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Eurofins

Continuar o espírito de inovação com os contratos digitais

8x

Mais flexibilidade

Sem costuras

Experiência de assinatura

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O maior número possível de contratos digitais

A Eurofins utiliza contratos digitais porque estes são “o futuro dos acordos”.

Quando se trata de inovação e de ir mais longe na descoberta, a Eurofins tem uma história documentada de sucesso. Tem estado na vanguarda dos serviços laboratoriais e de testes utilizados em todo o mundo em vários sectores e indústrias. E, recentemente, devido à pandemia global, o seu trabalho tornou-se ainda mais preponderante. O que também é importante para eles é a sua solução de gestão de contratos.

Os serviços de teste e apoio que prestam conduzem a descobertas de opções mais recentes e mais seguras em alimentos, serviços ambientais e muito mais, a toda a hora. Mas depois descobriram os contratos digitais da Oneflow e o impacto que poderiam ter na sua forma de trabalhar. A inovação está no ar na Eurofins, e estava definitivamente na altura de revigorar os seus processos contratuais.

Sara Carlsson é uma Generalista de RH na Eurofins Sweden em Lidköping. Dá apoio a todo o grupo em todo o mundo. Trabalha no recrutamento e nas tarefas de RH associadas há mais de três anos. E durante o seu tempo lá, a empresa expandiu-se para mais de 55.000 funcionários e tem laboratórios em mais de 50 países.

O facto de ter tantos funcionários em tantos países cria a necessidade de racionalizar o mais possível. E de se tornar digital em áreas que terão um impacto em toda a organização.

Quando comecei, há três anos, começámos a perguntar-nos como é que podemos simplificar certos processos? Como é que podemos ser mais eficientes? Ainda temos muitos processos manuais, como a exigência de assinaturas formais em papel e caneta nos nossos laboratórios, afirmou Sara. “Tínhamos muito que pensar e muitas iniciativas digitais em curso. Tanto no laboratório como no que diz respeito ao registo de assinaturas digitais. E do ponto de vista dos RH, apoiamos a empresa em todo o país com contratos de trabalho, NDA’s e outros documentos que necessitam de uma assinatura.”

Digital no laboratório com contratos digitais

Como se vê em praticamente todas as empresas do mundo, as iniciativas digitais estão a ser colocadas no topo da lista de tarefas. O mesmo acontece na Eurofins. E com a pandemia a forçar a questão, chegou o momento de o fazer. A Eurofins passou da velha escola do papel para o caminho do futuro.

Antes tínhamos de imprimir muito papel. Enviávamos tantos jornais por correio normal. Era como nos velhos tempos. Era uma quantidade ridiculamente grande de papel, o que é mau para o ambiente, mas também perdíamos muito tempo com isso, diz Sara.

É verdade que os contratos digitais são melhores para o ambiente do que enviá-los por correio tradicional, mas essa não foi a única razão pela qual decidiram optar pela Oneflow, segundo Sara.

Começámos a pensar em como digitalizá-lo e, depois, chegámos a um ponto em que tínhamos de fazer alguma coisa. Por isso, avaliámos algumas empresas e acabámos por utilizar a Oneflow.

Fluir em direção aos seus objectivos

Definir e atingir objectivos não é novidade para a Eurofins. Esforçam-se por atingir todos os objectivos que estabelecem para si próprios. Tendem a ser ambiciosos, como deve ser a maioria dos objectivos. Tornar-se mais digital foi certamente um deles, mas também quer reduzir o seu impacto no ambiente. Um objetivo nobre, sem dúvida, e com a Oneflow, conseguem atingir ambos.

O principal é que acredito que podemos continuar a nossa jornada de sermos mais digitalizados. E isto também nos ajuda a atingir melhor o nosso objetivo de CO2 dentro da empresa. Que é reduzir a nossa pegada de CO2. Por isso, este é também um passo que nos ajuda a atingir esse objetivo. Reduzimos realmente a quantidade de papel que utilizamos e podemos guardar as coisas digitalmente.

Encontrar uma solução que o ajude a atingir vários objectivos ao mesmo tempo é uma situação vantajosa para todos. No entanto, as vantagens dos contratos digitais são ainda mais profundas. O maior controlo sobre o seu processo contratual deixou os gestores mais satisfeitos com as suas capacidades de supervisão melhoradas.

Para além de ser mais eficiente, também vejo sinais positivos por parte dos nossos gestores que, por terem contas na Oneflow, têm um sentido de propriedade dos seus próprios contratos de trabalho. Assim, podem manter um registo dos seus contratos e tê-los digitalmente num só local, afirma Sara. “O que significa que pode aceder facilmente aos contratos dos seus funcionários, o que não era possível antes. É uma forma muito boa de os nossos gestores se manterem a par de tudo.”

Os contratos digitais dão-lhe controlo sobre o seu processo e permitem-lhe estar a par de cada negócio, cada contrato e muito mais.

Histórias de clientes – Oneflow: Acender a inovação

Como forma de demonstrar o espírito inovador da Eurofins, utilizam a Oneflow de formas inovadoras dentro dos seus laboratórios. Utilizam-no de forma criativa para assinar e obter aprovações para os seus próprios processos internos. Esta demonstração do seu brilhantismo realça que a Oneflow pode ser utilizada em toda a organização, especialmente numa maior.

Sou o tipo de pessoa que tem uma grande imaginação. Por isso, gosto muito de pensar fora da caixa. Por isso, uma área que experimentámos, que não é uma forma típica de utilizar a Oneflow, mas temos um grupo de pessoas e programadores de sistemas que trabalham no desenvolvimento do nosso sistema de gestão de laboratórios. Por isso, temos protocolos de teste e esses protocolos exigem uma assinatura física, porque somos um laboratório. afirma Sara.

A recolha de assinaturas é um processo trabalhoso. E quando pensa nisso, a Oneflow é uma solução de contratação digital, que engloba a segurança das assinaturas digitais de uma forma coerente e rápida. Por isso, um pouco de criatividade pode ser muito útil. A Sara pensa o mesmo.

Por isso, esta equipa tem utilizado a Oneflow para enviar protocolos de teste. E, tanto quanto sei, utilizam-no atualmente e está a expandir-se um pouco. Portanto, ainda está numa fase experimental, mas localizámos áreas dentro da empresa onde podemos aplicar um fluxo, apesar de não ser a sua atividade principal, mas, sabe, pensando fora da caixa, tudo é possível.

É uma forma inovadora de recolher assinaturas dentro de uma empresa, mas com a Oneflow, é uma solução flexível que se pode adaptar às suas necessidades.

Fluxos de trabalho flexíveis e contratos flexíveis

É evidente que Sara e os seus colegas da Eurofins não se limitam a uma única forma de pensar ou trabalhar. Com este tipo de abordagem, precisam de ferramentas que se adaptem e lhes proporcionem a flexibilidade que desejam. Felizmente, a Oneflow é capaz de satisfazer esse desejo.

A flexibilidade, como disse anteriormente, é muito importante para mim poder utilizar o conceito de pensar fora da caixa. Por isso, para mim, é muito importante que possa criar o seu próprio sistema. Quer se trate de relatórios ou modelos, quero poder ser flexível e mudar, diz Sara.

A flexibilidade é uma capacidade importante em praticamente todos os domínios. Especialmente quando se trata de uma empresa. Tem de ser capaz de se adaptar, improvisar e superar. Como o futuro é difícil de prever e manter-se competitivo é um requisito nos ambientes económicos modernos.

Sara continua: “Sabe, a nossa empresa muda rapidamente e nós mudamos com o mercado, o que significa que os sistemas que utilizamos têm de ser capazes de mudar connosco e com o mercado. Não podemos ficar desactualizados. Por isso, o que realmente me chama a atenção é se uma solução é facilmente flexível. E também se é fácil ter uma visão geral do sistema.”

O futuro dos acordos

Quando se implementa uma iniciativa digital, é importante que esta resista ao teste do tempo. Não quer ter de “começar de novo” depois de terminar um projeto. Deve fornecer a base para outros esforços futuros de transformação digital.

Penso que, em muitos aspectos, este é o futuro. E recebemos alguns comentários positivos de candidatos que pensam que estamos na vanguarda da utilização de assinaturas electrónicas. Por isso, também tem sido positivo para a nossa marca de empregador, afirmou Sara.

Com uma base sólida estabelecida, estão prontos para ir cada vez mais longe. A recepção positiva que obtiveram parece reforçar que estão no caminho certo. Se está à procura de uma forma de impulsionar as suas iniciativas digitais, os contratos digitais podem ajudar!

Não perca um truque

Deixe-nos mostrar-lhe como trabalhar de forma mais inteligente com contratos digitais. Mesmo à frente dos seus olhos.

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