Eurofins
Fortsat innovation med digitale kontrakter
8x
Seamless
4x
Eurofins bruger digitale kontrakter, fordi de er “fremtidens aftaler”.
Når det drejer sig om innovation og om at flytte grænserne for opdagelser, har Eurofins en dokumenteret historie for at gøre det med succes. De har været på forkant med laboratorie- og testtjenester, der bruges over hele verden i forskellige sektorer og brancher. Og for nylig er deres arbejde blevet endnu mere udbredt på grund af den globale pandemi. Hvad der også er vigtigt for dem, er deres kontraktstyringsløsning.
De test- og supporttjenester, de leverer, fører hele tiden til opdagelser af nye og sikrere muligheder inden for fødevarer, miljøtjenester og meget mere. Men så opdagede de Oneflows digitale kontrakter og den indvirkning, de kunne have på den måde, de arbejder på. Der er innovation i luften hos Eurofins, og det var bestemt på tide, at de gav deres kontraktprocesser nyt liv.
Sara Carlsson er HR-generalist hos Eurofins Sverige i Lidköping. Hun støtter hele gruppen rundt om i verden. Hun har arbejdet med rekruttering og de tilhørende HR-opgaver i over tre år. Og i løbet af hendes tid der er de vokset til over 55.000 medarbejdere og har laboratorier i over 50 lande.
Athave så mange medarbejdere i så mange lande skaber et behov for at strømline så meget som muligt. Og at digitalisere på områder, der vil have indflydelse på hele organisationen.
“Da jeg startede for tre år siden, begyndte vi at spørge os selv: Hvordan kan vi gøre visse processer mere smidige? Hvordan kan vi blive mere effektive? Vi har stadig mange manuelle processer, som f.eks. at kræve formelle underskrifter med pen og papir i vores laboratorier,” siger Sara. “Vi var nødt til at tænke os godt om, og der var mange digitale initiativer i gang. Både i laboratoriet med hensyn til registrering af digitale underskrifter. Og fra et HR-perspektiv støtter vi virksomheden rundt om i landet med ansættelseskontrakter, NDA’er og andre dokumenter, der skal underskrives.”
Digitalt i laboratoriet med digitale kontrakter
Som det ses i stort set alle virksomheder verden over, bliver digitale initiativer skubbet øverst på to-do-listen. Det er stort set det samme hos Eurofins. Og med pandemien som drivkraft var tiden moden til at gå i gang. Da Eurofins gik fra den gammeldags måde, papir, til fremtidens måde.
“Før var vi nødt til at printe så meget papir. Vi sendte så mange papirer med almindelig post. Det var ligesom i gamle dage. Så det var en latterlig stor mængde papir, hvilket både er dårligt for miljøet, men vi mistede også en masse tid på det,” siger Sara.
Det er rigtigt, at digitale kontrakter er bedre for miljøet end at sende dem med snail mail, men det var ikke den eneste grund til, at de besluttede sig for Oneflow ifølge Sara.
“Vi var begyndt at tænke på, hvordan vi kunne digitalisere det, og så kom vi til et punkt, hvor vi var nødt til at gøre noget ved det. Så vi benchmarkede et par virksomheder og endte med at bruge Oneflow”.
Flyder mod deres mål
At sætte og nå mål er ikke noget nyt for Eurofins. De stræber efter at nå alle de mål, de sætter sig. De har en tendens til at være ambitiøse, hvilket de fleste mål bør være. At blive mere digital var helt sikkert et af dem, men de ønsker også at reducere deres indvirkning på miljøet. Det er helt sikkert et ædelt mål, og med Oneflow er de i stand til at opnå begge dele.
“Det vigtigste er, at jeg tror på, at vi kan fortsætte vores rejse med at blive mere digitaliserede. Og det hjælper os også med bedre at nå vores CO2-mål i virksomheden. Hvilket er at reducere vores CO2-fodaftryk. Så dette er også et skridt, der hjælper os med at gøre det. Vi har virkelig reduceret mængden af papir, vi bruger, og kan gemme ting digitalt.”
At finde en løsning, der hjælper dig med at nå flere mål på én gang, er en win-win-situation. Men fordelene ved digitale kontrakter stikker endnu dybere. Den øgede kontrol over kontraktprocessen har gjort lederne mere tilfredse med deres forbedrede muligheder for at føre tilsyn.
“Ud over at være mere effektiv ser jeg også positive tegn fra vores ledere, som, fordi de har konti i Oneflow, har en følelse af ejerskab over deres egne ansættelsesaftaler. Så de kan holde styr på deres aftaler og have dem digitalt på ét sted,” siger Sara. “Det betyder, at de nemt kan få adgang til kontrakterne for deres medarbejdere, hvilket de ikke har kunnet før. Så det er en rigtig god måde for vores ledere at holde styr på tingene på.”
Digitale kontrakter giver dig kontrol over din proces og giver dig mulighed for at holde dig orienteret om hver aftale, hver kontrakt og meget mere.
At sætte gang i innovationen
Som en måde at demonstrere den innovative ånd hos Eurofins bruger de Oneflow på nye måder i deres laboratorier. De bruger det kreativt til at underskrive og få godkendelser til deres egne interne processer. Denne fremvisning af deres genialitet understreger, at Oneflow kan bruges i hele organisationen, især i en større organisation.
“Jeg er den slags person, der har en stor fantasi. Så jeg kan godt lide at tænke ud af boksen. Så vi har afprøvet et område, som ikke er en typisk måde at bruge Oneflow på, men vi har en gruppe mennesker og systemudviklere, som arbejder med at udvikle vores laboratoriestyringssystem. Så de har testprotokoller, og disse testprotokoller kræver en fysisk signatur, fordi vi er et laboratorium.” siger Sara.
At indsamle underskrifter er en besværlig proces. Og når man tænker over det, er Oneflow en digital kontraktløsning, som omfatter sikring af digitale underskrifter på en sammenhængende og hurtig måde. Så her kan man komme langt med lidt kreativitet. Sara mener det samme.
“Så dette team har faktisk brugt Oneflow til at sende testprotokoller ud. Og så vidt jeg ved, bruger de det i dag, og det er ved at blive udvidet en smule. Så det er stadig på forsøgsstadiet, men vi har fundet områder i virksomheden, hvor vi kan bruge Oneflow, selv om det ikke er kerneforretningen, men hvis man tænker ud af boksen, er alt muligt.”
Det er en ny måde at indsamle underskrifter på i en virksomhed, men med Oneflow er det en fleksibel løsning, der kan tilpasses dine behov.
Fleksible arbejdsgange og fleksible kontrakter
Det er tydeligt, at Sara og hendes kolleger hos Eurofins ikke begrænser sig til én måde at tænke eller arbejde på. Med den type tilgang har de brug for værktøjer, der kan tilpasse sig og give dem den fleksibilitet, de længes efter. Heldigvis er Oneflow i stand til at tilfredsstille den trang.
“Fleksibiliteten, som jeg sagde tidligere, er meget vigtig for mig for at kunne bruge konceptet med at tænke uden for boksen. Så for mig er det super vigtigt, at du kan bygge dit eget. Uanset om det er rapporter eller skabeloner, vil jeg være i stand til at være fleksibel og ændre mig,” siger Sara.
Fleksibilitet er en vigtig evne inden for stort set alle områder. Især når det drejer sig om en virksomhed. Du skal være i stand til at tilpasse dig, improvisere og overvinde. Fremtiden er svær at forudsige, og at forblive konkurrencedygtig er et krav i moderne økonomiske miljøer.
Sara fortsætter: “Vores virksomhed ændrer sig hurtigt, og vi ændrer os med markedet, hvilket betyder, at de systemer, vi bruger, skal kunne ændre sig med os og med markedet. Vi må ikke blive forældede. Så det, der virkelig fanger mit øje, er, om en løsning er let fleksibel. Og også om det er nemt bare at få et overblik over systemet.”
Fremtidens aftaler
Når man implementerer et digitalt initiativ, er det vigtigt, at det kan holde til at blive brugt. Man ønsker ikke at skulle “starte forfra” efter at have afsluttet et projekt. Det skal danne grundlag for andre fremtidige digitale transformationsindsatser.
“Jeg tror bare, at det her på mange måder er fremtiden. Og vi har fået et par positive kommentarer fra kandidater, som mener, at vi er i front med at bruge e-signaturer. Så det har også været positivt for vores employer brand,” siger Sara.
Med et solidt fundament lagt er de klar til at sparke videre og videre. Den positive modtagelse, de har fået, synes at bekræfte, at de er på rette vej. Hvis du leder efter en måde at sætte gang i dine digitale initiativer på, kan digitale kontrakter hjælpe!
