Pandemia muutti sopimushallinnan täysin, ja sen pakottamat suuntaukset eli sopimushallinnan trendit tulevat olemaan pysyviä myös pitkällä aikavälillä. Kun ihmiset jatkavat prosessiensa digitalisointia ja kääntävät selkänsä paperille, on hyvin mahdollista, että näkemämme pandemian tuomien trendien leviävän vauhdilla. Olemme koonneet tähän artikkeliin trendit, joita tulemme näkemään sopimushallinnan osalta vuonna 2024.
Tässä artikkelissa:
- Digitaalisten työkalujen ja palveluiden lisääntynyt käyttö
- Johtoryhmän digitalisoituminen
- Turvallisuutta ja tietojen säilyttämistä koskevat tiukemmat vaatimukset
- Lyhyempi aika sopimuksen allekirjoittamiseen
- Enemmän fokusta kaikenkattavaan järjestelmään
1. Digitaalisten työkalujen ja palvelujen käytön lisääntyminen
Oneflowlla huomattiin nopea kysynnän kasvu, kun koronavirus levisi markkinoille. Tämä näkyi sekä uusien asiakkaiden tulona että olemassa olevien asiakkaiden alustan käyttöasteen kasvuna.
“Sinä keväänä tapahtui jotain dramaattista”, kertoo Oneflown Chief Customer Success Manager Gustaf Wibom.
“Asiakkaista tuli paljon aktiivisempia asiakirjojen hallinnassa. Monet siirtyivät myös pelkästä digitaalisten asiakirjojen hallinnasta todelliseen prosessien virtaviivaistamiseen HR:n, myynnin ja hankintojen osalta. He kokeilivat uusia juttuja innokkaammin ja tämä kehitys tapahtui hyvin nopeasti – tavalla, jota emme ole kokeneet aiemmin.”
Yksi sopimushallinnan trendi onkin ehdottomasti digitaalisten työkalujen ja palvelujen lisääntyminen, joka on ollut viime vuosina merkittävää, ja sama suunta näyttää jatkuvan myös tulevaisuudessa.
2. Johtoryhmän digitalisoituminen
Oneflown toimitusjohtaja ja perustaja Anders Hamnes uskoo, että sähköinen allekirjoitus on monille yrityksille hyvä ensimmäinen askel digitalisoinnin jatkotoimenpiteisiin. Yksi sopimushallinnan trendi onkin digitaalisten välineiden leviäminen laajemmin myös johtoryhmän käyttöön
“Skaalautuvuudella on nykyään suuri painoarvo ostopäätöksessä. Tuotteemme on tehty kaikkia osastoja ja kaikenlaisia sopimuksia varten. Kun yhä useammat ihmiset siirtyivät etätyöhön pandemian vaikutuksesta, kiinnostus alustaa kohtaan on suurta. Näin on etenkin myynti- ja HR-osastojen taholta.”
Lue myös: Miksi työkulttuuri antaa firmallesi etulyöntiaseman rekrytoinnissa?
3. Turvallisuutta ja tietojen säilyttämistä koskevat tiukemmat vaatimukset
Tietomäärien voimakkaan kasvun myötä nykyään ymmärretään yhä paremmin, miten tärkeää on käsitellä tietoja asianmukaisesti. Säännösten viidakossa ei kuitenkaan ole aina helppoa navigoida.
Gustaf Wibom uskoo, että digitaalinen sopimusprosessi on hyvä esimerkki siitä, miten kyberturvallisuuteen sekä tietosuojaan liittyvät kysymykset voidaan helposti ratkaista.
“Käytämme kaksivaiheista tunnistautumista ja kirjausketjuja auttaaksemme asiakkaitamme GDPR:n noudattamisessa. Esimerkiksi vanhat tiedot on jatkuvasti poistettava automaattisesti. Tämä koskee myös vanhentuneita tilauksia, tarjouksia ja muita sopimuksia. Ratkaisumme ansiosta ei ole vaaraa, että arkaluonteiset asiakirjat päätyisivät vääriin käsiin.”
Turvallisuutta ja tietojen säilyttämistä koskevat tiukemmat vaatimukset ovat ehdottomasti sopimushallinnan trendi, johon keskitetään yhä enenevässä määrin huomiota.
4. Sopimushallinnan trendit: Lyhyempi aika sopimuksen allekirjoittamiseen
Digitaalisen sopimushallinnan ansiosta prosessi on paitsi turvallisempi myös huomattavasti nopeampi. Sopimuksen allekirjoittamiseen kuluu keskimäärin kuusi päivää, kun Oneflown asiakkaat hoitavat sen keskimäärin 2,5 päivässä. Päätöksentekopolusta on tullut lyhyempi ja tehokkaampi.
“Digitaaliseen allekirjoittamiseen luotetaan nykyään paljon”, sanoo Anders Hamnes.
“Koska työskentelet pilvipohjaisesti PDF-tiedostojen sijaan, sopimus voidaan päivittää, kun istut neuvottelupöydän ääressä. Se tarjoaa täysin erilaisen aikaoptimoinnin, ja huomaamme, että tämä uusi työskentelytapa toimii läpi erilaisten toimialojen.”
5. Enemmän fokusta kaikenkattavaan järjestelmään
Pandemian digitaalisen harppauksen yksi selkeä vaikutus sopimushallinnan trendien osalta on se, että yhä useammat yritykset haluavat ottaa entistä enemmän otetta sopimusten hallinnan digitalisoinnista optimoidakseen sisäiset flownsa.
“Siksi autamme asiakkaitamme pääsemään alkuun digitaalisten sopimusten kanssa. Uskomme, että sopimuksen ei pitäisi olla vain turvallinen, vuorovaikutteinen ja reagoiva. Sopimussisällön tulisi olla myös dynaamista, mikä rikastuttaa CRM-järjestelmääsi ja lyhentää myyntisykliä.”
Anders Hamnes huomauttaa, että tuleva kehitys vaatii monia uusia ratkaisuja.
“Yksi käyttäjiemme keskuudessa havaitsemistamme trendeistä on kasvava halu digitalisoida sopimuskulku kokonaan – muutenkin kuin vain lisäämällä pelkkä sähköinen allekirjoitusominaisuus. Yritykset ovat siirtymässä pois yksittäisten toimintojen järjestelmistä yksinkertaisesti siksi, että ne eivät ole skaalautuvia.”
