Eurofins
Fortsatt innovationsanda med digitala avtal
8x
Sömlös
4x
Eurofins använder digitala avtal eftersom det är “framtidens avtal”
När det gäller innovation och nya upptäckter Eurofins har Eurofins en dokumenterad historia av att lyckas. De har legat i framkant när det gäller laboratorie- och testtjänster som används över hela världen inom flera olika sektorer och branscher. På grund av den globala pandemin har deras arbete på senare tid blivit ännu mer omfattande. Deras lösning för avtalshantering är mycket viktig för dem.
De test- och stödtjänster som de tillhandahåller har länge lett till upptäckter av nyare och säkrare alternativ inom mat, miljötjänster, med mera. Men sedan upptäckte de Oneflow’s digitala avtal och vilken positiv effekt det kunde ha på deras arbetssätt. Innovation ligger i luften hos Eurofins, och det var definitivt dags att se över avtalsprocesserna.
Sara Carlsson är HR-generalist på Eurofins Sweden i Lidköping. Hon stöder hela gruppen runt om i världen. Hon har arbetat med rekrytering och tillhörande HR-uppgifter i över tre år. Under den tiden har Eurofins expanderat till över 55 000 anställda och har laboratorier i över 50 länder.
Att ha så många anställda i så många länder skapar ett behov av att effektivisera så mycket som möjligt. Och att arbeta mer digitalt påverkar hela organisationen.
“När jag började för tre år sedan funderade vi mycket på hur vissa processer kunde göras smidigare. Hur kan vi arbeta mer effektivt? Vi hade fortfarande många manuella processer, till exempel krävde vi formella underskrifter med penna och papper i våra laboratorier”, säger Sara. “Vi hade mycket att tänka på och många digitala initiativ på gång. Både i labbet när det gäller att registrera digitala signaturer. Och ur ett HR-perspektiv hjälper vi företaget runt om i landet med anställningsavtal, sekretessavtal och andra dokument som behöver undertecknas.”
Digitalt i labbet med digitala avtal
Som man kan se i praktiskt taget alla företag över hela världen, skjuts digitala initiativ till toppen av att göra-listan. Det är ungefär likadant hos Eurofins. Och när pandemin tvingade fram frågan var tiden mogen för att ta steget. Eurofins övergick från den gamla skolans sätt att arbeta med papper till framtidens sätt att arbeta.
“Tidigare var vi tvungna att skriva ut mycket papper. Vi skickade mycket papper med vanlig post. Det var precis som förr. Det var en löjligt stor mängd papper. Det var dåligt för miljön och vi förlorade mycket tid på det”, säger Sara.
Det stämmer att digitala avtal är bättre för miljön än att skicka dem med snigelpost, men det var inte den enda anledningen varför de bestämde sig för Oneflow, enligt Sara.
“Vi började fundera på hur vi skulle kunna digitalisera verksamheten, och sedan kom vi till en punkt när vi var tvungna att göra något åt det. Vi jämförde vår verksamhet med liknande företag och beslöt oss för att börja använda Oneflow.”
“Vårt företag förändras snabbt och vi förändras med marknaden, vilket innebär att de system vi använder måste kunna förändras med oss och med marknaden. Vi kan inte bli inaktuella. Så det som verkligen fångar min uppmärksamhet är om en lösning är flexibel. Och om det är enkelt att få en överblick över systemet.”
Sara Carlsson
HR-generalist
Eurofins
Arbeta mot sina mål
Att sätta upp och uppnå mål är inget nytt för Eurofins. De strävar efter att nå alla mål som de sätter upp. De tenderar att vara ambitiösa, precis som mål bör vara. Att bli mer digitala var ett av målen, men de ville också minska sin miljöpåverkan. Det är bra mål, och med Oneflow kan de uppnå båda.
“Det viktigaste är att jag tror att vi kan fortsätta vår resa mot ökad digitalisering. Det hjälper oss också att nå vårt CO2-mål inom företaget. Det handlar om att minska vårt CO2-avtryck. Detta är ett steg för att hjälpa oss att göra det. Vi har verkligen minskat mängden papper som vi använder när vi kan spara dokument digitalt.”
Att hitta en lösning som hjälper oss att uppnå flera mål samtidigt är en win-win-situation. Fördelarna med digitala avtal är dock ännu större. Våra chefer är mycket nöjda med att ha fått förbättrade övervakningsmöjligheter och en bättre kontroll över avtalsprocesserna.
“Förutom att vi har blivit effektivare ser jag har också hur våra chefer känner sig mer delaktiga i anställningsavtalen med Oneflow. De kan enkelt hålla reda på avtalen och ha dem digitalt på ett och samma ställe”, säger Sara. “Det innebär att de har tillgång till avtalen för alla sina anställda, vilket de inte hade tidigare. Det är ett riktigt bra sätt för våra chefer att hålla koll på saker och ting.”
Digitala avtal ger dig kontroll över processen och gör att du kan hålla dig informerad om varje affär och varje avtal.
Skapa innovation
Ett sätt som visar på Eurofins innovativa anda är hur de använder Oneflow på nya sätt i sina laboratorier. De använder Oneflow kreativt för att skriva under och få godkännanden för sina interna processer. Detta visar på ett briljant sätt att Oneflow kan användas i hela organisationen, särskilt i en större organisation.
“Jag är en person med stor fantasi. Och jag gillar att tänka utanför boxen. Vi har därför provat att använda Oneflow på ett sätt som kanske inte är ett typiskt användningsområde för Oneflow. Vi har en grupp anställda och systemutvecklare som arbetar med att utveckla vårt hanteringssystem för labben. De arbetar med testprotokoll och dessa testprotokoll kräver en fysisk signatur eftersom vi är i ett laboratorium.” Säger Sara.
Att samla in namnunderskrifter är en mödosam process. Och när man tänker efter är Oneflow en lösning för digitala avtal som omfattar säkerställande av digitala signaturer på ett hållbart och snabbt sätt. Så lite kreativitet kan räcka långt. Sara tycker likadant.
“Det här teamet har faktiskt använt Oneflow för att skicka ut testprotokoll. Såvitt jag vet använder de Oneflow i dag och håller på att expandera verksamheten lite grann. Arbetet är fortfarande på försöksstadiet, men vi har hittat områden inom företaget där vi kan tillämpa Oneflow även om det inte är kärnverksamheten, men om man tänker utanför boxen är allt möjligt.”
Det är ett nytt sätt att samla in signaturer på inom ett företag, men Oneflow är en flexibel lösning som kan anpassas efter dina behov.
Flexibla arbetsflöden och flexibla avtal
Det är uppenbart att Sara och hennes kollegor på Eurofins inte begränsar sig till ett sätt att tänka eller arbeta. Med det tillvägagångssätt behöver de verktyg som kan anpassa sig och ge dem den flexibilitet som de behöver. Oneflow är precis ett sådant system.
“Flexibiliteten att kunna använda konceptet utanför boxen är, som jag sa tidigare, mycket viktig för mig. För mig är det superviktigt att du kan använda Oneflow på olika sätt. Oavsett om det handlar om rapporter eller mallar vill jag kunna vara flexibel och ändra mig”, säger Sara.
Flexibilitet är viktigt på praktiskt taget alla områden. Särskilt när det handlar om företag. Du måste kunna anpassa dig, improvisera och hitta nya lösningar. Framtiden är svår att förutse och att vara konkurrenskraftig är ett krav i moderna ekonomiska miljöer.
Sara fortsätter: “Vårt företag förändras snabbt och vi förändras med marknaden, vilket innebär att de system vi använder måste kunna förändras med oss och med marknaden. Vi kan inte bli inaktuella. Så det som verkligen fångar min uppmärksamhet är om en lösning är flexibel. Och om det är enkelt att få en överblick över systemet.”
Framtidens avtal
När du genomför ett digitalt initiativ är det viktigt att det håller över tid. Du vill inte behöva börja om när du har avslutat ett projekt. Det bör istället utgöra grunden för alla andra framtida digitala omvandlingsinsatser.
“Jag tror att detta är framtiden på många sätt. Och vi har fått några positiva kommentarer som tycker att vi ligger i framkant när det gäller användningen av elektroniska signaturer. Det har också varit positivt för vårt varumärke”, säger Sara.
Med en solid grund är de redo att fortsätta att utvecklas. Det positiva mottagandet som de har fått verkar bekräfta att de är på rätt väg. Om du letar efter ett sätt att få fart på dina digitala initiativ kan digitala avtal vara ett bra sätt!
