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Eurofins

La poursuite de l’esprit d’innovation avec les contrats numériques

Eurofins utilise les contrats numériques car ils sont « l’avenir des accords ».

Lorsqu’il s’agit d’innover et de repousser les limites de la découverte, Eurofins a une longue histoire florissante. Ils ont été à la pointe des services de laboratoire et de test utilisés dans le monde entier dans divers secteurs et industries. Et récemment, en raison de la pandémie mondiale, leur travail est devenu encore plus répandu. Ce qui est également important pour eux, c’est leur solution de gestion des contrats.

Les services de test et d’assistance qu’ils fournissent conduisent à des découvertes d’options alimentaires nouvelles et plus sûres, à des services environnementaux, et plus encore, continuellement. Mais ils ont ensuite découvert les contrats numériques de Oneflow et l’impact qu’ils pourraient avoir sur leur façon de travailler. L’innovation est dans l’air chez Eurofins, et il était définitivement temps pour eux de redynamiser leurs processus contractuels.

Sara Carlsson est généraliste RH chez Eurofins Suède à Lidköping. Elle assiste l’ensemble du groupe à travers le monde. Elle travaille avec le recrutement et les tâches RH associées depuis plus de trois ans. Et depuis qu’elle est en poste, l’entreprise s’est étendue à plus de 55 000 employés et a des laboratoires dans plus de 50 pays.

Avoir autant d’employés dans autant de pays crée un besoin de rationaliser autant que possible. Mais également de passer au numérique dans des domaines qui auront un impact sur l’ensemble de l’organisation.

« Quand j’ai commencé il y a trois ans, nous avons commencé à nous demander comment fluidifier certains processus ? Comment pouvons-nous être plus efficaces ? Nous avons encore de nombreux processus manuels tels que l’exigence de signatures formelles au stylo et au papier dans nos laboratoires », a déclaré Sara. « Nous avions beaucoup de réflexion à faire et de nombreuses initiatives numériques en cours. Et ce tant en laboratoire qu’en ce qui concerne l’enregistrement des signatures numériques. Et du point de vue des RH, nous soutenons l’entreprise dans tout le pays avec des contrats de travail, des accords de confidentialité et d’autres documents nécessitant une signature. »

Le numérique dans le laboratoire avec des contrats numériques

Comme on le voit dans pratiquement toutes les entreprises du monde, les initiatives numériques sont poussées au sommet de la liste des choses à faire. C’est un peu la même chose chez Eurofins. Et avec la pandémie forçant le problème, le moment était venu de se lancer. Alors qu’Eurofins est passé de la méthode traditionnelle avec les papiers à la voie du futur. 

« Avant, nous devions imprimer beaucoup de papier. Nous avons envoyé tellement de documents par courrier postal. C’était comme au bon vieux temps. C’était donc une quantité beaucoup trop importante de papier, ce qui est mauvais pour l’environnement, mais nous avons également perdu beaucoup de temps à faire cela », explique Sara. 

Il est vrai que les contrats numériques sont meilleurs pour l’environnement qu’un envoi par voie postale, mais ce n’était pas la seule raison pour laquelle ils ont décidé d’opter pour Oneflow, selon Sara.

« Nous avons donc commencé à réfléchir à la manière de nous digitaliser, puis nous sommes arrivés à un point où nous avons dû faire quelque chose à ce sujet. Nous avons alors comparé quelques entreprises et avons fini par utiliser Oneflow. »

« Vous savez, notre entreprise évolue rapidement et nous évoluons avec le marché, ce qui signifie que les systèmes que nous utilisons doivent pouvoir évoluer avec nous et avec le marché. Nous ne pouvons pas devenir démodés. Donc le fait qu’une solution soit facilement flexible attire vraiment mon attention. Et également que ce soit facile d’avoir simplement une vue d’ensemble du système. »

Sara Carlsson

Généraliste RH

Eurofins

Se laisser porter vers ses objectifs

Se fixer et atteindre des objectifs n’a rien de nouveau pour Eurofins. Ils s’efforcent d’atteindre tous les objectifs qu’ils se sont fixés. Ils ont tendance à être ambitieux, comme devraient être la plupart des objectifs. Devenir plus numérique en faisait certainement partie, mais ils souhaitent également réduire leur impact sur l’environnement. Une noble cause, pour sûr, et avec Oneflow, ils sont capables d’accomplir les deux. 

« L’essentiel, c’est que je crois que nous pouvons continuer notre voyage vers une plus grande digitalisation. Et cela nous aide également à atteindre plus facilement notre objectif de CO₂ au sein de l’entreprise. Qui est justement de réduire notre empreinte de CO₂. C’est donc aussi une étape qui nous aide à le faire. Nous avons vraiment réduit la quantité de papier que nous utilisons et pouvons enregistrer des choses numériquement. »

Trouver une solution qui vous aide à atteindre plusieurs objectifs à la fois est une situation gagnant-gagnant. Cependant, les avantages des contrats numériques vont encore plus loin que ça. Comme le fait que le contrôle accru sur leur processus contractuel a rendu les managers plus satisfaits de leurs capacités de supervision améliorées. 

« En plus d’être plus efficaces, je vois également des signes positifs de la part de nos managers qui, parce qu’ils ont des comptes dans Oneflow, ont le sentiment de s’approprier leurs propres contrats de travail. Ainsi, ils peuvent suivre leurs accords et les avoir numériquement en un seul endroit », explique Sara. « Cela signifie qu’ils peuvent facilement accéder aux contrats de leurs employés, auxquels ils n’avaient pas accès facilement auparavant. C’est donc un très bon moyen de rester à jour pour nos managers. »

Les contrats numériques vous donnent le contrôle sur votre processus et vous permettent de rester au courant de chaque vente, chaque contrat, etc.

Stimuler l’innovation

Afin de démontrer l’esprit d’innovation d’Eurofins, l’entreprise utilise Oneflow de manière originale au sein de ses laboratoires. Ils l’utilisent de manière créative pour signer et obtenir des approbations pour leurs propres processus internes. Cette démonstration de leur génie souligne le fait que Oneflow peut être utilisé dans toute l’organisation, en particulier pour les grandes entreprises.

« Je suis le genre de personne qui a une grande imagination. Du coup, j’aime beaucoup sortir des sentiers battus. Alors il y a un domaine que nous avons essayé, qui n’est pas une manière typique d’utiliser Oneflow. Nous avons un groupe de personnes et de développeurs de systèmes qui travaillent au développement de notre système de gestion de laboratoire. Ils ont donc des protocoles de test et ces protocoles de test nécessitent une signature physique car nous sommes un laboratoire. » dit Sara. 

Recueillir les signatures est un processus laborieux. Et quand on y pense, Oneflow est une solution de contractualisation numérique, qui englobe la sécurisation des signatures numériques de manière cohérente et rapide. Donc un peu de créativité peut vous mener très loin. Sara pense la même chose. 

« Donc cette équipe utilise en fait Oneflow pour envoyer des protocoles de test. Et à ma connaissance, ils l’utilisent aujourd’hui et ça se développe un peu. Alors c’est encore en phase d’essai, mais nous avons localisé des zones au sein de l’entreprise où nous pouvons appliquer un flux, même si ce n’est pas son activité principale, mais, vous savez, en sortant des sentiers battus, tout est possible. »

C’est une nouvelle façon de recueillir des signatures au sein d’une entreprise, mais avec Oneflow, c’est une solution flexible qui peut s’adapter à vos besoins.

Flux de travail flexibles et contrats flexibles

Il est quelque peu évident que Sara et ses collègues d’Eurofins ne se limitent pas à une seule façon de penser ou de travailler. Avec ce type d’approche, ils ont besoin d’outils capables de s’adapter et de leur fournir la flexibilité dont ils ont besoin. Heureusement, Oneflow est capable de satisfaire cette envie.

« La flexibilité, comme je l’ai dit plus tôt, c’est quelque chose de très important pour moi pour pouvoir utiliser un concept qui sort des sentiers battus. Donc pour moi, c’est super important de pouvoir créer quelque chose à soi. Qu’il s’agisse de rapports ou de modèles, je veux pouvoir être flexible et changer », déclare Sara. 

La flexibilité est une capacité importante dans pratiquement tous les domaines. Surtout quand il s’agit d’une entreprise. Il faut être capable de s’adapter, d’improviser et de se surpasser. L’avenir est en effet difficile à prévoir, et rester compétitif est une exigence dans les environnements économiques modernes. 

Sara continue : « Vous savez, notre entreprise évolue rapidement et nous évoluons avec le marché, ce qui signifie que les systèmes que nous utilisons doivent pouvoir évoluer avec nous et avec le marché. Nous ne pouvons pas devenir démodés. Donc le fait qu’une solution soit facilement flexible attire vraiment mon attention. Et également que ce soit facile d’avoir simplement une vue d’ensemble du système. »

Qu’est-ce que la friction pour vous ?

Lorsqu’on lui demande ce que « sans friction » signifie pour elle, Sara donne une réponse intéressante. 

« Pour moi, cela signifie que tout se passe bien. Vous n’avez pas à y penser à deux fois. C’est quelque chose de si fluide que vous n’avez pas besoin de penser que cela va prendre tellement de temps que vous serez réticent à faire la tâche en question. Et de mon point de vue, de nombreuses fonctionnalités de Oneflow s’appliquent vraiment à cette définition. Par exemple, être capable de copier des accords et autres documents, juste copier-coller, cela fait aussi gagner beaucoup de temps. Donc pour moi, c’est la facilité. »

Chez Oneflow, nous combattons la friction. Et avec la définition de Sara d’un système sans friction, les contrats numériques offrent certainement une expérience fluide et aplanissent les problèmes. Il semble qu’elle soit d’accord avec cette analyse.

Le futur des accords

Lors de la mise en œuvre d’une initiative numérique, il est important qu’elle résiste à l’épreuve du temps. Vous ne voulez pas avoir à « recommencer » après avoir terminé un projet. Il devrait servir de base à d’autres futurs efforts de transformation numérique. 

« Je pense tout simplement que c’est l’avenir à bien des égards. Et nous avons reçu quelques commentaires positifs de candidats qui pensent que nous sommes à la pointe de l’utilisation des signatures électroniques. Cela a donc été également positif pour notre marque employeur », a déclaré Sara. 

Avec une base solide établie, ils sont prêts à se développer de plus en plus loin. L’accueil positif qu’ils ont reçu semble renforcer l’idée qu’ils sont sur la bonne voie. Si vous cherchez un moyen de donner un coup d’accélérateur à vos initiatives numériques, les contrats numériques peuvent vous aider !

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