Eurofins
Jatkaa innovaatiohenkeä digitaalisilla sopimuksilla
8x
Kitkaton
4x
Eurofins käyttää digitaalisia sopimuksia, koska ne ovat “sopimusten tulevaisuus”.
Mitä tulee innovaatioon ja uusiin löytöihin, Eurofinsilla on dokumentoitu historia menestyksekkäästä toiminnasta. He ovat olleet edelläkävijöitä laboratorio- ja testauspalveluissa, joita käytetään maailmanlaajuisesti eri sektoreilla ja toimialoilla. Ja viime aikoina maailmanlaajuisen pandemian vuoksi heidän työstään on tullut entistä oleellisempaa. Heille tärkeää on myös heidän sopimushallintaratkaisunsa.
Yrityksen tarjoamat testaus- ja tukipalvelut mahdollistavat uusien ja turvallisempien vaihtoehtojen löytämisen elintarvikkeissa, ympäristöpalveluissa ja monessa muussa, kaiken aikaa.
Mutta sitten he löysivät Oneflown digitaaliset sopimukset, ja mikä vaikutus niillä voisi olla heidän tapaansa työskennellä. Innovaatioita on ilmassa Eurofinsilla, ja heidän oli ehdottomasti aika elvyttää sopimusprosessejaan.
Sara Carlsson on Eurofins Swedenin HR Generalist Lidköpingissä. Hänen vastuullaan on koko ryhmä ympäri maailman. Hän on työskennellyt rekrytoinnin ja siihen liittyvien henkilöstötehtävien parissa yli kolme vuotta. Hänen aikanaan yritys on laajentunut yli 55 000 työntekijään, ja heillä on laboratorioita yli 50 maassa.
Näin suuri määrä työntekijöitä vaatii luonnollisesti mahdollisimman virtaviivaiset prosessit. Ja digitaalisaatiota osa-alueilla, joilla on vaikutusta koko organisaatioon.
“Kun aloitin kolme vuotta sitten, aloimme kysyä itseltämme, miten voimme sujuvoittaa tiettyjä prosesseja. Kuinka voimme olla tehokkaampia? Meillä on edelleen paljon manuaalisia prosesseja, kuten muodollisten allekirjoitusten vaatiminen kynällä ja paperilla laboratorioissamme”, Sara sanoi.
”Meillä oli paljon pohdittavaa ja paljon digitaalisia aloitteita käynnissä. Sekä laboratoriossa digitaalisten allekirjoitusten tallentamisen suhteen. Että henkilöstöosaston näkökulmasta, sillä tuemme yritystä ympäri maata työsopimuksilla, salassapitosopimuksilla ja muilla allekirjoittamista vaativilla asiakirjoilla.”
Digitaalisesti laboratoriossa digitaalisilla sopimuksilla
Kuten käytännössä kaikissa yrityksissä maailmanlaajuisesti nähdään, digitaaliset aloitteet nousevat to-do-listan kärkeen. Eurofins ei eroa tästä. Ja kun pandemia viimein pakotti tekemään ratkaisuja, aika oli täydellinen uusille prosesseille. Eurofins siirtyi vanhasta paperitavasta tulevaisuuteen.
“Jouduimme aikaisemmin tulostamaan niin paljon paperia. Lähetimme paljon papereita tavallisessa postissa. Aivan kuten ennen vanhaan. Se oli siis naurettavan suuri määrä paperia, mikä on haitallista ympäristölle, mutta myös me käytimme siihen paljon aikaa”, Sara sanoo.
On totta, että digitaaliset sopimukset ovat ympäristön kannalta parempia kuin niiden lähettäminen etanapostina, mutta se ei ollut Saran mukaan ainoa syy, miksi he päättivät käyttää Oneflowta.
“Olimme siis alkaneet miettiä, kuinka voisimme digitalisoida prosesseja, kunnes viimein tulimme siihen pisteeseen, että meidän piti tehdä asialle jotain. Niinpä teimme vertailua muutaman yrityksen välillä ja päädyimme käyttämään Oneflowta.
“Kun aloitin kolme vuotta sitten, aloimme kysyä itseltämme, miten voimme sujuvoittaa tiettyjä prosesseja. Kuinka voimme olla tehokkaampia? Meillä on edelleen paljon manuaalisia prosesseja, kuten muodollisten allekirjoitusten vaatiminen kynällä ja paperilla laboratorioissamme”
Sara Carlsson
HR Generalist
Eurofins
Siirtyminen kohti tavoitteita
Tavoitteiden asettaminen ja saavuttaminen ei ole mitään uutta Eurofinsille.
He pyrkivät saavuttamaan kaikki itselleen asettamansa tavoitteet.
Ne ovat yleensä kunnianhimoisia, mitä useimpien tavoitteiden tulisikin olla.
Digitaalisuus oli varmasti yksi tavoitteista, mutta he haluavat myös vähentää ympäristövaikutuksiaan. Jalo tavoite, ja Oneflown avulla he voivat saavuttaa molemmat.
”Tärkeintä on, että uskon, että voimme jatkaa matkaamme kohti kokonaisvaltaisempaa digitalisaatiota. Ja myös tämä auttaa meitä saavuttamaan paremmin CO2-tavoitteemme yrityksessämme. Tarkoituksena on vähentää CO2-jalanjälkeämme.
Joten tämä on myös yksi askel, joka auttaa meitä siinä. Olemme todella vähentäneet käyttämämme paperin määrää ja voimme tallentaa asioita digitaalisesti.”
Ratkaisun löytäminen, joka auttaa sinua saavuttamaan useita päämääriä kerralla, on win-win-tilanne.
Digitaalisten sopimusten edut ulottuvat kuitenkin vieläkin syvemmälle.
Kuten sopimusprosessin parantunut hallinta, joka on tehnyt johtajat tyytyväisemmiksi parempien valvontamahdollisuuksien myötä.
”Tehokkuuden lisäksi näen positiivisia merkkejä esimiehiltämme, jotka ovat Oneflow-tiliomistajuuden myötä ottaneet enemmän vastuuta omista työsopimuksistaan. Näin he voivat seurata sopimuksiaan ja pitää niitä digitaalisesti yhdessä paikassa”, Sara sanoo.
”Mikä tarkoittaa, että he pääsevät helposti käsiksi työntekijöidensä sopimuksiin, joita he eivät ole aiemmin helposti saavuttaneet.
Tämä on siis todella hyvä tapa esimiehillemme pysyä ajan tasalla.
“Digitaalisten sopimusten avulla voit hallita prosessiasi ja pysyä ajan tasalla jokaisesta kaupasta, jokaisesta sopimuksesta ja muusta.
Innovaatioiden käynnistäminen
Eurofinsin innovatiivisuuden osoittamiseksi he käyttävät Oneflowta uusilla tavoilla laboratorioissaan. He käyttävät sitä luovasti omien sisäisten prosessiensa allekirjoittamiseen ja hyväksyntöjen saamiseen. Tämä on loistava esimerkki siitä, että Oneflowta voidaan käyttää koko organisaatiossa, etenkin suuremmassa.
”Olen sellainen ihminen, jolla on vilkas mielikuvitus.
Ja siitä johtuen pyrin usein ajattelemaan hieman luovemmin. Yksi alue, jota olemme kokeilleet, mikä ei ole tyypillinen tapa käyttää Oneflowta, liittyy siihen, että meillä on joukko ihmisiä ja järjestelmäkehittäjiä, jotka työskentelevät laboratoriohallintajärjestelmämme kehittämisen parissa.
Heillä on siis testiprotokollat, ja nämä testiprotokollat vaativat fyysistä allekirjoitusta, koska olemme laboratorio.” Sara sanoo.
Allekirjoitusten kerääminen on työläs prosessi.
Ja kun ajattelee tarkemmin, Oneflow on digitaalinen sopimusratkaisu, joka kattaa digitaalisten allekirjoitusten turvaamisen johdonmukaisella ja nopealla tavalla.
Pienellä luovuudella voi siis päästä pitkälle tässä. Sara on samaa mieltä.
“Tämä tiimi on itse asiassa käyttänyt Oneflowta testiprotokollien lähettämiseen. Ja tietääkseni, he käyttävät sitä nykyään, ja sen käyttö laajenee hieman. Se on siis vielä tavallaan kokeiluvaiheessa, mutta olemme tunnistaneet alueita yrityksen sisällä, joissa voimme soveltaa Oneflowta. Vaikka se ei ole sen ydinliiketoimintaa, luovasti ajateltuna kaikki on mahdollista.”
Tämä on uusi tapa kerätä allekirjoituksia yrityksen sisällä, mutta Oneflow on joustava ratkaisu, joka mukautuu tarpeisiisi.
Joustavat prosessit ja joustavat sopimukset
On melkoisen ilmeistä, että Sara ja hänen kollegansa Eurofinsissä eivät rajoitu yhteen ajattelutapaan tai työskentelyyn. Tämän tyyppisellä lähestymistavalla he tarvitsevat työkaluja, jotka mukautuvata ja tarjovat heidän tarvitsemaansa joustavuutta. Onneksi Oneflow pystyy tähän.
”Joustavuus, kuten aiemmin sanoin, on minulle erittäin tärkeää, jotta voin ajatella luovasti. Minulle on siis erittäin tärkeää, että voit rakentaa omaa. Olipa kyse raporteista tai malleista, haluan olla joustava ja pystyä muuttumaan”, Sara sanoo.
Joustavuus on tärkeä ominaisuus käytännössä kaikilla osa-alueilla. Etenkin kun kyse on liiketoiminnasta. Sinun on kyettävä sopeutumaan, improvisoimaan ja voittamaan.
Tulevaisuutta on vaikea ennustaa, ja kilpailukykyisenä pysyminen on edellytys nykyaikaisessa talousympäristössä.
Sara jatkaa: ”Tiedäthän, yrityksemme muuttuu nopeasti, ja me muutumme markkinoiden mukana, mikä tarkoittaa, että käyttämiemme järjestelmien on kyettävä muuttumaan meidän ja markkinoiden mukana.
Emme voi vanhentua tai elää menneisyydessä. Joten pistää todella silmään, onko ratkaisu helposti joustava. Ja myös se, onko helppoa saada yleiskuva järjestelmästä.”
Mitä kitka tarkoittaa sinulle?
Kysyessämme, mitä kitka tarkoittaa hänelle, Sara antaa meille vakuuttavan vastauksen.
“Minulle se tarkoittaa, että kaikki kulkee sujuvasti. Sinun ei tarvitse miettiä kahta kertaa. Kaikki on niin sujuvaa, että sinun ei tarvitse murehtia, että jokin vie niin paljon aikaasi, ettet halua suorittaa tehtävää.
Ja minun näkökulmastani monet Oneflown ominaisuudet todella edustavat tätä määritelmää. Esimerkiksi sopimusten ja vastaavien asiakirjojen kopiointi on vain leikkaamista ja liimaamista, mikä säästää myös paljon aikaa. Minulle kyse on siis helppoudesta.”
Oneflowlla me työskentelemme kitkaa vastaan. Ja Saran kitkan määritelmän mukaan digitaaliset sopimukset tarjoavat varmasti sujuvan kokemuksen ja tasoittavat mutkia. Hän näyttää olevan samaa mieltä tästä arviosta.
Sopimusten tulevaisuus
Digitaalista aloitetta toteutettaessa on tärkeää, että se kestää ajan murroksessa. Et tietenkään halua aloittaa alusta, kun olet vihdoin viimeistellyt yhden projektin. Sen pitäisi tarjota perusta muille tuleville digitaalisen muutoksen ponnisteluille.
“Uskon että tämä on tulevaisuutta monella tapaa. Ja olemme vastaanottaneet muutamia positiivisia kommentteja ehdokkailta, joiden mielestä olemme edelläkävijöitä käyttämämme sähköisen allekirjoituksen johdosta. Joten se on myös ollut positiivista yrityksen brändille,” Sara sanoo.
Kun vankka perusta on luotu, he ovat valmiita jatkamaan eteenpäin. Heidän saamansa positiivinen reaktio vahvistaa vain sen, että he ovat matkalla oikeaan suuntaan. Jos etsit tapaa käynnistää digitaaliset aloitteesi, digitaaliset sopimukset voivat auttaa!
