Of je nu een nieuwe werknemer aanneemt, een verkoop met een klant afrondt of een nieuwe leverancier in dienst neemt, contracten maken waarschijnlijk deel uit van je standaard bedrijfsprocessen. Het schrijven van een contract is echter veel meer dan alleen de relevante informatie verzamelen en alle betrokken partijen laten tekenen.
Om ervoor te zorgen dat je jouw contracten zo gestroomlijnd, conform en effectief mogelijk beheert, heb je misschien de hulp nodig van een contractmanagement playbook. Weet je niet zeker wat dit is? Lees dan onze essentiële gids en leer hoe je een contract playbook kunt gebruiken om jouw contractmanagement processen onder de knie te krijgen.
Wat is een contract playbook?
Simpel gezegd is een contract playbook een lijst van alle verschillende informatie en kennis die je nodig hebt over een aantal cruciale aspecten van contractmanagement, waaronder:
- Interacties tussen partijen
- Onderhandelingspraktijken
- Evaluatie, wijzigingen en definitieve goedkeuringen van contracten.
Zoals we zo dadelijk zullen ontdekken, kan een contract playbook vele vormen aannemen en op verschillende platforms worden opgeslagen – van een eenvoudige Excel spreadsheet tot een veel geavanceerdere software tool voor contractmanagement.
Met name de laatste kan zorgen voor meer gemoedsrust, omdat het een aantal kritieke onderdelen van contractmanagement automatiseert, zorgt voor een ongeëvenaarde naleving en je juridische teams bevrijdt van lastig werk.
Lees ook: 10 beste contractmanagement software in 2024
Belangrijkste voordelen van een contract playbook
Nu we hebben verduidelijkt wat een contract playbook is, laten we eens kijken naar een aantal van de meest indrukwekkende voordelen.
Geef juridische teams controle
Een van de belangrijkste redenen waarom je een contract playbook zou moeten overwegen nog voordat je een contract schrijft, is het vermogen om jouw juridische teams controle te geven over het proces door middel van een nauwkeurig geschetste goedkeuringsworkflow. Wat betekent dit in de praktijk?
Het gaat erom dat je precies weet welk senior lid van jouw team de inhoud van het contract moet goedkeuren en wanneer. In wezen helpt je playbook je bij het opbouwen van een hiërarchie van goedkeuringen in je juridische team – maar er is meer, zoals we zo meteen zullen ontdekken.
… Terwijl je waardevolle tijd voor hen vrijmaakt
Je medewerkers uitrusten met tools zoals een virtuele begeleider is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat ze productief blijven terwijl je minder waardevol werk delegeert aan geautomatiseerde technologieën. Op het gebied van contentmanagement is een tool die je hierbij kan helpen – je raadt het al – een contractmanagement playbook.
Omdat je contract playbook precies vastlegt wie waarvoor verantwoordelijk is en in welke fase van het contractmanagement proces, kun je ook je juridische team vrijmaken van taken met een lagere waarde.
Het resultaat is dat je juridische experts hun knowhow en middelen kunnen richten op activiteiten die hun expertise echt verdienen – en die veel meer waarde opleveren voor het bedrijf als geheel.
Vermindert risico’s en vertragingen
Tot slot helpen contract draaiboeken je bij het minimaliseren van veelvoorkomende contractgerelateerde problemen, zoals risico’s en vertragingen. Door gedetailleerde richtlijnen en aanbevelingen op te nemen, stelt een contracthandboek mensen in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen die altijd in overeenstemming zijn met de wet.
Dit stroomlijnt niet alleen jouw contractmanagement processen, maar zorgt ook voor consistentie in alle contractuele interacties, wat een positieve weerslag heeft op de reputatie van jouw bedrijf en op de inspanningen voor employment branding.
En omdat de playbooks voor contracten altijd beschikbaar zijn, wordt ook het risico op vertraging sterk verminderd. In plaats van contact te moeten opnemen met het juridische team en te moeten wachten tot een van de teamleden actie onderneemt, hebben individuele werknemers binnen het bedrijf toegang tot het contract playbook en kunnen ze snel en zelfstandig dingen uitwerken.
Uiteindelijk kan dit afdelingen helpen om sneller tot onderhandelingen te komen en deals efficiënter af te sluiten, met vrijwel geen uitvaltijd.
Lees ook: Top 8 voordelen van contractmanagement
Maak jouw contract playbook in 5 stappen
Het is nu tijd om aan de slag te gaan – ontdek hoe je in slechts vijf eenvoudige stappen een geweldig playbook voor jouw contract samenstelt.
1. Selecteer de indeling
Voordat je begint met het verzamelen van de informatie die je nodig hebt voor je playbook, moet je beslissen welk formaat je gaat gebruiken. Dit hangt van veel dingen af, zoals de digitale tools die je al tot je beschikking hebt en de IT-kennis van je teams.
Als dit je allereerste contract playbook is, kun je misschien het beste kiezen voor Excel of Google Drive – twee softwarepakketten waar de meeste mensen bekend mee zijn. Heeft je team al enige ervaring met digitale oplossingen zoals software voor documentbeheer? Dan kun je meer geavanceerde tools overwegen met een reeks geautomatiseerde features.
2. Neem de juiste inhoud op
Als je eenmaal hebt besloten in welke vorm je draaiboek moet komen, is het tijd om alle relevante informatie te verzamelen om het op te bouwen. Maak je geen zorgen over het opnemen van elk klein detail in dit stadium – je wilt nu de ruggengraat van je playbook samenstellen. Je hebt later de tijd om meer informatie toe te voegen of specifieke onderwerpen uit te diepen.
Verzamel voor nu contractgerelateerde informatie uit bronnen zoals jouw templates voor contracten, je senior juridische medewerkers en advocaten, de trainingsrichtlijnen van je bedrijf, eerdere contracten die je met succes hebt gebruikt en andere soortgelijke zaken. Houd ook rekening met specifieke details die relevant zijn voor je bedrijf. Als je bijvoorbeeld digitale producten verkoopt of het is een SaaS-overeenkomst, dan moet je ook rekening houden met extra’s zoals richtlijnen voor gebruik en licentievoorwaarden.
Lees ook: Alles wat je moet weten over contractmanagement
3. Kies voor een overzichtelijk ontwerp en lay-out
Je hebt weinig aan alle informatie die je hebt verzameld als deze niet wordt gepresenteerd op een manier die gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen die toegang heeft tot het draaiboek. Denk er dus over na om jouw contract draaiboek op een nette, gestroomlijnde en gebruiksvriendelijke manier te ontwerpen.
Het doel van een playbook is tenslotte om contractmanagement te versimpelen door niet-juridische mensen in staat te stellen om contracten op een professionele manier af te handelen. Als je draaiboek hen verhindert dit te doen omdat de informatie verwarrend en afschrikwekkend is, dan faalt het doel.
Overweeg om visuele elementen op te nemen zoals infographics, grafieken en andere soorten figuren, evenals een duidelijk gepresenteerde samenvatting van de inhoud, zodat lezers met één druk op de knop naar het deel kunnen gaan waarin ze geïnteresseerd zijn.
4. Train je teams in het gebruik van het playbook
Zo, nu heb je je duidelijke en uitgebreide draaiboek klaar voor gebruik – maar weten je medewerkers eigenlijk wel hoe ze het moeten gebruiken? Ga er niet zomaar van uit dat ze het zullen leren en dwing ze niet om collega’s anders om opheldering te gaan vragen.
Nogmaals, het hele idee achter een draaiboek is om mensen onafhankelijk en zelfverzekerd te maken bij het managen van contracten. De beste manier om dit te bereiken is door middel van training. Organiseer een reeks trainingssessies om je juridische team en de rest van je medewerkers te helpen het draaiboek zo efficiënt mogelijk te begrijpen en te gebruiken. Probeer alle belangrijke aspecten te behandelen, inclusief bijvoorbeeld elektronische handtekeningen en goedkeuringsworkflows. En vergeet niet: als er iets in het draaiboek verandert of wordt bijgewerkt, moet je extra trainingssessies organiseren om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van alle wijzigingen.
Lees ook: De beste contractmanagement software voor sales
5. Organiseer regelmatig contract audits
Net zoals je er zeker van wilt zijn dat de callcenteroplossingen die je hebt geïmplementeerd de beoogde resultaten opleveren, wil je er zeker van zijn dat jouw contract draaiboek zijn doel bereikt. Hoe doe je dit? Door de effectiviteit in de loop van de tijd te meten, bij te houden en te beoordelen. De beste manier om dit te doen is door regelmatige contractcontroles.
Hiermee kun je bepalen of jouw playbook contractmanagement beter, eenvoudiger en gestroomlijnder heeft gemaakt, of dat er nog gebieden zijn waaraan je misschien moet werken.
Idealiter wil je minstens één audit per jaar uitvoeren, maar de frequentie hangt ook af van of (en hoe vaak) je je huidige draaiboeken bijwerkt. Zorg er in dat geval voor dat de audits ongeveer een maand nadat de updates zijn geïmplementeerd worden gepland, zodat je de prestaties van je playbook goed in de gaten kunt houden.
De conclusies
Contractmanagementprocessen onder de knie krijgen is voor geen enkel bedrijf eenvoudig. Maar als jouw organisatie regelmatig te maken heeft met contracten – voor sales, HR of klantgerelateerde doeleinden – is het essentieel dat je een manier vindt om jouw contractmanagement te verbeteren, versimpelen en versnellen.
In dit artikel hebben we besproken hoe het maken van een contract playbook je daarbij kan helpen. Door onze vijf stappen te volgen, kun je een duidelijk, compliant en uitgebreid contractdraaiboek opstellen dat alle relevante stakeholders in staat stelt om hun contracten op de best mogelijke manier te beheren.
