Byggmax
Doet slimmer en sneller aankopen met Oneflow
300+
12x
15x
12x efficiënter werken met minder middelen en grotere contractvolumes. Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Maar dit is de realiteit voor het inkoopteam van Byggmax. Met de digitale contracten van Oneflow hebben ze hun flow gevonden.
Als je in Scandinavië woont, ben je waarschijnlijk bekend met Byggmax, een warenhuis dat bouwproducten tegen betaalbare prijzen verkoopt. Tegenwoordig hebben ze meer dan 100 warenhuizen in heel Scandinavië en openen ze voortdurend nieuwe vestigingen. Byggmax doet al haar aankopen vanuit het hoofdkantoor in Stockholm en ervaart elk najaar een extreem hoge werkdruk. Dan ondertekenen ze de jaarovereenkomsten met bijna 300 leveranciers.
“Een van de meest tijdrovende stappen voor ons was het communiceren via e-mail met alle leveranciers en het heen en weer sturen van Word-documenten met de overeenkomsten”, zegt Per Haraldsson, Purchasing Manager bij Byggmax. Hij vervolgt:
“Daardoor kregen we de overeenkomsten vaak pas ver in het voorjaar en zat ik met decimeterhoge bundels overeenkomsten die ondertekend moesten worden en in klappers moesten worden gearchiveerd. Dit was tijdrovend, inefficiënt en vervelend. We hadden lange doorlooptijden vanaf de eerste onderhandeling tot het moment waarop de overeenkomsten ondertekend en gereed waren. Contractbeheer werd voor ons een bottleneck omdat we honderden leveranciers hebben.”
Oneflow was de oplossing voor het probleem
Per en zijn team realiseerden zich dat ze een oplossing voor het probleem moesten vinden. Ze gingen op zoek naar een leverancier die de hele contractflow van begin tot eind kon vereenvoudigen. De lijst met eisen had een aantal belangrijke punten:
- Complete oplossing
- Functies voor samenwerking
- Efficiënte workflows
- Goed overzicht
- Hoog beveiligingsniveau
Byggmax vond veel leveranciers, maar die losten slechts een deel van hun problemen op. Per had de visie om in alle stadia interactief te kunnen werken met overeenkomsten: alles van het creëren van templates tot het onderhandelen, wijzigen en bijwerken van overeenkomsten in lopende processen, e-ondertekening en tot slot het beheren van hun overeenkomsten. Dus toen Byggmax in contact kwam met Oneflow, was er niet veel om over na te denken. Ze hadden hun perfecte match gevonden.
“Voorheen duurde het zeker anderhalve maand van het eerste contact tot een ondertekende overeenkomst. Nu kan dat in drie dagen. Ook al hebben we minder middelen, we verwerken nu een veel groter volume aan overeenkomsten dan voorheen.”
Per Haraldsson
Commercial Manager
Byggmax
Bespaart tijd en zorgt voor een goede onderhandelingenflow
Byggmax werkt volgens het lean model met een sterke focus op het verbeteren van routines en het maximaliseren van standaardisatie. Kenmerkend voor Byggmax is dat ze innovatief durven te zijn en bestaande denk- en werkwijzen uitdagen. Wat zijn vruchten heeft afgeworpen.
“Dankzij Oneflow zijn onze doorlooptijden beduidend korter. Voorheen duurde het zeker anderhalve maand van het eerste contact tot een getekende overeenkomst. Nu kan dat in drie dagen. Ook al hebben we minder middelen, we verwerken nu een veel groter volume aan overeenkomsten dan voorheen”, zegt Per.
Er is in tien jaar veel gebeurd voor Byggmax. Het aantal leveranciers is van 40 naar 300 gegaan, maar desondanks werken Per en zijn team efficiënter dan ooit. Nu kunnen er meer tijd en middelen worden besteed aan onderhandelen.
“We werken tegenwoordig waarschijnlijk 10 tot 15 keer efficiënter dan tien jaar geleden. We onderhandelen hard met onze leveranciers en Oneflow heeft onze productiviteit verhoogd. We hebben ook positieve reacties gekregen van onze leveranciers die Oneflow een goed en duidelijk systeem vinden”, zegt Per.
Oneflow is een betrouwbare partner
Per benadrukt het belang van een nauwe samenwerking met een betrouwbare partner. Vooral als het gaat om zoiets belangrijks en gevoeligs als contracten.
“We hebben een zeer goede samenwerking met Oneflow, die goed inspeelde op onze wensen en eisen. Met Oneflow werken is makkelijk en we zijn ervan overtuigd dat dit de toekomst van contractbeheer is. We zien Oneflow als een strategische partner”, besluit Per.
Slimmer werken
Zes redenen waarom u digitale contracten moet gaan gebruiken.
