Eurofins
We zetten de geest van innovatie voort met digitale contracten
8x
Naadloos
4x
Eurofins gebruikt digitale contracten omdat ze “de toekomst van overeenkomsten” zijn.
Als het gaat om innovatie en het verleggen van grenzen om nieuwe dingen te ontdekken, heeft Eurofins een gedocumenteerde succesgeschiedenis. Ze lopen voorop op het gebied van laboratorium- en testdiensten die wereldwijd in verschillende sectoren en industrieën worden gebruikt. En onlangs, als gevolg van de wereldwijde pandemie, werd hun werk nóg gangbaarder. Iets wat zij ook belangrijk vinden, is hun oplossing voor contractbeheer.
De test- en ondersteuningsdiensten die ze aanbieden, leiden tot ontdekkingen van nieuwere en veiligere opties als het gaat om voedsel, milieudiensten en meer. Maar toen ontdekten ze de digitale contracten van Oneflow en de impact die deze zouden kunnen hebben op hun manier van werken. Er hangt innovatie in de lucht bij Eurofins en het was absoluut tijd voor hen om hun contractprocessen nieuw leven in te blazen
Sara Carlsson is HR-generalist bij Eurofins Zweden in Lidköping. Ze ondersteunt de hele groep, over de hele wereld. Ze houdt zich al ruim drie jaar bezig met recruitment en de bijbehorende HR-taken. En sinds ze bij Eurofins werkt, breidde het bedrijf zich uit tot meer dan 55.000 werknemers en heeft het laboratoria in meer dan 50 landen.
Deze grote hoeveelheid werknemers in een groot aantal landen creëerde de behoefte om zoveel mogelijk te stroomlijnen. En om digitaal te gaan op gebieden die impact hebben op de hele organisatie.
“Toen ik hier drie jaar geleden aangesteld werd, begonnen we ons af te vragen hoe we bepaalde processen soepeler zouden kunnen laten verlopen. Hoe kunnen we efficiënter zijn? We hebben nog steeds veel handmatige processen in onze laboratoria, zo vereisen de voorschriften formele handtekeningen met pen en papier”, zei Sara. “We moesten goed nadenken en er waren veel digitale initiatieven gaande. In het lab, wat betreft het vastleggen van digitale handtekeningen. En vanuit HR-perspectief ondersteunen we het bedrijf in het hele land met arbeidsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen en andere documenten die een handtekening nodig hebben.”
Digitaal in het lab met digitale contracten
Zoals te zien is bij vrijwel elk bedrijf over de hele wereld, worden digitale initiatieven bovenaan de takenlijst gezet. Bij Eurofins is dit eigenlijk niet veel anders. En met de pandemie die het probleem erger maakte, was de tijd rijp om de stap te zetten. Toen ging Eurofins van de old school-manier met papier naar de manier van de toekomst.
“Voorheen moesten we zoveel uitprinten. We stuurden zoveel papierwerk per post. Het was net als vroeger. Het was dus een belachelijk grote hoeveelheid papier, wat slecht is voor het milieu. Maar we verloren er ook veel tijd door”, zegt Sara.
Het is waar dat digitale contracten beter zijn voor het milieu dan contracten die per post worden verstuurd, maar dat was volgens Sara niet de enige reden waarom ze voor Oneflow kozen.
“Dus we begonnen na te denken over hoe we konden digitaliseren en toen kwamen we eigenlijk op een punt waarop we er echt iets mee moesten doen. Dus hebben we een paar bedrijven gebenchmarkt en uiteindelijk voor Oneflow gekozen.”
“Weet je, ons bedrijf verandert snel en wij veranderen met de markt mee, wat betekent dat de systemen die we gebruiken zowel met ons én met de markt mee moeten kunnen veranderen. Achterblijven is geen optie. Dus ik let er goed op of een oplossing flexibel is. En ook of het systeem overzichtelijk is.”
Sara Carlsson
HR Generalist
Eurofins
Met de stroom mee naar hun doelen
Het stellen en behalen van doelen is niets nieuws voor Eurofins. Ze streven ernaar om elk doel dat ze zichzelf stellen te halen. Ze hebben de neiging ambitieus te zijn, wat de meeste doelen ook zouden moeten zijn. Meer digitaliseren was daar zeker één van, maar ze wilden ook hun impact op het milieu verkleinen. Zeker een nobel doel, en met Oneflow kunnen ze beide behalen.
“Het belangrijkste is dat ik geloof dat we onze reis naar meer digitalisering kunnen voortzetten. En dit helpt ons ook om onze CO2-doelstelling binnen het bedrijf te bereiken. En dat doel is om onze CO2-voetafdruk te verkleinen. Dus ook dit is een stap die ons daarbij helpt. We hebben écht minder papier verbruikt en kunnen dingen digitaal opslaan.“
Het vinden van een oplossing waarmee je meerdere doelen tegelijk kunt bereiken, is een win-winsituatie. De voordelen van digitale contracten gaan echter nóg dieper. Managers zijn gelukkiger nu ze het contractproces beter kunnen controleren en ze dus verbeterde toezichtfuncties hebben.
“Behalve dat het efficiënter is, zie ik ook positieve signalen bij onze managers die, omdat ze accounts hebben in Oneflow, het gevoel hebben beter de controle te behouden over hun eigen arbeidsovereenkomsten. Zodat ze hun afspraken kunnen bijhouden en deze digitaal op één plek hebben”, zegt Sara. “Wat betekent dat ze gemakkelijk toegang hebben tot de contracten van hun werknemers, waar ze voorheen lastiger bij konden. Dus dat is echt een goede manier voor onze managers om van alles op de hoogte te blijven.”
Digitale contracten geven je controle over je proces en stellen je in staat op de hoogte te blijven van elke deal, elk contract en meer.
Innovatie aanwakkeren
Om de innovatieve geest van Eurofins te demonstreren, gebruiken ze Oneflow in hun laboratoria op nieuwe manieren. Ze passen Oneflow op creatieve wijze toe om zich af te melden en goedkeuringen te krijgen voor hun eigen interne processen. Deze showcase van hun genialiteit benadrukt dat Oneflow door een gehele organisatie kan worden gebruikt, vooral als het een grotere organisatie betreft.
“Ik ben iemand met een rijke fantasie. En ik denk dus graag out of the box. We hebben Oneflow uitgeprobeerd voor meer ongebruikelijke doeleinden. Zo hebben we een groep mensen en systeemontwerpers die werken aan de ontwikkeling van ons laboratoriumbeheersysteem. Zij hebben testprotocollen die een fysieke handtekening vereisen omdat we een laboratorium zijn.” zegt Sara.
Het verzamelen van handtekeningen is een moeizaam proces. En als je erover nadenkt is Oneflow een oplossing voor digitale contracten, voor het veiligstellen van digitale handtekeningen op een coherente en snelle manier. Dus met een beetje creativiteit kom je een heel eind. Sara denkt er hetzelfde over.
“Dit team gebruikt Oneflow dus eigenlijk om testprotocollen uit te sturen. En voor zover ik weet, maken ze daar nu nog steeds gebruik van en zijn ze dit aan het uitbreiden. Het zit dus nog een beetje in de proeffase, maar we hebben binnen het bedrijf gebieden gevonden waar we één flow kunnen toepassen, ook al is dat niet de core business. Maar weet je, door out of the box te denken, is alles mogelijk.”
Het is een nieuwe manier om handtekeningen binnen een bedrijf te verzamelen, maar met Oneflow is het een flexibele oplossing die kan worden aangepast aan je eigen behoeften.
Flexibele workflows en contracten
Het is wel duidelijk dat Sara en haar collega’s bij Eurofins zich niet beperken tot één manier van denken of werken. Met een dergelijke aanpak hebben ze tools nodig die zich kunnen aanpassen en hen de flexibiliteit kunnen bieden waarnaar ze op zoek zijn. Gelukkig kan Oneflow die behoefte bevredigen.
“De flexibiliteit, zoals ik al eerder zei, is erg belangrijk voor mij om het ‘out of the box’-concept toe te kunnen passen. Dus voor mij is het superbelangrijk dat je zelf de zaken kunt vormgeven. Of het nu gaat om rapporten of templates, ik wil flexibel kunnen zijn en kunnen veranderen”, zegt Sara.
Op vrijwel elk gebied is flexibiliteit is een belangrijke vaardigheid. Vooral als het om een bedrijf gaat. Je moet je kunnen aanpassen, improviseren en obstakels kunnen overwinnen. Aangezien de toekomst moeilijk te voorspellen is en concurrerend blijven een vereiste is in moderne economische omgevingen.
“Weet je, ons bedrijf verandert snel en wij veranderen met de markt mee, wat betekent dat de systemen die we gebruiken mee moeten kunnen veranderen met ons én met de markt. Achterblijven is geen optie. Dus ik let goed op of een oplossing flexibel is. En ook of het systeem overzichtelijk is.”
Wat is frictie in jouw ogen?
Op de vraag wat frictie voor haar betekent, geeft Sara een overtuigend antwoord.
“Voor mij betekent het dat alles soepel verloopt. Dat je niet twee keer hoeft na te denken. Het verloopt zó soepel dat je geen taken voor je uit zal willen schuiven. En vanuit mijn oogpunt zijn veel functies van Oneflow echt van toepassing op die definitie. Bijvoorbeeld het kopiëren van overeenkomsten en dergelijke. Je hoeft alleen maar te kopiëren en te plakken, wat ook heel veel tijd scheelt. Dus voor mij gaat het om het gemak ervan.”
Bij Oneflow gaan we de strijd aan met frictie. En met Sara’s definitie van frictie zorgen digitale contracten zeker voor een soepele ervaring en is er geen sprake meer van obstakels. Het lijkt erop dat ze het daarmee eens is.
De toekomst van overeenkomsten
Bij het implementeren van een digitaal initiatief is het belangrijk dat het de tand des tijds doorstaat. Als een project eenmaal is afgerond, wil je niet opnieuw hoeven te beginnen. Het moet de basis vormen voor andere toekomstige inspanningen op het gebied van digitale transformatie.
“Ik denk gewoon dat dit in veel opzichten de toekomst is. En we hebben een aantal positieve reacties gekregen van kandidaten die denken dat we voorop lopen omdat we gebruik maken van e-handtekeningen. Het is dus ook positief geweest voor ons imago als werkgever”, aldus Sara.
Nu er een solide basis is gelegd, zijn ze klaar om steeds verder te gaan. De positieve ontvangst die ze hebben gekregen, lijkt te bevestigen dat ze op de goede weg zijn. Als je een manier zoekt om je digitale initiatieven een vliegende start te geven, kunnen digitale contracten je helpen!
