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Byggmax

Realiza compras más inteligentes y rápidas con Oneflow

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300+

Contratos digitales al año

12x

Más eficaz

15x

Procesos contractuales más rápidos

Trabajo 12 veces más eficiente con menos recursos y mayores volúmenes de contratos. Casi suena demasiado bueno para ser verdad. Pero esta es la realidad para el equipo de compras de Byggmax. Con los contratos digitales de Oneflow, han encontrado su flujo.

Si vives en los países nórdicos, probablemente conozcas Byggmax, unos grandes almacenes que venden productos de construcción a precios asequibles. Hoy tienen más de 100 grandes almacenes en todos los países nórdicos y abren constantemente otros nuevos. Byggmax realiza todas sus compras desde la sede central de Estocolmo, y cada otoño experimentan una carga de trabajo extremadamente alta. Es entonces cuando firman los acuerdos anuales con casi 300 proveedores.

Uno de los pasos que más tiempo nos ha llevado ha sido comunicarnos con todos los proveedores por correo electrónico y enviar documentos de Word con los acuerdos de un lado a otro, dice Per Haraldsson, Director de Compras de Byggmax. Y continúa:

Esto hacía que a menudo no recibiéramos los acuerdos hasta bien entrada la primavera, y yo me sentaba con fajos de acuerdos de decímetros de alto que debían firmarse y archivarse en carpetas. Esto requería mucho tiempo, era ineficaz y tedioso. Teníamos largos plazos desde la primera negociación hasta que los acuerdos estaban firmados y listos. La gestión de contratos se convirtió en un cuello de botella para nosotros, porque tenemos cientos de proveedores.

Oneflow era la solución al problema

Per y su equipo se dieron cuenta de que tenían que encontrar una solución al problema. Empezaron a buscar un proveedor que pudiera simplificar todo el flujo del contrato, de principio a fin. La lista de requisitos tenía varios puntos importantes:

  • Solución completa
  • Funciones para la colaboración
  • Flujos de trabajo eficientes
  • Buen resumen
  • Alto nivel de seguridad

Byggmax encontró muchos proveedores, pero sólo resolvían partes de sus problemas. Per tenía la visión de poder trabajar de forma interactiva con los acuerdos en todas las fases; desde la creación de plantillas, hasta la negociación, modificación y actualización de acuerdos en procesos continuos, la firma electrónica y, por último pero no menos importante, la gestión de sus acuerdos. Así que, cuando Byggmax se puso en contacto con Oneflow, no había mucho que pensar. Habían encontrado la pareja perfecta.

Per Haraldsson Byggmax

Ahorra tiempo y fluidez en las negociaciones

Byggmax trabaja según el modelo lean, con un fuerte enfoque en mejorar las rutinas y maximizar la estandarización. Una característica de Byggmax es que se atreven a ser innovadores y a desafiar las formas de pensar y los métodos de trabajo establecidos. Y eso ha dado sus frutos.

Gracias a Oneflow, nuestros plazos de entrega son significativamente más cortos. Antes se tardaba al menos un mes y medio desde el primer contacto hasta la firma del acuerdo. Ahora, puede hacerse en tres días. Aunque tenemos menos recursos, ahora procesamos un volumen de acuerdos mucho mayor que antes, dice Per.

Han pasado muchas cosas en diez años para Byggmax. El número de proveedores ha pasado de 40 a 300, pero a pesar de ello Per y su equipo trabajan con más eficacia que nunca. Ahora pueden dedicar más tiempo y recursos a negociar.

Probablemente hoy trabajamos de 10 a 15 veces más eficazmente que hace diez años. Negociamos mucho con nuestros proveedores y Oneflow ha aumentado nuestra productividad. También hemos recibido reacciones positivas de nuestros proveedores, que piensan que Oneflow es un sistema bueno y claro, dice Per.

Oneflow es un socio de confianza

Per subraya la importancia de colaborar estrechamente con un socio en el que puedas confiar. Sobre todo cuando se trata de algo tan importante y delicado como los contratos.

Tenemos una muy buena colaboración con Oneflow, que ha respondido a nuestros deseos y requisitos. Es fácil trabajar con Oneflow, y creemos firmemente que es el futuro de la gestión de contratos. Vemos a Oneflow como un socio estratégico, concluye Per.

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