Skip to content

Byggmax

Gör smartare och snabbare inköp med Oneflow

300+

Digitala avtal om året

12x

Mer effektiva

15x

Snabbare avtalsprocesser

12x mer effektivt arbete med mindre resurser och större avtalsvolymer. Det låter ju nästan för bra för att vara sant. Men för inköpsteamet på Byggmax är det så verkligheten ser ut. Med Oneflows digitala avtal har de verkligen hittat sitt flow.

Du känner säkert till Byggmax, byggvaruhuset med plånboksvänliga priser. Idag har de över hundra butiker runt om i Norden och de poppar ständigt upp på nya orter. Byggmax sköter alla sina inköp från huvudkontoret i Stockholm och varje höst är arbetsbelastningen extra hög. Då signeras nämligen de årliga avtalen med ungefär 300 leverantörer.

– En av de mest tidskrävande delarna har varit att kommunicera med alla leverantörer via mejl och skicka avtalen i Word-dokument fram och tillbaka, säger Per Haraldsson, inköpschef på Byggmax, och fortsätter:

– Det ledde till att vi oftast inte fick tillbaka avtalen förrän sent på våren, och jag fick sitta med decimeterhöga buntar med avtal som skulle signeras och sättas in i pärmar. Det var tidskrävande, ineffektivt och väldigt tråkigt. Och ledtiderna från förhandling till signerat och klart avtal var långa. Avtalshanteringen blev en flaskhals för oss eftersom vi har hundratals leverantörer.

Oneflow var lösningen på problemet

Per och hans team insåg att de behövde hitta en lösning på problemet. Så de började leta efter en leverantör som kunde förenkla hela avtalsprocessen, från början till slut. På kravlistan fanns flera viktiga punkter:

  • Helhetslösning
  • Funktioner som underlättar samarbete
  • Effektivt arbetsflöde
  • Bra överblick
  • Hög säkerhet

Byggmax kom i kontakt med många leverantörer, men de löste bara vissa delar av problemet. Per ville kunna jobba interaktivt med avtalen i varje steg – från att bygga mallar, till att förhandla, ändra och uppdatera avtalen i pågående processer, för att till sist e-signera och förvalta avtalen. Så när Byggmax stötte på Oneflow fanns det egentligen inte så mycket att fundera över. De hade hittat helt rätt.

Sparar tid och förhandlar med flow

Byggmax arbetar enligt lean-modellen med starkt fokus på förbättring av rutiner och standardisering av processer. Det som utmärker Byggmax är att de vågar vara innovativa och utmana gamla tankegångar och arbetssätt. Vilket har gett resultat.

– Tack vare Oneflow har vi fått avsevärt kortare ledtider. Förut tog det minst en och en halv månad från första kontakt till signerat avtal. Nu kan det istället ta tre dagar. Trots färre resurser hanterar vi nu en mycket större mängd avtal än tidigare, säger Per.

På tio år har det hänt mycket för Byggmax. Antalet leverantörer har gått från 40 till 300, men trots det jobbar alltså Per och teamet mer effektivt än någonsin. Och mer tid och resurser kan läggas på förhandling.

– Vi jobbar säkert 10–15 gånger mer effektivt idag än för tio år sen. Vi förhandlar väldigt hårt med våra leverantörer och Oneflow har ökat vår produktivitet. Vi har också fått positiva reaktioner från våra leverantörer som tycker att Oneflow är ett bra och tydligt system, säger Per.

Oneflow är en pålitlig partner

Per lyfter fram vikten av att ha ett nära samarbete med en partner man kan lita på. Särskilt när det handlar om något så viktigt och känsligt som avtal.

– Vi har ett väldigt bra samarbete med Oneflow som verkligen har lyssnat och tagit till sig våra krav och önskemål. Det är enkelt att jobba med Oneflow, och vi tror helhjärtat på att detta är framtiden för digital avtalshantering. Vi ser Oneflow som en strategisk partner, avslutar Per. 

Jobba smartare

Sex anledningar till att börja använda digitala avtal.

Liknande artiklar

Views

Växande marknad för helt digitala avtal

Artikel

Allt du behöver veta om digital signering av årsredovisningen