Eurofins
Innovaatiohenkeä digitaalisilla sopimuksilla.
8x
Kitkaton
4x
Eurofins käyttää digitaalisia sopimuksia, koska ne ovat “sopimusten tulevaisuus”.
Mitä tulee innovaatioon ja uusiin löytöihin, Eurofinsilla on dokumentoitu historia menestyksekkäästä toiminnasta. He ovat olleet edelläkävijöitä laboratorio- ja testauspalveluissa, joita käytetään maailmanlaajuisesti eri sektoreilla ja toimialoilla. Ja viime aikoina maailmanlaajuisen pandemian vuoksi heidän työstään on tullut entistä oleellisempaa. Heille tärkeää on myös heidän sopimushallintaratkaisunsa.
Yrityksen tarjoamat testaus- ja tukipalvelut mahdollistavat uusien ja turvallisempien vaihtoehtojen löytämisen elintarvikkeissa, ympäristöpalveluissa ja monessa muussa, kaiken aikaa.
Kun he löysivät Oneflown digitaaliset sopimukset, he ymmärsivät, mikä vaikutus niillä voisi olla heidän tapaansa työskennellä. Eurofinsilla tajuttiin, että nyt oli aika elvyttää sopimusprosesseja.
Sara Carlsson on Eurofins Ruotsin HR-Spesialisti Lidköpingissä. Hänen vastuullaan on koko henkilöstö ympäri maailman. Hän on työskennellyt rekrytoinnin ja siihen liittyvien henkilöstötehtävien parissa yli kolme vuotta. Hänen aikanaan yritys on laajentunut yli 55 000 työntekijään, ja heillä on laboratorioita yli 50 maassa.
Näin suuri määrä työntekijöitä vaatii luonnollisesti mahdollisimman virtaviivaiset prosessit. Samoin digitaalisaatiota tarvitaan useilla sopimusten osa-alueilla, joilla on vaikutusta koko organisaatioon.
“Kun aloitin kolme vuotta sitten, aloimme kysyä itseltämme, miten voimme sujuvoittaa tiettyjä prosesseja. Kuinka voimme olla tehokkaampia? Meillä on edelleen paljon manuaalisia prosesseja, kuten muodollisten allekirjoitusten vaatiminen kynällä ja paperilla laboratorioissamme”, Sara sanoi.
”Meillä oli paljon pohdittavaa ja paljon digitaalisia aloitteita käynnissä. Nämä koskivat sekä digitaalisten allekirjoitusten tallentamista laboratoriossa että henkilöstöosaston tarpeita, sillä yritys vaatii ympäri maata työsopimuksia, salassapitosopimuksia ja muita allekirjoittamista vaativia asiakirjoja.”
Digitaalisesti laboratoriossa digitaalisilla sopimuksilla
Kuten käytännössä kaikissa yrityksissä maailmanlaajuisesti nähdään, digitaaliset aloitteet nousevat to-do-listan kärkeen. Eurofins ei eroa tästä. Ja kun pandemia viimein pakotti tekemään ratkaisuja, aika oli täydellinen uusille prosesseille. Eurofins siirtyi vanhasta paperikäytännöstä tulevaisuuteen.
“Jouduimme aikaisemmin tulostamaan niin paljon paperia. Lähetimme paljon papereita tavallisessa postissa. Aivan kuten ennen vanhaan. Se oli siis naurettavan suuri määrä paperia, mikä on haitallista ympäristölle, ja samalla uskomattoman aikaavievää meille”, Sara sanoo.
On totta, että digitaaliset sopimukset ovat ympäristön kannalta parempia kuin niiden lähettäminen etanapostilla, mutta se ei ollut Saran mukaan ainoa syy, miksi he päättivät käyttää Oneflowta.
“Olimme alkaneet miettiä, kuinka voisimme digitalisoida prosesseja, kunnes viimein tulimme siihen pisteeseen, että meidän piti tehdä asialle jotain. Niinpä teimme vertailua muutaman yrityksen välillä ja päädyimme käyttämään Oneflowta.”
“Yrityksemme muuttuu nopeasti markkinan muuttuessa ja tämä tarkoittaa, että käyttämiemme järjestelmien on pystyttävä muuntautumaan samaan tahtiin. Siksi joustavat ratkaisut ja se, että järjestelmästä saa helposti yleiskuvan ovat minulle tärkeitä.”
Sara Carlsson
HR Generalist
Eurofins
Siirtyminen kohti tavoitteita
Tavoitteiden asettaminen ja saavuttaminen ei ole mitään uutta Eurofinsille, ja
he pyrkivät saavuttamaan kaikki itselleen asettamansa tavoitteet.
Ne ovat yleensä kunnianhimoisia, mitä useimpien tavoitteiden toki tulisikin olla.
Digitaalisuus oli yksi tavoitteista, mutta samalla haluttiin myös vähentää ympäristövaikutuksia. Nämä olivat hienoja tavoitteita, ja Oneflown avulla he pystyivät saavuttamaan molemmat.
”Tärkeintä on, että uskon, että voimme jatkaa matkaamme kohti kokonaisvaltaisempaa digitalisaatiota. Ja myös tämä auttaa meitä saavuttamaan paremmin CO2-tavoitteemme yrityksessämme. Tarkoituksena on vähentää CO2-jalanjälkeämme.
Joten tämä on myös yksi askel, joka auttaa meitä siinä. Olemme Eurofinsillä todella vähentäneet käyttämämme paperin määrää, ja voimme tallentaa asioita digitaalisesti.”
Sellainen ratkaisu, joka auttaa sinua saavuttamaan useita päämääriä kerralla, on paras kaikista.
Digitaalisten sopimusten edut ulottuvat kuitenkin vieläkin syvemmälle.
Esimerkiksi sopimusprosessin parantunut hallinta tekee johtajat tyytyväisemmiksi parempien valvontamahdollisuuksien myötä.
”Tehokkuuden lisäksi näen positiivisia merkkejä esimiehiltämme, jotka ovat Oneflown tiliomistajuuden myötä ottaneet enemmän vastuuta omista työsopimuksistaan. Näin he voivat seurata sopimuksiaan ja pitää niitä digitaalisesti yhdessä paikassa”, Sara sanoo.
”Tämä tarkoittaa, että he pääsevät helposti käsiksi työntekijöidensä sopimuksiin, mikä ei ole aiemmin ollut mahdollista.
Tämä on siis todella hyvä tapa esimiehillemme pysyä ajan tasalla.
Digitaalisten sopimusten avulla voimme hallita prosessia ja pysyä ajan tasalla jokaisesta kaupasta, sopimuksesta ja muusta transaktiosta.”
Innovaatioiden käynnistäminen
Eurofinsin innovatiivisuuden osoittamiseksi he käyttävät Oneflowta uusilla tavoilla laboratorioissaan. He käyttävät sitä luovasti omien sisäisten prosessiensa allekirjoittamiseen ja hyväksyntöjen saamiseen. Tämä on loistava esimerkki siitä, miten Oneflowta voidaan käyttää koko organisaatiossa.
”Olen sellainen ihminen, jolla on vilkas mielikuvitus. Siitä johtuen pyrin usein ajattelemaan hieman luovemmin. Yksi alue, jota olemme kokeilleet, mikä ei ole tyypillinen tapa käyttää Oneflowta, liittyy siihen, että meillä on joukko ihmisiä ja järjestelmäkehittäjiä, jotka työskentelevät laboratoriohallintajärjestelmämme kehittämisen parissa.
Heillä on siis testiprotokollat, ja nämä testiprotokollat vaativat fyysistä allekirjoitusta, koska olemme laboratorio.” Sara sanoo.
Allekirjoitusten kerääminen on työläs prosessi.
Ja kun ajattelee tarkemmin, Oneflow on digitaalinen sopimusratkaisu, joka kattaa digitaalisten allekirjoitusten turvaamisen johdonmukaisella ja nopealla tavalla.
Pienellä luovuudella voi siis päästä pitkälle tässä. Sara on samaa mieltä.
“Tämä tiimi on itse asiassa käyttänyt Oneflowta testiprotokollien lähettämiseen. Ja tietääkseni he käyttävät sitä nykyään, ja sen käyttö laajenee hieman. Se on siis vielä tavallaan kokeiluvaiheessa, mutta olemme tunnistaneet alueita yrityksen sisällä, joissa voimme soveltaa Oneflowta. Vaikka se ei ole Oneflown ydintarkoitus, luovasti ajateltuna kaikki on mahdollista!”
Tämä on uusi tapa kerätä allekirjoituksia yrityksen sisällä, mutta Oneflow on joustava ratkaisu, joka mukautuu tarpeisiisi.
Joustavat prosessit ja joustavat sopimukset
On melkoisen ilmeistä, että Sara ja hänen kollegansa Eurofinsissä eivät jumitu yhteen ajattelu- tai työskentelytapaam. Tämäntyyppisellä lähestymistavalla he tarvitsevat työkaluja, jotka mukautuvata ja tarjovat heidän tarvitsemaansa joustavuutta. Onneksi Oneflow pystyy tähän.
”Joustavuus, kuten aiemmin sanoin, on minulle erittäin tärkeää, jotta voin ajatella luovasti. Minulle on siis erittäin tärkeää, että voin rakentaa omat tapani toimia. Olipa kyse raporteista tai malleista, haluan olla joustava ja pystyä muuntautumaan”, Sara sanoo.
Joustavuus on tärkeä ominaisuus käytännössä kaikilla osa-alueilla. Etenkin, kun kyse on liiketoiminnasta. Sinun on kyettävä sopeutumaan, improvisoimaan ja voittamaan.
Tulevaisuutta on vaikea ennustaa, ja kilpailukykyisenä pysyminen on edellytys nykyaikaisessa markkinaympäristössä.
Sara jatkaa: ”Tiedäthän, yrityksemme muuttuu nopeasti, ja me muutumme markkinoiden mukana, mikä tarkoittaa, että käyttämiemme järjestelmien on kyettävä muuttumaan meidän ja markkinoiden mukana.
Emme voi vanhentua tai elää menneisyydessä. Joten kiinnitämme todella huomiota siihen, onko ratkaisu joustava. Ja myös siihen, onko järjestelmästä helppoa saada yleiskuva.”
Mitä vaivattomuus tarkoittaa sinulle?
Kysyessämme, mitä vaivattomuus tarkoittaa hänelle, Sara antaa meille vakuuttavan vastauksen.
“Minulle se tarkoittaa, että kaikki kulkee sujuvasti. Sinun ei tarvitse miettiä kahta kertaa. Kaikki on niin sujuvaa, että sinun ei tarvitse murehtia, että jokin vie niin paljon aikaasi, ettet halua suorittaa tehtävää.
Ja minun näkökulmastani monet Oneflown ominaisuudet todella edustavat tätä määritelmää. Esimerkiksi sopimusten ja vastaavien asiakirjojen kopiointi on vain leikkaamista ja liimaamista, mikä säästää myös paljon aikaa. Minulle kyse on siis helppoudesta.”
Oneflowlla me työskentelemme häiriötekijöitä vastaan. Saran määritelmän mukaan digitaaliset sopimukset tarjoavat varmasti sujuvan kokemuksen ja suoristavat mutkia matkalla.
Sopimusten tulevaisuus
Digitaalista aloitetta toteutettaessa on tärkeää, että se kestää ajan murroksessa. Et tietenkään halua aloittaa alusta, kun olet vihdoin viimeistellyt yhden projektin. Sen pitäisi tarjota perusta muille tuleville digitaalisen muutoksen ponnisteluille.
“Uskon, että tämä on tulevaisuutta monella tapaa. Ja olemme vastaanottaneet muutamia positiivisia kommentteja työnhakijoilta, joiden mielestä olemme edelläkävijöitä käyttämämme sähköisen allekirjoituksen johdosta. Joten se on myös ollut positiivista yrityksen brändille.” Sara sanoo.
Eurofinsille on nyt luotu vankka perusta, ja he ovat valmiita jatkamaan eteenpäin. Heidän saamansa positiivinen palaute vahvistaa sen, että he ovat matkalla oikeaan suuntaan. Jos sinä etsit tapaa käynnistää digitaaliset aloitteesi, digitaaliset sopimukset voivat vauhdittaa sinua tällä matkalla!
