Byggmax
Älykkäämpiä ja nopeampia diilejä Oneflown avulla
300+
12x
15x
12 kertaa tehokkaampaa työtä pienemmillä resursseilla ja suuremmilla sopimusmäärillä. Se kuulostaa melkein liian hyvältä ollakseen totta, mutta kaikki tämä on todellisuutta Byggmaxin hankintatiimille. He ovat löytäneet oman flownsa Oneflown digitaalisten sopimusten avulla.
Jokainen, joka asuu Pohjoismaissa, on varmasti kuullut nimen Byggmax. Kyseessä on tietenkin tavaratalo, joka myy rakennustuotteita edulliseen hintaan. Nykyään heillä on yli 100 tavarataloa eri puolilla Pohjoismaita, ja he avaavat jatkuvasti uusia.
Byggmax tekee kaikki ostot keskitetysti Tukholman pääkonttorista, ja joka syksy on heille erittäin kiireistä aikaa. Silloin he nimittäin allekirjoittavat vuosisopimukset lähes 300:n toimittajan kanssa.
“Yksi aikaa vievimmistä vaiheista meille on ollut kommunikointi kaikkien toimittajien kanssa sähköpostitse ja Word-asiakirjojen lähettäminen sopimuksineen edestakaisin”, sanoo Per Haraldsson, Byggmaxin ostopäällikkö.
Hän jatkaa: ”Tämä johti siihen, että vastaanotimme usein sopimuksia vasta kevääällä, ja istuin kymmeniä senttejä korkeiden sopimuspinojen keskellä, jotka oli vielä määrä allekirjoittaa ja arkistoida kansioihin. Tämä oli aikaa vievää, tehotonta ja työlästä. Prosessimme oli kovin pitkä ensimmäisestä neuvottelusta siihen saakka, että sopimukset olivat allekirjoitettuja ja valmiita. Sopimushallinnasta tuli meille pullonkaula, koska meillä on satoja tavarantoimittajia.”
Oneflow oli ratkaisu Byggmaxin ongelmaan
Per ja hänen tiiminsä ymmärsivät, että heidän oli löydettävä ratkaisu ongelmaan.
He alkoivat etsiä toimittajaa, joka voisi yksinkertaistaa koko sopimusprosessin alusta loppuun.
Vaatimusluettelossa oli useita tärkeitä kohtia:
- Kokonaisvaltainen ratkaisu
- Yhteistyön mahdollistavat toiminnot
- Tehokkaammat työnkulut
- Hyvä yleisnäkymä
- Korkea turvallisuusaste
Byggmax löysi monia toimittajia, mutta ne ratkaisivat vain osan heidän ongelmistaan. Perillä oli visio pystyä työskentelemään vuorovaikutteisesti sopimusten kanssa kaikissa vaiheissa; asiakirjamallien rakentamisesta, sopimusten neuvottelemisesta, muuttamisesta ja päivittämisestä sähköiseen allekirjoittamiseen, ja – viimeisenä mutta ei vähäisimpänä – sopimusten hallintaan. Kun Byggmax sitten otti yhteyttä Oneflowlle, ei ollut enää paljon mietittävää; he olivat löytäneet täydellisen kumppanin.
”Oneflown ansiosta käsittelyaikaimme ovat lyhentyneet huomattavasti. Aikaisemmin ensimmäisestä yhteydenotosta sopimuksen allekirjoittamiseen meni vähintään puolitoista kuukautta. Nyt tämä voidaan tehdä kolmessa päivässä. Vaikka resurssimme ovat pienentyneet, käsittelemme nyt paljon enemmän sopimuksia kuin ennen”.
Per Haraldsson
Commercial Manager
Byggmax
Oneflow säästää aikaa ja tekee neuvotteluista sujuvampia
Byggmax toimii lean-ajattelun mukaisesti keskittyen vahvasti rutiinien parantamiseen ja standardisaation maksimointiin. Byggmaxille on ominaista, että he uskaltavat olla innovatiivisia ja haastavat vakiintuneita ajattelutapoja ja työtapoja. Tämä on ollut heille kannattavaa.
”Oneflown ansiosta käsittelyaikaimme ovat lyhentyneet huomattavasti.
Aikaisemmin ensimmäisestä yhteydenotosta sopimuksen allekirjoittamiseen meni vähintään puolitoista kuukautta. Nyt tämä voidaan tehdä kolmessa päivässä. Vaikka meillä on vähemmän resursseja, käsittelemme nyt paljon enemmän sopimuksia kuin ennen”, Per sanoo.
Byggmaxilla on tapahtunut paljon kymmenen vuoden aikana. Toimittajien määrä on muuttunut 40:stä 300:aan, mutta Per ja hänen tiiminsä työskentelevät tästä huolimatta tehokkaammin kuin koskaan. Nyt neuvotteluihin voidaan käyttää enemmän aikaa ja resursseja.
”Työskentelemme tänään luultavasti 10–15 kertaa tehokkaammin kuin kymmenen vuotta sitten. Käymme erittäin vaativia neuvotteluja toimittajiemme kanssa, ja Oneflow on parantanut tuottavuuttamme. Olemme saaneet myös positiivista palautetta toimittajiltamme, joiden mielestä Oneflow on hyvä ja selkeä järjestelmä, Per kertoo.
Oneflow on luotettava yhteistyökumppani
Per korostaa läheisen yhteistyön tärkeyttä luotettavan kumppanin kanssa. Varsinkin, kun on kyse jostain niinkin tärkeästä ja arkaluontoisesta asiasta kuin sopimukset.
”Meillä on erittäin hyvä yhteistyö Oneflown kanssa, joka on vastannut toiveisiimme ja vaatimuksiimme aktiivisesti. Oneflown kanssa työskenteleminen on helppoa, ja me uskomme vakaasti siihen, että tässä on sopimushallinnan tulevaisuus. Näemme Oneflown strategisena kumppanina”, Per päättää.
Työskentele viisaammin
Kuusi syytä miksi sinun kannattaa valita digitaaliset sopimukset
Kokeile ja näe itse
Anna meidän näyttää, miten siirrät sopimushallinnan yhteen flowhun.
