Byggmax
Mit Oneflow intelligenter und schneller einkaufen
300+
12x
15x
12-mal effizienteres Arbeiten mit weniger Ressourcen und größeren Auftragsvolumina. Das klingt fast zu schön, um wahr zu sein. Aber für das Beschaffungsteam von Byggmax ist es die Realität. Mit den digitalen Verträgen von Oneflow haben sie ihren Flow gefunden.
Wenn Sie in den nordischen Ländern leben, sind Sie wahrscheinlich mit Byggmax vertraut, einem Kaufhaus, das Bauprodukte zu erschwinglichen Preisen verkauft. Heute gibt es mehr als 100 Kaufhäuser in ganz Skandinavien und es werden ständig neue eröffnet. Byggmax tätigt alle seine Einkäufe von der Zentrale in Stockholm aus, und jedes Jahr im Herbst ist das Arbeitsaufkommen extrem hoch. Zu diesem Zeitpunkt werden die Jahresverträge mit fast 300 Lieferanten unterzeichnet.
“Einer der zeitaufwändigsten Schritte war für uns die Kommunikation mit allen Lieferanten per E-Mail und das Hin- und Herschicken von Word-Dokumenten mit den Vereinbarungen”, sagt Per Haraldsson, Einkaufsleiter bei Byggmax. Er fährt fort:
“Das führte dazu, dass wir die Verträge oft erst im Frühjahr erhielten, und ich saß mit zentimeterhohen Bündeln von Verträgen da, die unterzeichnet und in Ordnern archiviert werden sollten. Das war zeitaufwändig, ineffizient und mühsam. Wir hatten lange Vorlaufzeiten von der ersten Verhandlung bis zur Unterzeichnung und Fertigstellung der Verträge. Das Vertragsmanagement wurde für uns zu einem Engpass, da wir Hunderte von Lieferanten haben.”
Oneflow war die Lösung für dieses Problem
Per und sein Team erkannten, dass sie eine Lösung für dieses Problem finden mussten. Sie machten sich auf die Suche nach einem Anbieter, der den gesamten Vertragsablauf von Anfang bis Ende vereinfachen konnte. Die Liste der Anforderungen enthielt mehrere wichtige Punkte:
- Vollständige Lösung
- Funktionen für die Zusammenarbeit
- Effiziente Arbeitsabläufe
- Gute Übersicht
- Ein hohes Maß an Sicherheit
Byggmax fand viele Anbieter, die aber nur einen Teil der Probleme lösten. Per hatte die Vision, in allen Phasen interaktiv mit Verträgen arbeiten zu können: von der Erstellung von Vorlagen über das Aushandeln, Ändern und Aktualisieren von Verträgen in laufenden Prozessen bis hin zur elektronischen Unterzeichnung und nicht zuletzt zur Verwaltung ihrer Verträge. Als Byggmax mit Oneflow in Kontakt trat, gab es also nicht viel zu überlegen. Sie hatten ihr perfektes Gegenstück gefunden.
“Früher dauerte es mindestens anderthalb Monate vom ersten Kontakt bis zur Unterzeichnung des Vertrags. Jetzt kann es innerhalb von drei Tagen erledigt werden. Obwohl wir weniger Ressourcen haben, bearbeiten wir jetzt ein viel größeres Volumen an Verträgen als früher”
Per Haraldsson
Commercial Manager
Byggmax
Spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Verhandlungen
Byggmax arbeitet nach dem Lean-Modell mit einem starken Fokus auf der Verbesserung von Routinen und der Maximierung von Standardisierung. Ein Merkmal von Byggmax ist, dass man sich traut, innovativ zu sein und etablierte Denkweisen und Arbeitsmethoden in Frage zu stellen. Das hat sich ausgezahlt.
“Dank Oneflow sind unsere Vorlaufzeiten deutlich kürzer. Früher dauerte es vom ersten Kontakt bis zum unterzeichneten Vertrag mindestens anderthalb Monate. Jetzt können wir das in drei Tagen erledigen. Obwohl wir weniger Ressourcen haben, bearbeiten wir jetzt ein viel größeres Volumen an Verträgen als früher”, sagt Per.
In zehn Jahren hat sich bei Byggmax viel getan. Die Zahl der Lieferanten ist von 40 auf 300 gestiegen, aber Per und sein Team arbeiten trotzdem effizienter als je zuvor. Jetzt können mehr Zeit und Ressourcen für die Verhandlungen aufgewendet werden.
“Wir arbeiten heute wahrscheinlich 10-15 Mal effizienter als vor zehn Jahren. Wir verhandeln sehr hart mit unseren Lieferanten und Oneflow hat unsere Produktivität gesteigert. Wir haben auch positive Reaktionen von unseren Lieferanten erhalten, die denken, dass Oneflow ein gutes und klares System ist”, sagt Per.
Oneflow ist ein zuverlässiger Partner
Per betont, wie wichtig eine enge Zusammenarbeit mit einem Partner ist, dem man vertrauen kann. Vor allem, wenn es um so etwas Wichtiges und Sensibles wie Verträge geht.
“Wir haben eine sehr gute Zusammenarbeit mit Oneflow, die auf unsere Wünsche und Anforderungen eingegangen ist. Es ist einfach, mit Oneflow zu arbeiten, und wir glauben fest daran, dass dies die Zukunft des Vertragsmanagements ist. Wir sehen Oneflow als einen strategischen Partner”, schließt Per.
Intelligenter arbeiten
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