Det är viktigt att veta hur man utformar en faktura på rätt sätt, eftersom det kan göra stor skillnad för att du ska få betalt snabbt och effektivt. Om du inte är säker på var du ska börja, oroa dig inte! I den här guiden går vi igenom hela processen med att skapa en faktura, steg för steg. Så ta på dig din pengahatt och låt oss komma igång!
Men innan vi kommer till det, låt oss börja med en snabb friskrivningsklausul:
Bara för att vara tydlig, hur bra vår webbplats än är så fungerar den inte som juridisk rådgivning. Vi är bara här för att förse dig med information. Det är bra och användbar information, men det är inte juridisk rådgivning. Vi gör vårt bästa för att hålla vårt innehåll uppdaterat, men kan inte lova att det alltid är den mest uppdaterade juridiska (eller annan) informationen där ute. Vi länkar gärna till tredjepartswebbplatser, för din bekvämlighet. Men det innebär inte att vi står bakom eller förespråkar informationen på några webbplatser från tredje part.
Läs även: 7 tips på hur du implementerar en datadriven säljstrategi
Att skapa en faktura: grunderna
Vad är en faktura?
Först och främst, vad är egentligen en faktura? En faktura är ett dokument som beskriver detaljerna i en transaktion mellan en köpare och en säljare. Den innehåller vanligtvis information som de produkter eller tjänster som tillhandahållits, det belopp som ska betalas och betalningsvillkoren.
Fakturans betydelse i affärstransaktioner
Men varför är fakturan så viktig? Fakturor fungerar som ett register över transaktionen och utgör betalningsbevis för både köparen och säljaren. De hjälper också till att effektivisera betalningsprocessen, vilket gör den mer effektiv och mindre benägen för fel eller missförstånd.
Bälten och hängslen i en faktura
Innan vi går in på hur man gör för att skapa en faktura ska vi gå igenom de viktigaste komponenterna som bör ingå i varje faktura:
- Företagsinformation: Detta inkluderar ditt företagsnamn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Information om kunden: Detta inkluderar din kunds namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
- Fakturanummer: Detta är en unik identifierare som tilldelas varje faktura och som hjälper till att hålla reda på betalningar.
- Betalningsvillkor: Här anges när och hur betalning förväntas ske.
- Produkter eller tjänster som tillhandahålls: Här listas alla produkter eller tjänster som tillhandahålls, tillsammans med eventuella beskrivningar eller kvantiteter.
- Delsummor, skatter och rabatter: Här visas fördelningen av alla avgifter, inklusive eventuella skatter och rabatter.
- Totalt belopp som ska betalas: Detta är det slutliga belopp som ska betalas, inklusive alla avgifter och kostnader.
- Personlig anteckning eller ytterligare instruktioner: Här kan du lägga till ytterligare information eller instruktioner, t.ex. ett tackbrev eller betalningsinstruktioner.
Nu när vi har gått igenom de viktigaste komponenterna i en faktura ska vi titta närmare på varje avsnitt. Avsnittet med företagsinformation är viktigt eftersom det ger din kund den information som behövs för att kontakta dig om de har några frågor eller funderingar om fakturan. Det är också viktigt att se till att denna information är korrekt och uppdaterad.
Avsnittet med kundinformation är lika viktigt eftersom det säkerställer att fakturan skickas till rätt person eller företag. Se till att dubbelkolla detta avsnitt innan du skickar fakturan.
Fakturanumret är en unik identifierare som hjälper till att hålla reda på betalningarna. Det är viktigt att tilldela varje faktura ett unikt nummer för att undvika förvirring eller fel i betalningsprocessen.
I avsnittet om betalningsvillkor beskrivs när och hur betalningen förväntas ske. Det kan handla om förfallodag, accepterade betalningsmetoder och eventuella förseningsavgifter eller straffavgifter för försenade betalningar.
I avsnittet Produkter eller tjänster som tillhandahållits listar du alla produkter eller tjänster som tillhandahållits under transaktionen. Det är viktigt att inkludera en beskrivning av varje artikel, samt kvantitet och pris.
I avsnittet Delsummor, skatter och rabatter visas en uppdelning av alla avgifter, inklusive eventuella skatter och rabatter. Detta hjälper kunden att förstå den totala kostnaden för transaktionen.
Avsnittet Totalt belopp som ska betalas är det slutliga belopp som ska betalas, inklusive alla avgifter och kostnader. Detta ska anges tydligt längst ned på fakturan.
Avsnittet med personlig anteckning eller ytterligare instruktioner är helt valfritt, men det kan ge en fin touch. Det är här du kan lägga till ett tack eller ge ytterligare betalningsinstruktioner, om det behövs.
Läs också om detta: Hur e-signaturer hjälper finansbranschen att bli 10 gånger snabbare
Innan du ska skapa en faktura
Samla in nödvändig information
Innan du ska skapa en faktura är det viktigt att du samlar in all nödvändig information. Detta inkluderar information om ditt företag och dina kunder, samt detaljer om de produkter eller tjänster som tillhandahålls. Se till att du har allt du behöver innan du sätter igång.
När du samlar in kundinformation är det viktigt att se till att alla detaljer är korrekta. Dubbelkolla stavningen av kundens namn, adress och kontaktuppgifter. På så sätt undviker du eventuella förseningar eller problem med betalningen längre fram.
När du samlar in information om en produkt eller tjänst ska du dessutom se till att inkludera alla relevanta uppgifter, t.ex. antal, pris per enhet och eventuella skatter eller rabatter. Detta hjälper till att säkerställa att kunden förstår exakt vad de debiteras för.
Välja fakturamall eller programvara
Om du inte är säker på var du ska börja med din faktura finns det gott om mallar och programvarualternativ som kan hjälpa dig att effektivisera processen. Många bokförings- eller faktureringsprogram har förinstallerade fakturamallar, så allt du behöver göra är att fylla i informationen.
När du väljer en fakturamall eller programvara är det viktigt att ta hänsyn till ditt företags behov. Vissa programvaror kan erbjuda ytterligare funktioner, till exempel automatiska betalningspåminnelser eller möjlighet att spåra utgifter. Fundera över vilka funktioner som är viktiga för dig och ditt företag innan du fattar ett beslut.
Se också till att anpassa din fakturamall så att den återspeglar ditt varumärke. Detta inkluderar att lägga till din företagslogotyp och använda ditt varumärkes färger och teckensnitt. Detta kommer att bidra till att skapa ett professionellt och sammanhängande utseende för dina fakturor.
Steg-för-steg-guide till att skapa en faktura
Steg 1: Ange din företagsinformation
Börja med att ange ditt företagsnamn, din adress, ditt telefonnummer och din e-postadress högst upp på fakturan. Det hjälper till att identifiera dig som säljare och ger köparen kontaktinformation om det skulle uppstå några frågor eller funderingar.
Steg 2: Lägg till information om din kund
Därefter inkluderar du din kunds namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Detta identifierar dem som köpare och ger kontaktinformation för dig om det finns några frågor eller problem från deras sida.
Läs också: 7 saker du kan göra med Oneflow förutom e-signatur
Steg 3: Tilldela ett fakturanummer
Tilldela ett unikt fakturanummer när du ska skapa en faktura. Det hjälper dig att hålla reda på betalningarna och gör det lättare att hänvisa till specifika transaktioner i framtiden.
Steg 4: Ange betalningsvillkor
Ange när och hur betalningen ska göras. Det kan till exempel handla om förfallodag, betalningsmetod och eventuella förseningsavgifter eller ränta.
Steg 5: Lista de produkter eller tjänster som tillhandahålls
Lista alla produkter eller tjänster som tillhandahålls, tillsammans med eventuella beskrivningar eller kvantiteter. Detta ger en detaljerad redogörelse för transaktionen och hjälper till att undvika förvirring eller missförstånd senare.
Steg 6: Beräkna och inkludera delsummor, skatter och rabatter
Beräkna den totala kostnaden för de produkter eller tjänster som tillhandahålls och inkludera alla tillämpliga skatter eller rabatter. Detta hjälper köparen att dela upp kostnaderna och säkerställer att du får betalt på ett korrekt och effektivt sätt.
Steg 7: Bestäm det totala beloppet som ska betalas
Lägg ihop alla avgifter för att fastställa det slutliga beloppet som ska betalas och ange detta som totalbelopp på fakturan.
Steg 8: Lägg till en personlig anteckning eller ytterligare instruktioner för att sätta pricken över i:et
Lägg slutligen till en personlig anteckning eller eventuella ytterligare instruktioner som kan behövas. Det här är ett bra sätt att tacka din kund, eller ge några särskilda instruktioner eller information som kan vara relevant.
Gratulerar till din faktura! Du vet nu hur du gör för att skapa en faktura från början till slut. Genom att följa dessa steg kan du se till att dina fakturor alltid är korrekta och effektiva, vilket kommer att bidra till att effektivisera din betalningsprocess och hålla ditt företag smidigt.
