Radisson Hotel Group recently transformde manier waarop ze offertes versturen en ondertekenen aangepast door online elektronische handtekeningen van Oneflow te implementeren. De resultaten? Snellere boekingen, minder papierwerk, betere ervaringen voor gasten en een milieuvriendelijkere methode die aansluit bij hun streven naar duurzaamheid.
Wat is een e-handtekening voor hospitality?
In de hospitality industrie stroomlijnen en beveiligen oplossingen voor e-handtekeningen contractprocessen, waardoor eigenaren, managers en leveranciers van hotels en restaurants overeenkomsten efficiënter kunnen afhandelen. De hospitality industrie kan administratieve taken verminderen, de ervaringen van gasten en werknemers verbeteren en de operationele efficiëntie vergroten. Hier zijn enkele typische documenten waarvoor hospitality bedrijven e-handtekeningen kunnen gebruiken in de industrie:
- Boekings- en reserveringsovereenkomsten
- Contracten met leveranciers en leveranciers
- Inwerk- en HR-overeenkomsten
- Toestemmingsformulieren voor gasten
- Vastgoed- en huurovereenkomsten
Er zijn verschillende soorten e-handtekeningen beschikbaar. Sommige e-handtekeningen maken gebruik van iemands handgeschreven handtekening die elektronisch wordt vastgelegd, terwijl andere een unieke digitale weergave van iemands handtekening gebruiken. Ongeacht de gebruikte methode bieden e-handtekeningen een handige en efficiënte manier om documenten te ondertekenen zonder dat je fysiek aanwezig hoeft te zijn.
In dit artikel gaan we in op de drie manieren waarop Radisson zijn activiteiten digitaal maakt met e-handtekeningen van Oneflow en hoe andere hospitality bedrijven kunnen profiteren van vergelijkbare methoden.
Lees ook: Een basisgids over elektronische handtekeningen en wat ze legal maakt
1. Omarm e-handtekeningen voor snellere deals en een betere gastervaring
Als het gaat om het beheren van contracten voor vergaderingen, evenementen of zelfs routinematige operationele behoeften, is tijd cruciaal in de hospitality industrie. Radisson ontdekte dat de traditionele afhandeling van contracten, vaak verzand door heen-en-weer papierwerk, hen tegenhield.
Door Oneflow’s platform voor contractmanagement met geïntegreerde e-handtekeningen te integreren, konden ze de ondertekening van contracten “binnen enkele minuten in plaats van dagen” afronden.
De ervaring van Radisson benadrukt een belangrijk punt: hoe sneller je contracten kunt laten tekenen, hoe sneller je vooruit kunt met het bieden van gedenkwaardige gastervaringen.
Voor Radisson was het een game-changer, want ze hebben de oplossing uitgerold naar meer dan 75 hotels. Ze kunnen zich nu richten op het leveren van waarde in plaats van op het bijhouden van papierwerk.
- Waarom jij je zorgen moet maken
Sneller contracten ondertekenen met e-handtekening voor hospitality minimaliseert vertragingen en vermindert het risico op het mislopen van boekingen door trage reactietijden. Bovendien kan je team zich concentreren op het leveren van geweldige ervaringen in plaats van zich te verliezen in papierwerk. - Wat je eraan kunt doen
Als je nog steeds papieren contracten of verouderde digitale methoden gebruikt, is het tijd om oplossingen voor elektronische handtekeningen zoals Oneflow te onderzoeken. Ga op zoek naar platforms die tracking en realtime updates bieden, zodat je klanten op de hoogte kunt houden en ervoor kunt zorgen dat er niets door de mazen van het net glipt.
Lees ook: Een complete gids voor elektronische handtekeningen
2. E-handtekeningen laten hospitality medewerkers zich richten op de gasten, niet op papierwerk
Een van de grootste uitdagingen voor Radisson was het beheren van meerdere contracten voor evenementen, wat veel administratief werk met zich meebracht. Met Oneflow konden ze de levenscyclus van contracten stroomlijnen, van creatie tot ondertekening en opslag, waardoor hun team werd bevrijd van administratieve taken.
Met Oneflow kunnen de planners van de evenementen de voortgang in realtime volgen, waardoor hun administratieve werklast afneemt en ze zich kunnen richten op datgene waar ze goed in zijn.
Deze efficiëntieslag betekent dat het personeel prioriteit kan geven aan persoonlijke service boven papierwerk, wat uiteindelijk zorgt voor een betere ervaring voor gasten. Een gestroomlijnde e-handtekening voor hospitality workflow is goed voor zowel het bedrijf als de gasten, die de extra zorg en aandacht opmerken.
- Waarom jij je zorgen moet maken
Door administratieve taken te automatiseren met e-handtekeningen voor hospitality kan je team meer tijd besteden aan klanten. Deze extra aandacht verbetert de klanttevredenheid, versterkt je merkimago en zorgt ervoor dat gasten terugkomen. - Wat je eraan kunt doen
Identificeer herhalende taken in je activiteiten die geautomatiseerd kunnen worden, of het nu gaat om contractmanagement, planning of verzoeken van gasten. Begin klein, richt je op één gebied en bouw van daaruit verder. Elke verbetering in de workflow kan een groot verschil maken in de algehele servicekwaliteit.
3. E-handtekeningen dragen bij aan een groenere, efficiëntere toekomst
Radisson’s overstap naar e-handtekeningen voor hospitality en digitale contracten werd ingegeven door meer dan alleen gemak. Ze wilden een oplossing die aansloot bij hun streven naar duurzaamheid. Door af te stappen van papieren contracten verkleinde Radisson zijn ecologische voetafdruk.
Elk digitaal ondertekend contract is een stuk papier minder en de gasten zullen merken dat het hotel zich inzet voor duurzaamheid.
De gasten van tegenwoordig hechten steeds meer waarde aan duurzame praktijken en digitale contracten zorgen niet alleen voor minder afval, maar maken het ook eenvoudiger om documenten op te vragen en te beheren. Het is een win-win: je team bespaart tijd en je draagt bij aan het behoud van het milieu.
- Waarom jij je zorgen moet maken
Duurzame praktijken vinden weerklank bij gasten en helpen je te onderscheiden in een concurrerende industrie. Bovendien zijn e-handtekeningen voor hospitality die zijn geïntegreerd in digitale contracten gemakkelijker op te slaan, terug te vinden en te analyseren, waardoor je een betere administratie kunt bijhouden zonder eindeloze archiefkasten. - Wat je eraan kunt doen
Stap waar mogelijk over op papierloze processen. Begin met het digitaliseren van contracten en belangrijke documenten en overweeg platforms die eenvoudige toegang en tracking mogelijk maken. Elke kleine stap in de richting van duurzaamheid kan je merkreputatie verbeteren.
Populairste templates voor zakelijke overeenkomsten
Drie stappen om nu een e-handtekening voor hospitality te implementeren
Klaar om jouw contract papierwerk om te zetten in snellere handtekeningen en betere gastervaringen?
Dit is waar je kunt beginnen:
- Stap over op e-handtekening voor hospitality om contracten sneller te laten ondertekenen en de boekingservaring te verbeteren.
- Automatiseer herhalende taken zodat je team zich kan richten op het verbeteren van de gastervaring.
- Ga digitaal om in lijn te liggen met je duurzaamheidsdoelstellingen.
Deze eenvoudige stappen kunnen je hospitality helpen om aan de verwachtingen van je gasten te voldoen, operationele fricties te verminderen en je betrokkenheid bij een groenere toekomst te tonen. Of je nu een grote keten of een boetiekhotel beheert, het voorbeeld van Radisson volgen kan je bedrijfsvoering verbeteren en een betekenisvolle impact hebben.
Dingen waar je aan moet denken bij het implementeren van e-handtekeningen voor hospitality
Nu we het belang van elektronische handtekeningen begrijpen, gaan we onderzoeken hoe we deze succesvol kunnen implementeren in jouw hospitality bedrijf.
Het juiste platform voor e-handtekeningen kiezen
Bij het kiezen van een platform voor e-handtekeningen voor hospitality is het belangrijk om factoren als beveiliging, gebruiksgemak en compatibiliteit met je bestaande systemen in overweging te nemen. Zoek naar platforms die geavanceerde beveiligings features bieden, zoals encryptie en Audittrails, om de integriteit en authenticiteit van je ondertekende documenten te garanderen.
Kies bovendien een e-handtekening voor hospitality platform dat gebruiksvriendelijk is en een naadloze ondertekeningservaring biedt voor zowel je personeel als je gasten. Training en ondersteuning moeten ook direct beschikbaar zijn om je team te helpen het e-handtekeningproces effectief te doorlopen.
Personeel trainen in het gebruik van e-handtekeningen
Een goede training van je personeel in het gebruik van e-handtekeningen voor hospitality is cruciaal voor een soepele invoering en werking. Zorg voor een uitgebreide training over het versturen, ontvangen en ondertekenen van documenten met het gekozen e-handtekeningplatform. Dit zal je team in staat stellen om vol vertrouwen de overgang van papieren processen naar digitale handtekeningen aan te kunnen.
Regelmatige follow-ups en herhalingssessies kunnen ook helpen om de best practices te versterken en eventuele vragen of problemen aan te pakken.
De toekomst van e-handtekeningen voor hospitality
Naarmate de technologie zich blijft ontwikkelen, ziet de toekomst van e-handtekeningen voor hospitality er veelbelovend uit. Laten we eens een kijkje nemen naar wat ons te wachten staat.
Opkomende trends in e-handtekeningtechnologie
De evolutie van de technologie voor e-handtekeningen biedt spannende mogelijkheden voor de hospitality industrie. Integratie met mobiele apparaten, zoals smartphones en tablets, zorgt voor een nog naadlozere ondertekenervaring. Biometrische authenticatie, zoals vingerafdruk- of gezichtsherkenning, biedt een extra beveiligingslaag.
Verder kunnen ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie en machine learning het proces van e-handtekeningen stroomlijnen door nalevingscontroles en het beoordelen van documenten te automatiseren.
Mogelijke uitdagingen en oplossingen voor het gebruik van e-handtekeningen
Hoewel de voordelen van e-handtekeningen voor de hospitality industrie aanzienlijk zijn, kunnen er uitdagingen zijn die overwonnen moeten worden tijdens het implementatieproces. Een mogelijke uitdaging is de weerstand tegen verandering van personeel of gasten die gewend zijn aan traditionele papieren processen.
Om dit aan te pakken zijn effectieve communicatiestrategieën en uitgebreide trainingsprogramma’s cruciaal. Door de voordelen van e-handtekeningen voor hospitality te benadrukken en ondersteuning te bieden tijdens de overgang, kunnen bedrijven weerstand overwinnen en zorgen voor een succesvolle invoering.
Door op de hoogte te blijven van opkomende technologieën en trends in de industrie kunnen bedrijven proactief mogelijke uitdagingen overwinnen.
Met al deze overwegingen in het achterhoofd is het duidelijk dat e-handtekeningen een revolutie betekenen voor de hospitality industrie. Door deze technologie te omarmen, kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen, de ervaring van gasten verbeteren en voorop blijven lopen in de huidige digitale wereld. Wacht dus niet langer – begin vandaag nog met je reis naar e-handtekeningen voor hospitality!
