Byggmax
En smartere og kjappere handel med Oneflow
300+
12x
15x
12x mer effektiv med færre ressurser og større kontraktsvolum. Det høres nesten for godt ut til å være sant. Men dette er realiteten for procurement-teamet til Byggmax. Med digitale kontrakter fra Oneflow fant de sin egen flyt.
Om du lever i Norden er du trolig kjent med Byggmax, et varehus som selger byggevarer til rimelige priser. I dag har de mer enn 100 butikker i Norden og åpner stadig nye. Byggmax gjør alle sine innkjøp fra hovedkontoret i Stockholm og hver høst opplever de en utrolig pågang med intensiv arbeidsmengde. Det er den tiden på året de signerte årlige avtaler med nesten 300 underleverandører.
“En av de mest tidkrevende arbeidsoppgavene har for oss vært å kommunisere med alle leverandører på e-post også sende de Word dokumenter med avtalen frem og tilbake” sier Per Haraldsson, Innkjøpssjef hos Byggmax. Han fortsetter:
“Dette ledet oss ofte til å ikke motta avtalen før godt ut på høsten og jeg satt der med høye bunker av avtaler som skulle behandles, signeres og arkiveres i permer. Dette var tidkrevende, ineffektiv, og langtekkelig. Vi hadde lang behandlingstid fra første forhandling frem til avtalen var signert og klar. Kontraktshåndtering hadde blitt en flaskehals for oss fordi vi hadde hundrevis av leverandører.”
Oneflow var løsningen til problemet
Per og hans team skjønte at de måtte finne en løsning på problemet. Da startet arbeidet med å finne en leverandør som kunne forenkle hele kontraktsprosessen, fra start til slutt. Kravlisten deres hadde flere viktige punkter:
- En komplett løsning
- Funksjoner for samarbeid
- Effektiv arbeidsflyt
- God oversikt
- Høy sikkerhet
Byggmax fant mange leverandører, men de løste bare noen av problemene. Per hadde en visjon om å kunne jobbe interaktivt med avtaler igjennom alle faser, helt fra bygging av maler, til forhandlinger, e-signering, til arkivering og avtalehåndtering. Så når Byggmax kontaktet Oneflow var det ikke så veldig vanskelig valg, de hadde funnet en perfekt partner.
Tidligere tok det minst en og en halv måned fra første kontakt til signert avtale. Nå kan det gjøre på tre dager. Selv med færre ressurser kan vi prosessere et større volumer av avtaler enn før”, sier Per.
Per Haraldsson
Commercial Manager
Byggmax
Spar tid og flyt igjennom forhandlingene
Byggmax jobber i henhold til “lean modellen” med et sterkt fokus på forbedring av rutiner og maksimering av standardisering. Et av Byggmax sine kjennetegn er at de våger å være innovative, samt utfordre etablerte tanker og arbeidsmetoder. Dette har gitt resultat.
“Takket være Oneflow har ledetiden vår blitt betydelig redusert. Tidligere tok det minst en og en halv måned fra første kontakt til signert avtale. Nå kan det gjøres på tre dager. Selv med færre ressurser kan vi prosessere et større volumer av avtaler enn før”, sier Per.
Mye har skjedd de siste ti årene for Byggmax. Antallet leverandører har gått fra 40 til 300, men Per og hans team jobber mer effektivt enn noensinne. Nå kan de bruke mer tid og ressurser på selve forhandlingene.
“Vi jobber kanskje 10-15 ganger mer effektivt i dag, sammenlignet med ti år siden. Vi forhandler hardt med våre leverandører og Oneflow har økt vår produktivitet. Vi får også positive reaksjoner fra våre leverandører som synes Oneflow er et godt og tydelig system”, sier Per.
Oneflow er en pålitelig partner
Per understreker viktigheten av å ha en tett samarbeid med en partner du kan stole på. Spesielt når det kommer til noe så viktig og sensitivt som kontrakter.
“Vi har et veldig godt samarbeid med Oneflow, som også har vært responsive når det kommer til våre ønsker og krav. Det har vært lett å jobbe med Oneflow og vi har klokketro på at dette er fremtidens måte å håndtere kontrakter på. Vi ser Oneflow som en strategisk partner”, konkluderer Per.
Jobb smartere
16 grunner til å jobbe med moderne digitale kontrakter
