Samla in underskrifter. Sätt din prägel. Initiera en försäkran. Oavsett vad du vill kalla det så går processen där en person ger sitt godkännande eller samtycke till en uppsättning villkor via sigill, fysiska, digitala eller handskrivna signaturer tillbaka till det antika Mesopotamien.
Faktum är att en av de äldsta signaturerna som vi har dokumenterade härstammar från 3100 f.Kr. från Sumerien, i dagens Irak. Den kommer från en skriftlärd vid namn Gar Ama, som sannolikt inte visste att han skulle ha en av de äldsta juridiska underskrifterna vid tidpunkten för undertecknandet. Det var bara en lista över vanliga yrken vid den tidpunkt då han fäste sin signatur på baksidan av tavlan. Men det är coolt att den här personen har en av de äldsta signaturerna i historien.
Signaturer har bokstavligen funnits i tusentals år. Det innebär att vi är mycket vana vid dem och att vi som människor är fästa vid dem. De har en viktig betydelse för oss som individer och som samhälle. Vi vet att när vi skriver under något så ger vi bokstavligen vårt godkännande. Och den betydelsen har förstärkts under årtusendenas lopp.
Detta har förändrats något i och med införandet av elektroniska signaturer och undertecknande av dokument online. Särskilt som elektroniska signaturer har anammats av miljarder människor över hela världen. Nu kan vi utföra vår signatur med ett enkelt musklick eller genom att trycka på en skärm med ett finger.
Vad är en våt signatur?
En våt signatur är en fysisk signatur som görs med en penna eller något annat skrivinstrument på ett papper. Det är en autentiseringsmetod som har använts i århundraden. Våta signaturer används för att underteckna avtal, överenskommelser och andra juridiska dokument. De används också för identifiering och verifiering.
Processen för att få en våt signatur kan vara ganska besvärlig. Det innebär att man skriver ut dokumentet, undertecknar det och sedan skannar, faxar eller till och med postar det tillbaka till mottagaren. Denna process kan vara tidskrävande, särskilt om dokumentet måste signeras av flera personer.
Varför är handskrivna signaturer ett problem?
Handskrivna signaturer har varit en stapelvara i otaliga århundraden, men det går inte att förneka att det är en mycket tidskrävande och omständlig metod för att signera kontrakt. När du har utformat, skrivit ut och signerat ditt avtal måste du sedan skanna, ladda upp och skicka det via e-post – eller, gud förbjude, posta det.
Det kan nämligen hända att motparten efter att ha postat ditt avtal läser igenom det och begär att få omformulera något. Detta skulle innebära att du måste börja om hela processen från början igen.
Att skicka ett avtal via post är inte heller helt riskfritt. Brev kan förläggas och långa förseningar kan uppstå, vilket kan bli mycket kostsamt om en signatur är tidskänslig. Naturligtvis finns det möjlighet att använda en spårbar kurirtjänst, men det är en stor kostnad att använda regelbundet.
Även om din motpart är beredd att göra resan för att signera avtalet personligen, är detta knappast bekvämt. Människor kommer att behöva ta tid från sina dagar för något som kunde ha uppnåtts på bara några ögonblick.
Läs också: Avtalshantering: De 5 bästa strategierna för ditt B2B-företag
Vad är en e-signatur?
En e-signatur (eller elektronisk signatur) är däremot en digital signatur som används för att signera dokument elektroniskt. Det är ett sätt att skriva under dokument utan att behöva skriva ut dem. E-signaturer är juridiskt bindande och kan användas för en rad olika ändamål, t.ex. för att signera avtal, överenskommelser och andra juridiska dokument.
De kan skapas på många olika sätt, t.ex. genom att skriva sitt namn, rita sin signatur med hjälp av en mus eller pekskärm eller använda ett digitalt certifikat. E-signaturer kan också skyddas med hjälp av kryptering och andra säkerhetsåtgärder för att säkerställa deras äkthet.
Det lämnar oss med frågan:
Är elektroniska signaturer lika giltiga som handskrivna signaturer?
Det korta svaret är ja. Elektroniska signaturer är lika giltiga som handskrivna signaturer. Enligt USA, EU och Storbritannien är elektroniska signaturer lika giltiga som fysiska signaturer. Och har lika breda och varierande användningsområden. Den största skillnaden mellan elektroniska signaturer och fysiska signaturer är hur de samlas in, men de är båda juridiskt bindande och accepteras som giltiga.
Oneflows metoder för elektroniska signaturer följer till exempel de rättsliga standarder och definitioner som fastställs i eIDAS-förordningen och är helt kompatibla.
Trots att elektroniska signaturer är lika giltiga som sina fysiska motsvarigheter finns det fortfarande en viss kulturell tveksamhet till att acceptera dem och använda dem i stor utsträckning i vissa delar av världen.
Varför är det så?
Preferensen för handskrivna signaturer
Så om det inte finns någon skillnad mellan en fysisk och en elektronisk signatur, varför har vi på Oneflow då utvecklat en funktion som gör det möjligt att skapa en fysisk, handskriven signatur inuti våra digitala avtal?
Kort sagt gjorde vi det för att människor är vanedjur. Det är svårt att vända ryggen åt tusentals år av tradition. Elektroniska signaturer har funnits i några decennier jämfört med handskrivna signaturer. Människor har svårt att sluta med en vana som de har haft i ett par månader eller år. Att sluta med en tradition som går tillbaka till början av den mänskliga civilisationen är inte precis det lättaste att åstadkomma i stor skala.
Med det i åtanke är det därför vi bestämde oss för att skapa en handskriven signaturfunktion. Eftersom det är ett sätt att behålla den traditionella känslan av att underteckna ett kontrakt, underteckna ett dokument eller bara se din signatur fäst på en bit (virtuellt) papper.
Läs också: Så boostar du försäljningen med hjälp av AI
Varför har vi skapat den här funktionen?
Enligt Andra Nastanescu, produktchef på Oneflow, som arbetat med funktionen för fysiska signaturer i Oneflows digitala avtal, är det snarare en funktion som kan ses som placebo. Eller något för att trösta dem som är nya med elektroniska signaturer eller digitala avtal i områden i världen som är mer bekväma med traditionella former av underskrifter. Eftersom det tar formen av en handskriven signatur, som de är väl bekanta med.
Hon sa: “Människor inser värdet av handskrivna signaturer som en traditionell gest. Det är något som människor gjorde förr i tiden när de skrev under avtal. Och även om de här kontrakten finns på en enhet vill de fortfarande göra den traditionella gesten. Det har en symbolisk kraft på ett sätt.”
Den kraften ligger i att se sitt namn, som man har fäst på dokument sedan man lärde sig att skriva, fäst på digitala avtal. Naturligtvis är det virtuellt, men det är en bra övergång till elektronisk signering för dem som är nya på området eller är fästa vid traditionella former av signering.
Andra fortsatte med att beskriva varför denna funktion utformades: “Vi skapade också denna funktion eftersom våra kunder i andra länder verkligen ville ha denna funktion. Det är viktigt för dem att kunna göra detta, och det ger dem en känsla av kontroll över sina signeringsprocesser. Så som ett företag som vill expandera måste vi tillgodose deras behov och normer för att underteckna avtal i respektive land, samtidigt som vi försöker informera dem om fördelarna med digitala avtal.”
Oneflow låter sina användare skapa en fysisk, handskriven signatur inuti avtal.
Läs också: 4 tips hur du kan använda Oneflow som ett kraftfullt dokumentverktyg online
Hur kan den här funktionen användas?
Eftersom det inte finns någon skillnad mellan lagligheten av handskrivna signaturer jämfört med elektroniska, är användningsområdena i stort sett desamma. De kan användas för att signera ett hyresavtal, teckna medlemskap på ett gym eller kvittera ut ett paket som levererats hem till dig. Precis som vilken person som helst skulle ge sin fysiska signatur i samma situationer.
Föreställ dig detta: du går in på ditt favoritkaffeställe. Du gör den typiska beställningen, och när de vänder sig om till iPaden klottrar du din signatur med fingret. Det är en handskriven signatur i digital form. Det är precis vad den här funktionen gör i Oneflows digitala avtal.
Med den här funktionen kan du skriva in ditt namn, som sedan förvandlas till en simulerad handskriven signatur med ett handskrivet typsnitt. Eller så kan du rita din signatur. Signaturen kommer då att synas i både den stationära och mobila versionen av avtalet, samt i pdf-versionen av dokumentet.
Denna funktion gör det helt enkelt enklare att samla in signaturer för dem som är mer bekväma med de traditionella sätten att signera.
Är du nyfiken på fler produktuppdateringar från Oneflow? Kika då in på den här sidan: https://updates.oneflow.com/
