majoitusliikkeissä
Teknologian kehittyessä edelleen sähköisen allekirjoituksen tulevaisuus näyttää lupaavalta majoitusalalla. Kurkistetaanpa, mitä on luvassa.
Sähköisen allekirjoitustekniikan uudet suuntaukset
Sähköisen allekirjoitustekniikan kehitys tarjoaa jännittäviä mahdollisuuksia majoitusalalle. Integrointi mobiililaitteisiin, kuten älypuhelimiin ja tabletteihin, mahdollistaa entistä saumattomamman allekirjoituskokemuksen. Biometrinen tunnistus, kuten sormenjälki- tai kasvojentunnistus, tarjoaa lisäturvaa.
Lisäksi tekoälyn ja koneoppimisen edistysaskeleet voivat virtaviivaistaa sähköistä allekirjoitusprosessia automatisoimalla vaatimustenmukaisuuden tarkistukset ja asiakirjojen tarkistuksen.
Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton mahdolliset haasteet ja niiden ratkaisut
Vaikka sähköisen allekirjoituksen hyödyt majoitusalalla ovat merkittävät, käyttöönottoprosessissa voi olla haasteita. Yksi mahdollinen haaste on perinteisiin paperipohjaisiin prosesseihin tottuneen henkilöstön tai vieraiden muutosvastarinta.
Tämän ratkaisemiseksi tehokkaat viestintästrategiat ja kattavat koulutusohjelmat ovat ratkaisevan tärkeitä. Korostamalla sähköisen allekirjoituksen etuja ja tarjoamalla tukea koko siirtymävaiheen ajan yritykset voivat voittaa vastarinnan ja varmistaa onnistuneen käyttöönoton.
Lisäksi pysymällä ajan tasalla uusista teknologioista ja alan trendeistä yritykset voivat selviytyä ennakoivasti mahdollisista haasteista.
Kun kaikki nämä seikat otetaan huomioon, on selvää, että sähköiset allekirjoitukset tulevat muuttamaan arkea hotelleissa ja majoitusalalla. Käyttämällä tätä teknologiaa yritykset voivat tehostaa toimintojaan, parantaa vieraiden kokemusta ja pysyä edellä nykypäivän digitaalisessa maailmassa. Älä siis enää odota – aloita sähköisen allekirjoituksen käyttö jo tänään!
