Sprio is het wervings- en uitzendbureau dat de obstakels van het wervingsproces met de grond gelijk maakt. Supersnel en probleemloos is hun motto – van solliciteren tot feedback krijgen. En met het Oneflow-platform voor digitale contracten worden kandidaten in een mum van tijd aangenomen!

De realiteit van onhandige, tijdrovende workflows

Als consulting manager bij Sprio, neemt Elin Adell het over van de recruiter en tekent het contract met de kandidaat, beheert de onboarding en zorgt dat zowel opdrachtgever als kandidaat tevreden zijn. En omdat Sprio veel consultants bij klanten heeft, betekent dit dat Elin veel contracten moet afhandelen. Dit gebeurde in eerste instantie handmatig, waarbij alle arbeidsovereenkomsten en andere documenten met pen op papier werden ondertekend en daarna in klappers werden opgeborgen. Hierdoor was er nul procent flexibiliteit en werden er alleen al aan het ondertekenen van het contract enkele uren besteed.

“Een handmatige workflow was een uitdaging, omdat we zeer snelle wervingsprocessen hebben en veel studenten aannemen die niet altijd naar ons kantoor kunnen komen. Het ondertekenen van contracten op papier maakte het erg omslachtig voor ons, en we zouden ‘s avonds tot laat op kantoor moeten blijven om in het schema van de kandidaat te passen”, zegt Elin.

Naast het tijdrovende proces van printen, ondertekenen, mailen, wachten om de ondertekende overeenkomst terug te krijgen en uiteindelijk in een klapper te stoppen, betekende de handmatige workflow ook dat er heel weinig controle was. Het was lastig voor Elin en haar collega’s om te weten of de geposte overeenkomst de kandidaat had bereikt en wanneer ze de ondertekende overeenkomst terug zouden krijgen. Ook het werken met papieren contracten kan logistiek gezien voor problemen zorgen.

“Aangezien we niet altijd op kantoor zijn, moest je eraan denken om alle papieren uit te printen en mee te nemen. Als je iets was vergeten, werd het ontzettend ingewikkeld”, zegt Elin.

De overgang van statisch naar dynamisch

Het team van Sprio besefte dat er iets moest gebeuren, en dan het liefst al gisteren. Toen een verkoper van Oneflow contact opnam en liet zien solide kennis en ervaring van de Sprio-industrie te hebben, bestond er geen twijfel meer. Ze hadden hun perfecte match gevonden! Ze gingen meteen aan de slag met de implementatie en dankzij de eenvoud van Oneflow kwamen de voordelen van digitale contracten snel aan het licht. Tegenwoordig gebruiken Elin en haar collega’s Oneflow dagelijks voor het ondertekenen van allerlei belangrijke documenten.

“Oneflow bespaart ongelooflijk veel tijd en is zeer flexibel. We zijn niet altijd op kantoor aanwezig, dus nu kunnen we al onze ‘papieren’ meenemen op de computer en overal ondertekenen. Onze dagelijkse werkzaamheden verlopen veel soepeler”, zegt Elin.

Efficiëntie verhogen met digitale contracten

Elin somt veel positieve resultaten van Oneflow op, maar ze benadrukt vooral hoeveel tijd ze besparen. Sprio is veel efficiënter geworden, omdat Oneflow een soepele oplossing biedt voor zowel de persoon die de contracten beheert als de ondertekenaar. Elin noemt ook alle positieve reacties van hun kandidaten.

“Onze kandidaten, die 19 tot 28 jaar oud zijn, vinden het hele ondertekeningsproces erg modern. Het geeft ze een goede ervaring. Ze stellen het ook op prijs dat ze de ondertekende overeenkomst per e-mail ontvangen, waardoor deze gemakkelijk toegankelijk is”, zegt Elin.

Elin twijfelt er niet aan dat Oneflow haar dagelijkse werkzaamheden een stuk makkelijker heeft gemaakt. Voorbij zijn de dagen van saai papierwerk, obstakels in het ondertekeningsproces en een gebrek aan controle.

“Ik raad Oneflow zeker aan! Deels omdat het heel makkelijk in gebruik is. Het is flexibel en stelt ons in staat vrijelijk te werken, waar we ook zijn. Ook weten we dankzij de paar keer dat we het nodig hadden, dat Oneflow een fantastische support heeft die overal bij helpt”, besluit Elin.