Eurofins
Continuar el espíritu de innovación con los contratos digitales
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Sin fisuras
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Eurofins utiliza contratos digitales porque son “el futuro de los acuerdos”.
Cuando se trata de innovar y superar los límites del descubrimiento, Eurofins tiene un historial documentado de hacerlo con éxito. Han estado a la vanguardia de los servicios de laboratorio y pruebas utilizados en todo el mundo en diversos sectores e industrias. Y recientemente, debido a la pandemia mundial, su trabajo ha cobrado aún más importancia. Lo que también es importante para ellos, es su solución de gestión de contratos.
Las pruebas y los servicios de apoyo que prestan conducen a descubrimientos de opciones más nuevas y seguras en alimentación, servicios medioambientales y mucho más, todo el tiempo. Pero entonces descubrieron los contratos digitales de Oneflow y el impacto que podían tener en su forma de trabajar. La innovación está en el aire en Eurofins, y sin duda había llegado el momento de revitalizar sus procesos contractuales.
Sara Carlsson es generalista de RRHH en Eurofins Suecia, en Lidköping. Da apoyo a todo el grupo en todo el mundo. Lleva más de tres años trabajando en la selección de personal y las tareas de RRHH asociadas. Y durante su tiempo allí, se han ampliado a más de 55.000 empleados y tienen laboratorios en más de 50 países.
Tener tantos empleados en tantos países crea la necesidad de racionalizar todo lo posible. Y de digitalizarse en áreas que repercutirán en toda la organización.
Cuando empecé hace tres años, empezamos a preguntarnos cómo podemos suavizar ciertos procesos. ¿Cómo podemos ser más eficientes? Todavía tenemos muchos procesos manuales, como exigir firmas formales con bolígrafo y papel en nuestros laboratorios, dijo Sara. “Teníamos mucho que pensar y muchas iniciativas digitales en marcha. Tanto en el laboratorio en lo que respecta al registro de firmas digitales. Y desde la perspectiva de RRHH, apoyamos a la empresa en todo el país con contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y otros documentos que necesitan una firma.”
Digital en el laboratorio con contratos digitales
Como se observa en prácticamente todas las empresas del mundo, las iniciativas digitales están pasando a ocupar el primer lugar en la lista de tareas pendientes. En Eurofins ocurre más o menos lo mismo. Y con la pandemia forzando la situación, había llegado el momento de ir a por ello. Eurofins pasó de la vieja escuela, el papel, al camino del futuro.
Antes teníamos que imprimir mucho papel. Enviábamos tantos periódicos por correo ordinario. Era como en los viejos tiempos. Era una cantidad ridícula de papel, lo que es malo para el medio ambiente, pero también perdíamos mucho tiempo haciéndolo, dice Sara.
Es cierto que los contratos digitales son mejores para el medio ambiente que enviarlos por correo postal, pero no fue la única razón por la que se decidieron por Oneflow, según Sara.
Así que empezamos a pensar en cómo digitalizarlo, y llegó un momento en que tuvimos que hacer algo al respecto. Así que comparamos algunas empresas y acabamos utilizando Oneflow.
“Nuestra empresa cambia rápidamente y nosotros cambiamos con el mercado, lo que significa que los sistemas que utilizamos tienen que poder cambiar con nosotros y con el mercado. No podemos quedarnos desfasados. Así que eso me llama mucho la atención, si una solución es fácilmente flexible. Y también si es fácil tener una visión general del sistema.”
Sara Carlsson
Generalista de RRHH
Eurofins
Fluir hacia sus objetivos
Establecer y alcanzar objetivos no es nada nuevo para Eurofins. Se esfuerzan por cumplir todos los objetivos que se fijan. Suelen ser ambiciosos, como deben ser la mayoría de los objetivos. Digitalizarse más era sin duda uno de ellos, pero también quieren reducir su impacto en el medio ambiente. Un objetivo noble, sin duda, y con Oneflow son capaces de lograr ambos.
Lo principal es que creo que podemos continuar nuestro camino de estar más digitalizados. Y también esto nos ayuda a alcanzar mejor nuestro objetivo de CO2 dentro de la empresa. Que es reducir nuestra huella de CO2. Así que este es también un paso que nos ayuda a conseguirlo. Hemos reducido realmente la cantidad de papel que utilizamos y podemos guardar las cosas digitalmente.
Encontrar una solución que te ayude a lograr varios objetivos a la vez es una situación en la que todos salen ganando. Sin embargo, las ventajas de los contratos digitales son aún más profundas. El mayor control sobre su proceso de contratación ha hecho que los directivos estén más contentos con su mayor capacidad de supervisión.
Además de ser más eficientes, también veo signos positivos en nuestros directivos que, al tener cuentas en Oneflow, tienen un sentido de propiedad de sus propios acuerdos laborales. Así pueden hacer un seguimiento de sus acuerdos y tenerlos digitalmente en un solo lugar, dice Sara. “Lo que significa que pueden acceder fácilmente a los contratos de sus empleados, a los que antes no podían acceder fácilmente. Así que es una forma muy buena de que nuestros directivos estén al tanto de todo”.
Los contratos digitales te dan el control sobre tu proceso y te permiten estar al tanto de cada trato, cada contrato y mucho más.
Encender la innovación
Para demostrar el espíritu innovador de Eurofins, utilizan Oneflow de formas novedosas dentro de sus laboratorios. Lo utilizan de forma creativa para dar el visto bueno y obtener aprobaciones para sus propios procesos internos. Esta muestra de su brillantez pone de manifiesto que Oneflow puede utilizarse en toda la organización, especialmente en una de mayor tamaño.
Soy el tipo de persona que tiene una gran imaginación. Así que me gusta mucho pensar fuera de la caja. Así que un área que hemos probado, que no es una forma típica de utilizar Oneflow, pero tenemos un grupo de personas y desarrolladores de sistemas que trabajan con el desarrollo de nuestro sistema de gestión de laboratorio. Así que tienen protocolos de prueba y estos protocolos de prueba exigen una firma física porque somos un laboratorio. dice Sara.
Recoger firmas es un proceso laborioso. Y si lo piensas bien, Oneflow es una solución de contratación digital, que engloba la obtención de firmas digitales de forma coherente y rápida. Así que un poco de creatividad puede dar mucho de sí. Sara piensa lo mismo.
Así pues, este equipo ha estado utilizando Oneflow para enviar protocolos de prueba. Y que yo sepa, lo utilizan hoy en día y se está expandiendo un poco. Así que todavía está un poco en fase de prueba, pero hemos localizado áreas dentro de la empresa donde podemos aplicar Oneflow, aunque no sea su actividad principal, pero, ya sabes, pensando fuera de la caja, todo es posible.
Es una forma novedosa de recoger firmas dentro de una empresa, pero con Oneflow, es una solución flexible que puede adaptarse a tus necesidades.
Flujos de trabajo flexibles y contratos flexibles
Es evidente que Sara y sus colegas de Eurofins no se limitan a una sola forma de pensar o de trabajar. Con ese tipo de enfoque, necesitan herramientas que puedan adaptarse y proporcionarles la flexibilidad que ansían. Por suerte, Oneflow es capaz de saciar ese anhelo.
La flexibilidad, como he dicho antes, es muy importante para mí poder utilizar el concepto de pensar fuera de la caja. Así que, para mí, es superimportante que puedas crear lo tuyo propio. Ya sean informes o plantillas, quiero poder ser flexible y cambiar, dice Sara.
La flexibilidad es una habilidad importante en prácticamente todos los ámbitos. Especialmente cuando se trata de un negocio. Tienes que ser capaz de adaptarte, improvisar y superarte. El futuro es difícil de predecir y mantenerse competitivo es un requisito en los entornos económicos modernos.
Sara continúa: “Ya sabes, nuestra empresa cambia rápidamente y nosotros cambiamos con el mercado, lo que significa que los sistemas que utilizamos tienen que poder cambiar con nosotros y con el mercado. No podemos quedarnos desfasados. Así que eso, eso me llama mucho la atención, si una solución es fácilmente flexible. Y también si es fácil tener una visión general del sistema”.
El futuro de los acuerdos
Al poner en marcha una iniciativa digital, es importante que resista el paso del tiempo. No quieres tener que “volver a empezar” tras finalizar un proyecto. Debe sentar las bases para otros futuros esfuerzos de transformación digital.
Simplemente creo que éste es el futuro en muchos sentidos. Y hemos recibido algunos comentarios positivos de candidatos que piensan que estamos a la vanguardia en el uso de la firma electrónica. Así que también ha sido positivo para nuestra marca de empleador, dijo Sara.
Con una base sólida establecida, están preparados para seguir avanzando. La buena acogida que han tenido parece reforzar que van por buen camino. Si buscas una forma de poner en marcha tus iniciativas digitales, ¡los contratos digitales pueden ayudarte!
No te pierdas ni un truco
Deja que te mostremos cómo trabajar de forma más inteligente con los contratos digitales. Ante tus propios ojos.
