Byggmax
Gør smartere og hurtigere indkøb med Oneflow
300+
12x
15x
12 gange mere effektivt arbejde med færre ressourcer og større kontraktmængder. Det lyder næsten for godt til at være sandt. Men det er virkeligheden for indkøbsteamet hos Byggmax. Med Oneflows digitale kontrakter har de fundet deres flow.
Hvis du bor i Norden, kender du sikkert Byggmax, som er et varehus, der sælger byggevarer til overkommelige priser. I dag har de mere end 100 varehuse i hele Norden, og de åbner hele tiden nye. Byggmax foretager alle sine indkøb fra hovedkontoret i Stockholm, og hvert efterår oplever de en ekstremt høj arbejdsbyrde. Det er her, de underskriver de årlige aftaler med næsten 300 leverandører.
“Et af de mest tidskrævende trin for os har været at kommunikere med alle leverandører via e-mail og sende Word-dokumenter med aftalerne frem og tilbage,” siger Per Haraldsson, indkøbschef hos Byggmax. Han fortsætter:
“Det førte til, at vi ofte ikke modtog aftalerne før langt hen på foråret, og jeg sad med decimeterhøje bundter af aftaler, som skulle underskrives og arkiveres i ringbind. Det var tidskrævende, ineffektivt og kedeligt. Vi havde lange gennemløbstider fra den første forhandling, til aftalerne var underskrevet og klar. Kontraktstyring blev en flaskehals for os, fordi vi har hundredvis af leverandører.”
Oneflow var løsningen på problemet
Per og hans team indså, at de var nødt til at finde en løsning på problemet. De begyndte at lede efter en leverandør, der kunne forenkle hele kontraktflowet fra start til slut. Listen over krav havde flere vigtige punkter:
- Komplet løsning
- Funktioner til samarbejde
- Effektive arbejdsgange
- Godt overblik
- Højt sikkerhedsniveau
Byggmax fandt mange leverandører, men de løste kun dele af deres problemer. Per havde en vision om at kunne arbejde interaktivt med aftaler i alle faser; alt fra at opbygge skabeloner til at forhandle, ændre og opdatere aftaler i løbende processer, e-signere og sidst, men ikke mindst, administrere deres aftaler. Så da Byggmax kom i kontakt med Oneflow, var der ikke meget at tænke over. De havde fundet deres perfekte match.
Sparer tid og flyder gennem forhandlinger
Byggmax arbejder efter lean-modellen med et stærkt fokus på at forbedre rutiner og maksimere standardisering. Et kendetegn ved Byggmax er, at de tør være innovative og udfordre etablerede tænkemåder og arbejdsmetoder. Og det har givet pote.
“Takket være Oneflow er vores leveringstider betydeligt kortere. Tidligere tog det mindst halvanden måned fra den første kontakt til en underskrevet aftale. Nu kan det klares på tre dage. Selv om vi har færre ressourcer, behandler vi nu en meget større mængde aftaler end tidligere,” siger Per.
Der er sket meget på ti år for Byggmax. Antallet af leverandører er gået fra 40 til 300, men Per og hans team arbejder alligevel mere effektivt end nogensinde. Nu kan der bruges mere tid og flere ressourcer på at forhandle.
“Vi arbejder nok 10-15 gange mere effektivt i dag end for ti år siden. Vi forhandler meget hårdt med vores leverandører, og Oneflow har øget vores produktivitet. Vi har også fået positive reaktioner fra vores leverandører, som synes, at Oneflow er et godt og overskueligt system,” siger Per.
Oneflow er en betroet partner
Per understreger vigtigheden af at have et tæt samarbejde med en partner, man kan stole på. Især når det drejer sig om noget så vigtigt og følsomt som kontrakter.
“Vi har et rigtig godt samarbejde med Oneflow, som har været lydhøre over for vores ønsker og krav. Det er nemt at arbejde med Oneflow, og vi tror fuldt og fast på, at det er fremtiden inden for kontraktstyring. Vi ser Oneflow som en strategisk partner,” slutter Per.
Arbejd smartere
Seks grunde til, at du skal begynde at bruge digitale kontrakter.
