Skip to content

Sopimukset

Ota sopimukset haltuun sopimusten pelikirjan avulla

Sopimukset ovat todennäköisesti osa tavanomaisia liiketoimintaprosessejasi, olipa kyseessä sitten uuden työntekijän palkkaaminen, myyntisopimuksen tekeminen asiakkaan kanssa tai uuden toimittajan valinta. Sopimuksen kirjoittaminen on kuitenkin paljon muutakin kuin vain asiaankuuluvien tietojen keräämistä ja nimien allelaittamista.

Jos haluat varmistaa, että hallinnoit sopimuksiasi mahdollisimman sujuvasti, sääntöjenmukaisesti ja tehokkaasti, saatat tarvita sopimusten pelikirjan apua. Etkö ole varma, mitä se on? Jatka siis lukemista ja opit, miten voit käyttää sopimusten pelikirjaa sopimushallintaprosessien tehostamiseksi.

Mikä on sopimusten pelikirja?

Yksinkertaisesti sanottuna sopimusten pelikirja on luettelo kaikista eri tiedoista ja tietämyksestä, joita tarvitset sopimushallintaan liittyvistä keskeisistä näkökohdista, kuten:

  • Osapuolten välinen yhteistyö
  • Neuvottelukäytännöt
  • Sopimusten tarkistaminen, muuttaminen ja lopullinen hyväksyminen.

Kuten tulemme pian huomaamaan, sopimusten pelikirja voi olla monenlainen ja se voidaan tallentaa useille eri alustoille – aina yksinkertaisesta Excel-taulukosta paljon kehittyneempään sopimustenhallintaohjelmistoon.

Erityisesti jälkimmäinen voi tarjota enemmän mielenrauhaa, sillä se automatisoi joitakin sopimusten hallinnan kriittisiä osia, takaa vertaansa vailla olevan vaatimustenmukaisuuden ja vapauttaa lakitiimisi raskaasta kiireisestä työstä.

Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2024

Sopimusten pelikirjan tärkeimmät edut

Nyt kun olemme selventäneet, mikä on sopimusten pelikirja, tarkastellaan joitakin sen vaikuttavimmista eduista.

Kontrolli lakitiimeille

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi sinun pitäisi harkita sopimusten pelikirjaan tutustumista ennen kuin edes kirjoitat sopimusta, liittyy lakitiimeihin ja siihen, miten he pystyvät pitämään prosessin hallinnassaan tarkasti hahmotellun hyväksyntätyönkulun avulla. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kyse on siitä, että tiedetään tarkalleen, minkä tiimisi johtavan jäsenen on hyväksyttävä sopimuksen sisältö ja milloin. Käytännössä pelikirja auttaa sinua rakentamaan hyväksymishierarkian koko lakitiimissäsi – mutta ei tässä vielä kaikki, kuten pian selviää.

… Vapauttaen samalla arvokasta aikaa heille

Työntekijöiden varustaminen virtuaalisen avustajan kaltaisilla välineillä on yksi hyvä tapa varmistaa, että he pysyvät tuottavina samalla kun he siirtävät vähemmän arvokkaita töitä automatisoidulle teknologialle. Sisällönhallinnan alalla työkalu, joka voi auttaa sinua saavuttamaan tämän, on sopimusten pelikirja.

Koska sopimusten pelikirja määrittelee tarkasti, kuka on vastuussa mistäkin ja missä vaiheessa sopimuksenhallintaprosessia, sen avulla voit vapauttaa lakitiimisi aikaa vähemmän arvokkaista tehtävistä.

Tämän seurauksena lakiasiantuntijoillasi on valmiudet keskittää osaamisensa ja resurssinsa toimiin, jotka todella ansaitsevat heidän asiantuntemuksensa – ja jotka tuovat paljon enemmän arvoa koko yritykselle.

Riskien ja viivästymisten väheneminen

Sopimusten pelikirja auttavat minimoimaan yleiset sopimuksiin liittyvät ongelmat, kuten riskit ja viivästykset. Sopimusten pelikirja sisältää yksityiskohtaisia ohjeita ja suosituksia, ja sen avulla ihmiset voivat tehdä paremmin perusteltuja päätöksiä, jotka ovat aina lainmukaisia.

Tämä ei ainoastaan tehosta sopimushallintaprosesseja, vaan varmistaa myös johdonmukaisuuden kaikessa sopimusvuorovaikutuksessa, mikä heijastuu myönteisesti yrityksesi maineeseen ja työnantajabrändäyspyrkimyksiin.

Ja koska sopimusten pelikirjat ovat helposti saatavilla aina tarvittaessa, myös viivästymisen riski pienenee huomattavasti. Sen sijaan, että pitäisi olla yhteydessä lakitiimiin ja odottaa, että joku tiimin jäsenistä ryhtyy toimenpiteisiin, yksittäiset työntekijät yrityksessä voivat käyttää sopimusten pelikirjaa ja selvittää asiat nopeasti ja itsenäisesti.

Viime kädessä tämä voi auttaa osastoja pääsemään neuvotteluihin nopeammin ja saattamaan sopimukset tehokkaammin solmittua lähes ilman seisokkiaikaa.

Lue myös: Sopimusten hallinnan 8 etua

Näin luot oman sopmusten pelikirjan

Nyt on aika ryhtyä hommiin – ota selvää, miten luot loistavan sopimusten pelikirjan viidessä yksinkertaisessa vaiheessa.

1. Valitse formaatti

Ennen kuin alat kerätä pelikirjaasi varten tarvittavia tietoja, sinun on päätettävä käytettävästä formaatista. Tämä riippuu monista asioista, kuten jo käytössäsi olevista digitaalisista työkaluista ja tiimiesi tietoteknisestä osaamisesta.

Jos kyseessä on ensimmäinen sopimuksiin liittyvä käsikirjasi, voit ehkä ottaa helpommin ja valita esimerkiksi Excelin tai Google Driven – kaksi ohjelmistoa, jotka ovat tuttuja suurimmalle osalle ihmisistä. Onko tiimillänne jo kokemusta digitaalisista ratkaisuista, kuten asiakirjahallintaohjelmistoista? Silloin voisit harkita kehittyneempiä työkaluja, joissa on erilaisia automatisoituja ominaisuuksia.

2. Valitse oikeat sisällöt

Kun olet päättänyt, missä muodossa pelikirja on, on aika kerätä kaikki tarvittavat tiedot sen laatimista varten. Älä huolehdi siitä, että sisällytät kaikki pienet yksityiskohdat tässä vaiheessa – nyt haluat koota pelikirjasi rungon. Sinulla on myöhemmin aikaa lisätä lisätietoja tai laajentaa tiettyjä aiheita.

Kerää toistaiseksi sopimuksiin liittyvää tietoa esimerkiksi sopimusmalleistasi, lakimiehistäsi, yrityksesi koulutusohjeista, aiemmista sopimuksista, joita olet onnistuneesti käyttänyt, ja muista vastaavista asioista. Kannattaa myös ottaa huomioon kaikki yrityksesi kannalta merkitykselliset yksityiskohdat. Jos esimerkiksi myyt digitaalisia tuotteita tai kyseessä on SaaS-sopimus, sinun kannattaa ottaa huomioon myös lisätiedot, kuten käyttöohjeet ja lisenssiehdot.

3. Valitse siisti muotoilu ja ulkoasu

Kaikesta keräämästäsi tiedosta on vain vähän hyötyä, jos sitä ei esitetä tavalla, joka on helposti ymmärrettävissä kaikille, joilla on pääsy pelikirjaan. Suunnittele siis käsikirjasi siistiksi, virtaviivaiseksi ja käyttäjäystävälliseksi.

Loppujen lopuksi pelikirjan tarkoitus on yksinkertaistaa sopimusten hallintaa antamalla muillekin kuin lakimiehille mahdollisuus käsitellä sopimuksia asiantuntevasti. Jos pelikirja estää heitä tekemästä niin, koska tiedot on esitetty sekavasti ja vastenmielisesti, sen tarkoitus ei toteudu.

Harkitse visuaalisten elementtien, kuten infograafien, kaavioiden ja muunlaisten kuvioiden sisällyttämistä sekä sisällön selkeää tiivistelmää, jonka avulla lukija voi siirtyä kiinnostavaan osaan napin painalluksella.

4. Kouluta tiimisi käyttämään pelikirjaa

Nyt sinulla on siis selkeä ja kattava pelikirja valmiina käytettäväksi – mutta osaavatko työntekijäsi todella käyttää sitä? Älä vain oleta, että näin on, äläkä pakota heitä kysymään selvennyksiä muilta kollegoilta.

Koko pelikirjan ideana on tehdä työntekijöistä riippumattomia ja varmoja sopimusten hallinnoinnissa. Paras tapa saavuttaa tämä on kouluttaminen. Järjestä sarja koulutustilaisuuksia, joiden avulla lakitiimisi ja muut työntekijät ymmärtävät ja oppivat hyödyntämään pelikirjaa mahdollisimman tehokkaasti. Yritä kattaa kaikki tärkeät näkökohdat, mukaan lukien esimerkiksi sähköiset allekirjoitukset ja hyväksyntätyönkulut. Muista myös, että jos jokin toimintakäsikirjan osa muuttuu tai päivittyy, sinun on järjestettävä lisäkoulutustilaisuuksia, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla kaikista muutoksista.

Lue myös: Sopimushallinnan maturiteetti: millä tasolla se on yrityksessäsi?

5. Järjestä säännöllisiä sopimustarkastuksia

Haluat tietenkin varmistaa, että sopimusten pelikirjasi täyttää tarkoituksensa. Miten tämä onnistuu? Mittaamalla, seuraamalla ja arvioimalla sen tehokkuutta ajan mittaan. Paras tapa tehdä tämä on tehdä usein sopimustarkastuksia.

Niiden avulla voit selvittää, onko pelikirja parantanut, helpottanut ja tehostanut sopimusten hallintaa vai onko vielä joitakin alueita, joita sinun on ehkä vielä parannettava.

Ihannetapauksessa haluat tehdä vähintään yhden tarkastuksen vuodessa, mutta tarkastustiheys riippuu myös siitä, teetkö (ja kuinka usein) päivityksiä nykyisiin pelikirjaasi. Tässä tapauksessa varmista, että tarkastukset ajoitetaan noin kuukausi päivitysten toteuttamisen jälkeen, jotta voit seurata tarkkaan pelikirjan suorituskykyä.

Tiivistelmä

Sopimusten hallintaprosessi ei ole helppo tehtävä millekään yritykselle. Mutta jos organisaatiosi käsittelee sopimuksia säännöllisesti – olipa kyse sitten myyntiin, henkilöstöhallintoon tai asiakkaisiin liittyvistä syistä – on tärkeää, että löydät keinon parantaa, yksinkertaistaa ja nopeuttaa sopimusten hallintaa.

Tässä artikkelissa käsittelimme sitä, miten sopimusten pelikirjan luominen voi auttaa sinua saavuttamaan juuri tämän tavoitteen. Noudattamalla esitettyjä viittä askelta voit luoda selkeän, sääntöjenmukaisen ja kattavan käsikirjan, jonka avulla kaikki asiaankuuluvat sidosryhmät voivat hallita sopimuksia parhaalla mahdollisella tavalla.

Prev:

Mitä asiakastarpeet ovat ja miten niitä voi tunnistaa?

Next:

Näin strukturoitu data edistää liiketoimintaasi

Lisää artikkeleita

Henkilöstö & kulttuuri

10 askelta menestyksekkään hankintastrategian luomiseen

Sopimukset

Tekoäly ja sopimusanalytiikka

Hankinta

Mitä sähköinen hankinta on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?

Sopimukset

Kuinka vähentää kustannuksia allekirjoitusta edeltävässä vaiheessa Oneflown avulla?

Turvallisuus

5 vaarallista kyberturvallisuusvirhettä, joita yritykset tekevät

Sopimukset

Mikä on implisiittinen suostumus?

Sähköinen allekirjoitus

Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Sopimukset

Miten löytää oikea työkalu sopimusten tarkistamiseen?