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Byggmax

Effectue des achats plus rapidement et plus intelligemment avec Oneflow

300+

Contrats numériques par an

12x

Plus efficace

15x

Processus de contrat plus rapides

Un travail 12 fois plus efficace avec moins de ressources et de plus larges volumes de contrats. C’est presque trop beau pour être vrai. Mais c’est la réalité pour l’équipe d’achats chez Byggmax. Avec les contrats numériques de Oneflow, ils ont trouvé leur rythme.

Processus de contrat plus rapides

Les habitants des pays nordiques connaissent certainement Byggmax, un grand magasin qui vend des produits de construction à des prix abordables. Aujourd’hui, ils ont plus de 100 magasins à travers les pays nordiques, et ils en ouvrent constamment de nouveaux. Byggmax effectue tous ses achats depuis le siège social à Stockholm en Suède, et chaque automne, ils subissent une charge de travail extrêmement élevée. C’est en effet à ce moment-là qu’ils signent les accords annuels avec près de 300 fournisseurs.

« L’une des étapes les plus chronophages pour nous a été de communiquer avec tous les fournisseurs par e-mail et d’envoyer des documents Word avec les accords qu’ils nous renvoient ensuite », déclare Per Haraldsson, directeur des achats chez Byggmax.  Il poursuit :

« Cela nous a souvent amenés à ne recevoir les accords qu’au printemps suivant, et j’avais alors des liasses d’accords de 10 cm de haut qui devaient être signées et archivées dans des classeurs. Cela était chronophage, inefficace et pénible. Nous avons eu de longs délais depuis la première négociation jusqu’à ce que les accords soient signés et prêts. La gestion des contrats est devenue un goulot d’étranglement pour nous, car nous avons des centaines de fournisseurs. »

Oneflow était la solution au problème

Per et son équipe ont réalisé qu’ils devaient trouver une solution au problème. Ils ont commencé à chercher un fournisseur capable de simplifier l’ensemble du flux de contrat, du début à la fin. La liste des exigences comportait plusieurs points importants :

  • Une solution complète
  • Des fonctions de collaboration
  • Des flux de travail efficaces
  • Une bonne vue d’ensemble
  • Un haut niveau de sécurité

Byggmax a trouvé de nombreux fournisseurs, mais ils n’ont résolu qu’une partie de leurs problèmes. Per avait pour vision de pouvoir travailler de manière interactive avec des accords à toutes les étapes : de la création de modèles à la négociation, la modification et la mise à jour des accords dans les processus en cours, la signature électronique et, enfin et surtout, la gestion de leurs accords. Ainsi, lorsque Byggmax est entré en contact avec Oneflow, il n’y avait pas besoin de réfléchir longtemps. Ils avaient trouvé leur accord parfait.

« Avant, cela prenait au moins un mois et demi du premier contact à la signature du contrat.  Maintenant, cela peut être effectué en trois jours. Même si nous avons moins de ressources, nous traitons maintenant un volume d’accords beaucoup plus large qu’avant. »

Per Haraldsson

Directeur commercial

Byggmax

Un gain de temps et de fluidité dans les négociations

Byggmax travaille selon le modèle Lean en mettant l’accent sur l’amélioration des routines et la maximisation de la standardisation. Une caractéristique de Byggmax est qu’ils osent être innovants et défient les modes de pensée et les méthodes de travail établis. Et c’est quelque chose qui a payé.

« Grâce à Oneflow, nos délais sont nettement plus courts. Avant, cela prenait au moins un mois et demi du premier contact à la signature du contrat. Maintenant, cela peut être effectué en trois jours. Même si nous avons moins de ressources, nous traitons maintenant un volume d’accords beaucoup plus large qu’avant », raconte Per. 

Il s’est passé beaucoup de choses en dix ans pour Byggmax. Le nombre de fournisseurs est passé de 40 à 300, mais Per et son équipe travaillent plus efficacement que jamais malgré cela. Désormais, plus de temps et de ressources peuvent être consacrés à la négociation.

« Nous travaillons probablement 10 à 15 fois plus efficacement aujourd’hui qu’il y a dix ans. Nous négocions très durement avec nos fournisseurs, et Oneflow a augmenté notre productivité. Nous avons également reçu des réactions positives de la part de nos fournisseurs, qui pensent que Oneflow est un système clair et de qualité », explique Per.

Oneflow est un partenaire de confiance

Per insiste sur l’importance d’avoir une collaboration étroite avec un partenaire en qui vous pouvez avoir confiance. Surtout quand il s’agit de quelque chose d’aussi important et sensible que les contrats.

« Nous avons une très bonne collaboration avec Oneflow, qui a été réactif face à nos souhaits et exigences. C’est facile de travailler avec Oneflow, et nous croyons fermement que c’est l’avenir de la gestion des contrats. Nous considérons Oneflow comme un partenaire stratégique », déclare Per.

Travailler plus intelligemment

Six raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser des contrats numériques.

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