Byggmax
Faça compras mais inteligentes e rápidas com a Oneflow
300+
12x
15x
Trabalho 12x mais eficiente com menos recursos e maiores volumes de contratos. Quase parece demasiado bom para ser verdade. Mas esta é a realidade para a equipa de compras da Byggmax. Com os contratos digitais da Oneflow, encontrou o seu fluxo.
Se vive nos países nórdicos, provavelmente conhece a Byggmax, uma loja de departamentos que vende produtos de construção a preços acessíveis. Atualmente, tem mais de 100 grandes armazéns nos países nórdicos e está constantemente a abrir novos. A Byggmax faz todas as suas compras a partir da sede em Estocolmo e, em cada outono, regista um volume de trabalho extremamente elevado. É nessa altura que assinam os acordos anuais com quase 300 fornecedores.
Um dos passos mais demorados para nós foi comunicar com todos os fornecedores por correio electrónico e enviar documentos Word com os acordos para trás e para a frente, afirma Per Haraldsson, Diretor de Compras da Byggmax. E continua:
Isto levou a que muitas vezes não recebêssemos os acordos antes da primavera, e eu sentei-me com maços de acordos com decímetros de altura que deveriam ser assinados e arquivados em pastas. Isto consumia muito tempo, era ineficaz e aborrecido. Tínhamos longos períodos de espera desde a primeira negociação até os acordos estarem assinados e prontos. A gestão de contratos tornou-se um estrangulamento para nós porque temos centenas de fornecedores.
A Oneflow foi a solução para o problema
Per e a sua equipa perceberam que tinham de encontrar uma solução para o problema. Começaram a procurar um fornecedor que pudesse simplificar todo o fluxo do contrato, do início ao fim. A lista de requisitos tinha vários pontos importantes:
- Solução completa
- Funções para colaboração
- Fluxos de trabalho eficientes
- Boa visão geral
- Elevado nível de segurança
A Byggmax encontrou muitos fornecedores, mas estes apenas resolveram parte dos seus problemas. Per tinha a visão de poder trabalhar interactivamente com acordos em todas as fases; tudo, desde a criação de modelos, à negociação, alteração e atualização de acordos em processos contínuos, assinatura electrónica e, por último, mas não menos importante, gestão dos seus acordos. Assim, quando a Byggmax entrou em contacto com a Oneflow, não havia muito em que pensar. Tinham encontrado o seu par perfeito.
“Anteriormente, demorava pelo menos um mês e meio desde o primeiro contacto até à assinatura do acordo. Agora, pode fazê-lo em três dias. Apesar de termos menos recursos, processamos agora um volume muito maior de acordos do que anteriormente.”
Per Haraldsson
Diretor Comercial
Byggmax
Poupe tempo e fluidez nas negociações
A Byggmax trabalha de acordo com o modelo lean com um forte enfoque na melhoria das rotinas e na maximização da estandardização. Uma caraterística da Byggmax é o facto de se atrever a ser inovadora e a desafiar as formas de pensar e os métodos de trabalho estabelecidos. O que valeu a pena.
Graças à Oneflow, os nossos prazos de entrega são significativamente mais curtos. Anteriormente, demorava pelo menos um mês e meio desde o primeiro contacto até à assinatura do contrato. Agora, pode fazê-lo em três dias. Apesar de termos menos recursos, processamos agora um volume muito maior de acordos do que anteriormente, afirma Per.
Em dez anos, muita coisa aconteceu à Byggmax. O número de fornecedores passou de 40 para 300, mas, apesar disso, Per e a sua equipa trabalham de forma mais eficiente do que nunca. Agora, pode dedicar mais tempo e recursos à negociação.
Provavelmente trabalhamos hoje 10 a 15 vezes mais eficientemente do que há dez anos. Negociamos muito com os nossos fornecedores e a Oneflow aumentou a nossa produtividade. Também recebemos reacções positivas dos nossos fornecedores, que consideram que a Oneflow é um sistema bom e claro, afirma Per.
A Oneflow é um parceiro de confiança
Per sublinha a importância de ter uma colaboração estreita com um parceiro em quem possa confiar. Especialmente quando se trata de algo tão importante e sensível como os contratos.
Temos uma colaboração muito boa com a Oneflow, que tem sido reactiva no que diz respeito aos nossos desejos e requisitos. É fácil trabalhar com a Oneflow e acreditamos firmemente que este é o futuro da gestão de contratos. Vemos a Oneflow como um parceiro estratégico, conclui Per.
Trabalhar de forma mais inteligente
Seis razões pelas quais deve começar a usar contratos digitais.
