Skip to content

Eurofins

Fortsetter innovasjonsånden med digitale kontrakter

8x

Mer fleksibilitet

Sømløs

Signeringopplevelse

4x

Så mange kontrakter

Eurofins benytter digitale kontrakter fordi de er «fremtiden for avtaler.»

Når det kommer til innovasjon og å trekke strikken for nye oppdagelser, har Eurofins en dokumentert suksesshistorie. De har vært i en ledende posisjon innen laboratorie- og testtjenester som brukes over hele verden i ulike sektorer og bransjer. Og nylig, grunnet det globale pandemien, har arbeidet deres blitt enda utbredt. Det som også er viktig for dem, er kontraktshåndteringsløsningen de benytter.

Test- og supporttjenestene de tilbyr fører hele tiden til oppdagelse av nyere og tryggere måter innen mat, miljøtjenester og mer. Men så de oppdaget Oneflows digitale kontrakter og påvirkningen de kunne på arbeidsprosessen dere. Innovasjon er i luften hos Eurofins, og det var definitivt på tide at de fornyet kontraktsprosessene sine.

Sara Carlsson er en HR Generalist hos Eurofins Sweden i Lidköping. Hun hjelper hele gruppen rundt i verden. Hun har jobbet med rekruttering og andre HR-relaterte oppgaver i over tre år. Under tiden hennes der, har de ekspandert til over 55 0000 ansatte, og har laboratorier i over 50 land.

Det å ha så mange ansatte, i så mange land, fører til at man har behov for å strømlinjeforme så mye som mulig. Og bli digitale innen områder som har en påvirkning på hele organisasjonen.

«Når jeg startet for tre år siden, spurte vi oss selv hvordan vi kunne gjøre enkelte prosesser smidigere? Hvordan kan vi bli mer effektive? Vi har fremdeles en rekke manuelle prosesser som krever formelle signaturer med pen og papir i laboratoriene våre,» sa Sara. «Vi hadde mye å tenke på og mange digitale initiativer på gang. Både i laboratoriet, når det kom til å registrere digitale signaturer Og fra et HR-perspektiv, hjelper vi selskapet rundt i landet med ansettelseskontrakter, taushetserklæringer og andre dokumenter som har behov for en signatur.»

Digitale i laboratoriet med digitale kontrakter

Digitale initiativer bli, som man ser i nesten alle selskaper over hele verder, flyttet til toppen av må-gjør-listen. Det gjelder også hos Eurofins. Og når pandemien banket på døren, var tiden inne for å gjennomføre det. Eurofins beveget seg fra den tradisjonelle måten; papir, og inn i fremtiden. 

«Før måtte vi skive ut så mye papir. Vi sendte så mange papirer med vanlig post. Det var akkurat som i gamle dager. Så det var en latterlig stor mengde papirer, noe som var svært lite miljøvennlig, men vi mistet også mye tid ved å gjøre det slik,» sier Sara. 

Det er sant at digitale kontrakter er bedre for miljøet enn å sende dem ut via sneglepost, men det var ikke den eneste grunnen til at de valgte å gå for Oneflow i følge Sara.

«Så vi hadde begynt å tenke på hvordan vi kunne digitalisere det, og det kom til et punkt der vi innså at vi bare måtte gjøre noe med det. Så vi undersøkte noen ulike selskaper, og endte opp med å bruke Oneflow.»

«Du vet, selskapet vårt endrer seg raskt, og vi endrer oss med markedet, noen som betyr at systemene vi bruker må kunne endre seg med oss og markedet. Vi kan ikke gå ut på dato. Så det som får oppmerksomheten min, er om en løsning enkelt kan være fleksibel. Samt om det er enkelt å få en oversikt over systemet.»

Sara Carlsson

HR Generalist

Eurofins

Flyter mot målene sine

Å sette og nå mål er ikke noe nytt for Eurofins. De streber for å møte alle mål de har satt for seg selv. De har en tendens til å være ambisiøse, som de fleste mål bør være. Å bli mer digitale var definitivt en av dem, men de ønsket også å redusere påvirkningen de hadde på miljøet. Helt klart et nobelt mål, og med Oneflow, klarer de å nå begge. 

«Hovedsaken er at jeg tror at vi kan fortsette reisen vår med å bli mer digitaliserte. Og det bidrar også til å nå selskapets CO2-mål. Som er å redusere CO2-avtrykket vårt. Så dette er også et steg for å hjelpe oss med det. Vi har drastisk redusert mengden papir vi bruker, og kan lagre ting digitalt.»

Å finne en løsning som hjelper deg å nå flere mål på en gang er en vinn-vinn situasjon. Men, fordelene med digitale kontrakter går enda dypere. Da den økte kontrollen over kontraktsprosessen deres har ført til at ledere er mer fornøyd med den økte oversikten de har. 

«I tillegg til å være mer effektivt, så ser jeg også positive tegn fra lederne våre som, fordi de har en Oneflow-konto, føler et eierskap over siden egne ansettelsesavtaler. Så de kan ha kontroll på avtalene sine, som alle er digitale og på samme sted,» sier Sara. «Det betyr at de enkelte kan få tilgang til kontraktene til de ansatte, noe som de ikke har hatt enkel tilgang til tidligere. Så det er en utrolig god måte for lederne vår å ha kontroll på ting.»

Digitale kontrakter gir deg kontroll over prosessen din, og lar deg være oppdatert på hver avtale, hver kontrakt og mer.

Tenne innovasjonen

For å demonstrere innovasjonsånden hos Eurofins, bruker de Oneflow på nye måter i laboratoriene sine. De bruker det kreativt for å signere og få godkjenninger på sine egne, interne prosesser. Denne fremvisningen av briljansen deres, viser at Oneflow kan brukes i hele organisasjonen, spesielt en i en større organisasjon.

«Jeg er den typen person som har god fantasi. Og jeg er derfor glad i å tenke utenfor boksen. Så vi har testet et område, som ikke er en typisk måte å bruke Oneflow på. Men vi har en gruppe mennesker og systemutviklere som jobber med å utvikle håndteringssystemet for laboratorium vårt. Så de har testprotokoller og disse testprotokollene krever en fysisk signatur fordi vi er et laboratorium.» sier Sara 

Å samle inn signaturer er mye jobb. Og når du tenker på det, så er Oneflow en digital kontraktsløsning, som omfatter sikring av digitale signaturer på en sammenhengende og rask måte. Så her kan man komme langt med litt kreativitet. Sara tenker det samme. 

«Så, dette teamet har faktisk brukt Oneflow for å sende ut testprotokoller. Og så vidt jeg vet, bruker de det i dag og det utvides noe. Det er fremdeles i testfasen, men vi har lokalisert områder innenfor selskapet hvor vi kan benytte en prosess, selv om det ikke er hovedoppgaven, men du vet, ved å tenke uten for boksen, så er alt mulig.»

Det er en ny måte å samle signaturer i et selskap, men med Oneflow er det en fleksibel løsning som kan tilpasses dine behov.

Fleksible arbeidsprosesser og fleksible kontrakter

Det er tydelig at Sara og kollegene hennes i Eurofins ikke begrenser seg til én måte å tenke eller arbeide på. Men den typen tilnærming trenger de verktøy som kan tilpasses og gi den fleksibiliteten som de higer etter. Oneflow kan heldigvis hjelpe til med det.

«Fleksibiliteten, som jeg sa tidligere er det svært viktig for med å kunne benytte konseptet med å tenke utenfor boksen. Så for meg, er det superviktig at du kan bygge dine egne. Enten det er rapporter, eller maler, så vil jeg kunne være fleksibel og endre,» sier Sara. 

Fleksibilitet er en viktig evne innen så og så alle områder. Spesielt når det kommer til en virksomhet. Du må kunne tilpasse, improvisere og overvinne. For det er vanskelig å spå fremtiden, og det å være konkurransedyktig er et krav i moderne økonomiske miljøer. 

Sara fortsetter, «Du vet, selskapet vår endrer seg raskt og vi endrer oss med markedet, noen som betyr at systemene vi bruker må kunne endre seg med oss og markedet. Vi kan ikke gå ut på dato. Så det som får oppmerksomheten min, er om en løsning enkelt kan være fleksibel. Samt om det er enkelt å få en oversikt over systemet.»

Hva er friksjon for deg?

Når hun blir spurt hva friksjon betyr for henne, gir Sara et overbevisende svar. 

«For meg betyr det at alt går smidig. At du ikke må tenke på det. Det er så smidig at du ikke trenger å tenke at det vil ta så mye av tiden din, at du er motvillig til å gjøre oppgaven. Og fra mitt synspunkt, så går mange av funksjonene til Oneflow under den definisjonen. For eksempel, det å kunne kopiere avtaler og lingende. Bare kopier – lim inn, det sparer så mye tid. Så for meg, er det enkelheten i det.»

Hos Oneflow, kjemper vi mot friksjon. Og med Saras definisjon av friskjon, vil digital kontrakter definitivt gi en smidig opplevelse og fjerne de små problemene. Det virker som hun er enig med den vurderingen.

Avtalenes fremtid

Når man implementerer digitale initiativer, er det viktig at disse vil holde over tid. Du vil ikke «starte på nytt» etter et prosjekt er avsluttet. Det bør gi grunnstrukturen til andre, fremtidige, digitale transformasjoner. 

«Jeg mener bare at dette er fremtiden på mange måter. Og vi har mottatt noen positive kommentarer fra kandidater som mener vi er ledende fordi vi benytter e-signaturer. Så det er også positivt for merkevaren vår som arbeidsgiver,» sa Sara. 

Med en solid grunnstruktur på plass, er de klar for å nå lenger og lenger. Den positive mottakelsen de har fått ser ut til å styrke tanken om at de er på rett vei. Om du ser etter en måte du kan komme i gang med dine digitale initiativer, så kan digitale kontrakter hjelpe deg!

Prev:

Budbee

Next:

Previa

Relaterte artikler

Elektroniske signaturer

Guide: Hva er elektronisk signering og hva gjør det gyldig?

Produkt

Signere dokumenter med bankid — i hele Norden

Oneflow
Uncategorized

Hvordan konvertere et bilde til en signatur?

Oneflow
Uncategorized

Online signaturer: den smarte måten å jobbe på