Oavsett om du anställer en ny medarbetare, slutför en försäljning med en kund eller tar in en ny leverantör är avtal sannolikt en del av dina vanliga affärsprocesser. Att skriva ett avtal är dock mycket mer än att bara sammanställa relevant information och få alla inblandade parter att signera.
För att säkerställa att du hanterar dina avtal på ett så strömlinjeformat, kompatibelt och effektivt sätt som möjligt kan du behöva hjälp av en avtalshandbok. Är du osäker på vad det är? Fortsätt läsa vår guide och lär dig hur du använder en avtalshandbok för att hantera dina processer för avtalshantering.
Vad är en avtalshandbok?
Enkelt uttryckt är en avtalshandbok en lista över all den information och kunskap du behöver om en rad viktiga aspekter inom avtalshantering, bland annat
- Samarbete mellan parter
- Förhandlingsmetoder
- Granskning, ändringar och slutliga godkännanden av avtal.
Som vi snart kommer att se kan en avtalshandbok se ut på många olika sätt och lagras på en mängd olika plattformar – från ett enkelt Excel-kalkylblad till en mycket mer avancerad programvara för avtalshantering.
Särskilt det senare kan ge ökad sinnesro eftersom det automatiserar vissa kritiska delar av avtalshanteringen, ger oöverträffad efterlevnad och frigör dina juridiska team från betungande arbete.
Läs även: Hur programvara för avtalshantering gynnar lärare
De främsta fördelarna med en avtalshandbok
Nu när vi har klargjort vad en avtalshandbok är, låt oss utforska några av dess mest imponerande fördelar.
Ge juristteamen kontroll
Ett av de främsta skälen till att du bör överväga en avtalshandbok innan du ens skriver ett avtal är dess förmåga att hålla dina juridiska team i kontroll över processen genom ett noggrant beskrivet arbetsflöde för godkännande. Vad innebär detta i praktiken?
Det handlar om att veta exakt vilken senior medlem av ditt team som behöver godkänna innehållet i avtalet, och när. I grund och botten hjälper din playbook dig att bygga upp en hierarki av godkännanden i ditt juridiska team – men det finns mer, vilket vi snart ska få reda på.
… och samtidigt frigöra värdefull tid för dem
Att utrusta dina anställda med verktyg som en virtuell assistent är ett bra sätt att se till att de förblir produktiva samtidigt som de delegerar arbete av lägre värde till automatiserade tekniker. När det gäller innehållshantering är ett verktyg som kan hjälpa dig att uppnå detta – du gissade rätt – en avtalshandbok.
Eftersom avtalshandboken anger exakt vem som är ansvarig för vad och i vilket skede av avtalshanteringen kan du också frigöra juristerna från uppgifter av lägre värde.
På så sätt får dina jurister möjlighet att fokusera sin kunskap och sina resurser på aktiviteter som verkligen förtjänar deras expertis – och som tillför mycket mer värde till företaget som helhet.
Minskade risker och förseningar
Slutligen hjälper avtalshandböcker dig att minimera vanliga avtalsrelaterade problem, till exempel risker och förseningar. Genom att innehålla detaljerad vägledning och rekommendationer gör en avtalshandbok det möjligt för medarbetarna att fatta bättre underbyggda beslut som alltid är förenliga med gällande lagstiftning.
Detta effektiviserar inte bara avtalshanteringen utan säkerställer också konsekvens i alla avtalsinteraktioner, vilket har en positiv inverkan på företagets rykte och varumärkesarbete.
Och eftersom avtalshandböckerna är lättillgängliga när de behövs minskar också risken för förseningar avsevärt. Istället för att behöva kontakta juristerna och vänta på att någon av dem ska vidta åtgärder, kan enskilda medarbetare inom företaget få tillgång till avtalshandboken och lösa saker snabbt och självständigt.
I slutändan kan detta hjälpa avdelningar att komma till förhandlingar snabbare och avsluta affärer mer effektivt, praktiskt taget utan stilleståndstid.
Läs även: 8 fördelar med avtalshantering
Skapa din avtalshandbok i 5 steg
Nu är det dags att komma till skott – ta reda på hur du skapar en bra avtalshandbok i fem enkla steg.
1. Välj format
Innan du börjar samla in den information du behöver för din playbook måste du bestämma dig för vilket format du ska använda. Det beror på många saker, bland annat vilka digitala verktyg du redan har tillgängliga och vilken IT-kompetens dina team har.
Om det här är din allra första avtalshandbok kanske du vill göra det enkelt för dig och välja något som Excel eller Google Drive – två programvaror som de flesta känner till. Har ditt team redan viss erfarenhet av digitala lösningar som t.ex. programvara för dokumenthantering? Då kan du överväga mer avancerade verktyg med en rad automatiserade funktioner.
2. Inkludera rätt innehåll
När du har bestämt dig för vilket format din spelbok ska ha är det dags att samla in all relevant information för att bygga upp den. Oroa dig inte för att få med varenda liten detalj i det här skedet – just nu vill du sätta ihop ryggraden i din playbook. Du kommer att ha tid att lägga till ytterligare information eller utveckla specifika ämnen senare.
För närvarande samlar du in avtalsrelaterad information från källor som dina avtalsmallar, dina chefsjurister och jurister, ditt företags utbildningsriktlinjer, tidigare avtal som du framgångsrikt har använt och andra liknande saker. Du bör också ta hänsyn till eventuella särskilda detaljer som är relevanta för din verksamhet. Om du t.ex. säljer digitala produkter eller om det är en SaaS-överenskommelse bör du också ta hänsyn till extra detaljer som t.ex. riktlinjer för användning och licensvillkor.
Läs även: Allt du behöver veta om avtalshantering
3. Välj en snygg design och layout
All information du har samlat in kommer inte att vara till någon större nytta om den inte presenteras på ett sätt som är lätt att ta till sig för alla som har tillgång till spelboken. Så tänk på att utforma din avtalshandbok på ett snyggt, strömlinjeformat och användarvänligt sätt.
Poängen med en avtalshandbok är trots allt att förenkla avtalshanteringen genom att ge icke-jurister möjlighet att hantera avtal på ett bra sätt. Om din handbok hindrar dem från att göra det eftersom informationen är utformad på ett förvirrande och avskräckande sätt, misslyckas syftet.
Överväg att inkludera visuella element som infografik, grafer och andra typer av figurer, samt en tydligt presenterad sammanfattning av innehållet, så att läsarna kan hoppa till den del de är intresserade av med en knapptryckning.
4. Utbilda dina team i hur de ska använda spelboken
Nu har du alltså en tydlig och heltäckande spelbok som är redo att användas – men vet dina medarbetare verkligen hur de ska använda den? Utgå inte bara från att de kommer att lära sig, och tvinga dem inte att gå runt och fråga andra kollegor om förtydliganden.
Återigen, hela idén med en avtalshandbok är att göra medarbetarna självständiga och säkra i sin avtalshantering. Det bästa sättet att uppnå detta är genom utbildning. Organisera en serie utbildningstillfällen för att hjälpa ditt juridiska team och resten av dina anställda att förstå och utnyttja playbooken på effektivast möjliga sätt. Försök att täcka alla viktiga aspekter, inklusive till exempel elektroniska signaturer och arbetsflöden för godkännande. Och kom ihåg: om något i playbooken ändras eller uppdateras bör du anordna ytterligare utbildningstillfällen för att se till att alla hålls uppdaterade om eventuella ändringar.
Läs även: Den bästa programvaran för avtalshantering för sälj
5. Organisera regelbundna revisioner av avtal
Precis som du vill säkerställa att de callcenterlösningar som du har implementerat ger avsedda resultat, vill du se till att din avtalshandbok uppnår sitt syfte. Hur gör man det? Genom att mäta, spåra och utvärdera dess effektivitet över tid. Det bästa sättet att göra detta är genom frekventa revisioner av avtalen.
På så sätt kan du avgöra om din avtalshandbok har gjort avtalshanteringen bättre, enklare och mer strömlinjeformad, eller om det fortfarande finns områden som du behöver arbeta med.
Helst ska du göra minst en revision per år, men frekvensen beror också på om (och hur ofta) du gör några uppdateringar av dina nuvarande playbooks. I så fall bör du se till att revisioner schemaläggs någon månad efter att uppdateringarna har implementerats, så att du kan hålla ett öga på din playbooks prestanda.
Sammanfattningsvis
Att bemästra processer för avtalshantering är ingen lätt uppgift för något företag. Men om din organisation hanterar avtal regelbundet – oavsett om det är för försäljning, HR eller kundrelaterade ändamål – är det viktigt att du hittar ett sätt att förbättra, förenkla och påskynda din avtalshantering.
I den här artikeln diskuterar vi hur du kan skapa en avtalshandbok som hjälper dig att uppnå just detta. Genom att följa våra fem steg kommer du att kunna skapa en tydlig, kompatibel och omfattande avtalshandbok som ger alla relevanta intressenter möjlighet att hantera sina avtal på bästa möjliga sätt.