Previa
20 dagen later: meer tevreden klanten, gelukkiger personeel
1000+
20 days
8x
De belangrijkste inzichten:
- Je kunt contractmagie ervaren binnen slechts 20 dagen
- De voordelen van digitale contracten zijn meer dan alleen tijd- en geldbesparing:
- Geweldige klantervaring met een eenvoudig ondertekeningsproces
- Kortere verkoopcyclus
- Snellere geldstromen
- Dankbaar werk voor teamleden
- Digitalisering ontketent je contractgegevens:
- Neem datagedreven beslissingen
- Automatiseer contractworkflows in bestaande systemen
Digitalisering transformeert de manier waarop we werken
Op een dag ontvingen we een e-mail van Ingrid Dilot, Head of Sales bij Previa, een bedrijf dat zakelijke wellness-oplossingen aanbiedt in Zweden.
Er stond -“Wauw, Oneflow, bedankt voor een fantastische digitale revolutie!”
Op dat moment wisten we dat Previa wonderen verrichte op het grootste eiland van Zweden, Gotland!
“Ons team in Gotland verwerkt elk jaar meer dan 1000 contracten. Jarenlang was het zo dat als een potentiële klant contact met ons opnam, het team telefonisch veel informatie verzamelde om een contract voor hen op te stellen. Het contract werd eerst opgesteld met behulp van Word, opgeslagen als pdf, en vervolgens bijgevoegd aan een e-mail die naar de klant werd gestuurd. We vroegen de klant ook om het contract uit te printen, te ondertekenen, te scannen en naar ons terug te sturen. Vervolgens volgden wij dezelfde procedure, stuurden we het ondertekende contract naar de klant en bewaarden we een kopie in ons archief”, legt Ingrid met een zucht uit.
“Tegenwoordig kunnen we met een paar klikken de hele contractstroom van begin tot eind doorlopen.”
Een “wauw”-effect na 20 dagen
Het was geweldig om te zien hoe digitalisering de manier waarop het team in Gotland werkte transformeerde. Maar wat het project nóg geweldiger maakte, was dat ze 20 dagen na de keuze voor Oneflow de magie van de flow voelden.
Ingrid merkt op dat de grootste hindernis die ze moesten overwinnen na het nemen van de beslissing een mentale barrière was. De illusie dat de taak die voor ons lag te intimiderend was om aan te kunnen.
“In werkelijkheid duurde de eerste training van het Oneflow Customer Success Team slechts een uur. En zelfs dat gebeurde online. Daarna hebben we wat tijd besteed aan het maken van onze contracttemplate, wat gemakkelijker werd gemaakt door onze succesmanager Olivia Grim, omdat ze onze branding en inhoud vooraf voor ons in de template laadde. Het enige wat we deden was beoordelen en goedkeuren”, zegt Ingrid.
“Na een paar weken Oneflow te hebben gebruikt, begon de magie.”
“De voordelen van digitalisering gaan verder dan tijd- en kostenbesparing. We maken het gemakkelijk voor onze klanten om te ondertekenen, de verkoopcyclus wordt verkort en de geldstromen gaan sneller naar het bedrijf. En het creëert een meer dankbare werkomgeving voor het team.”
Ingrid Dilot
Head of Sales
Previa
Vrij van frictie: snellere deals
Verrassend genoeg zijn tijd en kosten niet de grootste voordelen. Het geld dat wordt bespaard op papier, enveloppen, verzendkosten enz. is geweldig. Maar voor Ingrid is de magie een frictieloze contractstroom van begin tot eind.
“Elke stap die je moet zetten om een taak af te ronden, is een “moment”. De telefoon opnemen, het contract uitprinten, het geprinte exemplaar uit de printer halen, het contract scannen enzovoort, het zijn allemaal momenten die bij elke deal voor vertraging en verlamming zorgen”, benadrukt Ingrid.
“De voordelen van digitalisering gaan verder dan tijd- en kostenbesparing. We maken het gemakkelijk voor onze klanten om te ondertekenen, de verkoopcyclus wordt verkort en de geldstromen gaan sneller naar het bedrijf. En het creëert een meer dankbare werkomgeving voor het team.”
De flow is de katalysator voor digitalisering
Met Oneflow is de digitalisering van Previa nog maar net begonnen. Ingrid presenteert Oneflow vaak als een voorbeeld van Previa’s digitale transformatieprojecten aan de interne teams. Het helpt de digitalisering in het hele bedrijf te versnellen.
Ze voelt zich geïnspireerd. Ze denkt al na over andere automatiseringsprojecten die mogelijk worden gemaakt door Oneflow. Zoals het automatisch versturen van een welkomstmail naar klanten, nadat ze een contract hebben ondertekend.
Omdat Oneflow contractgegevens omzet van ongestructureerde naar gestructureerde gegevens, kan Previa die gegevens nu gebruiken om de daaropvolgende workflows in hun bestaande systemen te automatiseren of te activeren.
Op de vraag wat haar advies is aan andere bedrijven die nog steeds aarzelen om te investeren in een digitaliseringsproject als Oneflow vanwege de psychologische barrière, zei Ingrid:
“Gewoon doen. Want het is de investering absoluut waard.”
