Spiro er rekrutterings- og bemanningsselskapet som bryter ned hindringene i rekrutteringsprosessen. Superraskt og problemfritt er deres motto – fra å søke på en jobb til å få tilbakemelding. Og med Oneflows plattform for digitale kontrakter, blir kandidater til ansatte på null tid!

Virkeligheten med klønete, tidkrevende arbeidsprosesser

Som Consulting Manager hos Sprio, tar Elin Adell over etter rekruttereren og signerer kontrakten med kandidaten, håndterer oppstarten og sørger for at både klienten og kandidaten er fornøyde. Og fordi Spiro har mange konsulenter ute hos klienter, betyr det at Elin har mange kontrakter å håndtere. Dette ble i utgangspunktet gjort manuelt, med ansettelseskontrakter og andre dokumenter signer med pen på papir, og deretter lagret i permer. Dette ga rom for null prosent fleksibilitet, og mange timer ble brukt på kontraktssigneringen alene.

«En manuell arbeidsprosess var utfordrende, da vi har en veldig raskt rekrutteringsprosess, og rekrutterer mange studenter som ikke alltid hadde muligheten til å komme seg til kontoret vårt. Å signer kontrakter på papir gjorde det veldig tungvint for oss, og vi måtte blir på kontoret til sent på kvelden for å tilpasse oss kandidatenes timeplan,» sier Elin.

I tillegg til den tidkrevende prosessen med å skrive ut, signere, sende, vente på å få den signerte kontrakten returnert og tilslutt legge den i en perm, så betydde den manuelle prosessen at vi hadde svært lite kontroll. Det var vanskelig for Elin og kollegaene hennes å vite om den postlagte avtalen hadde kommet frem til kandidaten, og når de ville få den signerte avtalen tilbake. Å jobbe med papirkontrakter kunne også føre til problemer i forbindelse med logistikk. 

«Siden vi ikke alltid er på kontoret, måtte du huske å skrive ut alle papirene og ta dem med. Dersom du glemte noe, ble det utrolig komplisert,» sier Elin.

Bevege seg fra statisk til dymanisk

Teamet hos Spiro fant raskt noe måtte gjøres, og helst i går. Når en selger fra Oneflow tok kontakt og presenterte solid kunnskap og erfaring fra Spiros bransje, var de ikke i tvil. De hadde funnet sin perfekte match! Implementeringen startet med samme og, takket være Oneflows enkelhelt, fordelene med digitale kontrakter kom raskt til syne.

I dag bruker Elin og kollegaene hennes Oneflow daglig for å signere alle typer viktige dokumenter.“Oneflow sparer utrolig mye tid og er veldig fleksibelt. Vi er ikke alltid på kontoret, så nå kan vi ta med oss alle ‘papierene’ på laptopen, og signere hvor vi enn befinner oss. Arbeidshverdagen har blitt så mye smidigere,» sier Elin.

Drive effektiviten med digitale kontrakter

Elin nevner mange positive resultater med Oneflow, men hun bemerker spesielt hvor mye tid de spa Spiro har blitt mye mer effektivt, da Oneflow er en smidig løsning for både personen som håndterer kontraktene og for den som signerer. Elin nevner også alle de positive reaksjonene fra rekruttene deres.

«Rekruttene våre, som er mellom 19 og 28 år, synes hele signeringsprosessen er veldig moderne. Det gir dem en god opplevelse. De setter også pris på å motta den signerte avtalen på e-post, noe som gjør den lett tilgjengelig,» sier Elin.

For Elin, er det ingen tvil om at Oneflow har gjort arbeidshverdagen hennes i Sprio enklere. Dagene med kjedelig papirarbeid, problematisk signeringsprosess og null kontroll er en saga blott.

«Jeg anbefaler definitivt Oneflow! Delvis fordi det er enkelt å bruke. Det er fleksibelt og lar oss jobbe fritt uansett hvor vi enn befinner oss. Vi vet også, fra de gå gangene vi har hatt behov for den, at Oneflow har en faktastisk supportavdeling som hjelper til med alt,» konkluderer Elin.