Hvorfor vi fortsatt signerer kontrakter som om det var 1999
En kartlegging av preferanser og utfordringer ved kontraktsignering
Er du klar for å gå videre fra gammeldags kontraktsignering?
Fra antikke segl fra 3500 f.Kr. til telegrafunderskrifter på 1800-tallet har måten vi signerer kontrakter på utviklet seg langt sammen med teknologien. I dag gjør elektroniske signaturer det mulig å signere kontrakter raskt og hvor som helst.
Men er det ikke rart at mange bedrifter fortsatt sitter fast i utdaterte prosesser – laster opp PDF-filer, sender dokumenter frem og tilbake og jakter på signaturer etter lange forhandlinger? Hvorfor har det ikke kommet lenger, og hva er det som holder oss tilbake?
Denne rapporten undersøker den aktuelle situasjonen for signering av kontrakter. Du vil lære:
Hvordan signere kontrakter i dag
Hva som står i veien og forsinker prosessen
Tips til hvordan bedrifter kan gjøre signering raskere og enklere
Kort om undersøkelsen
Denne rapporten er basert på en undersøkelse utført av Oneflow.
Det finnes mange måter å signere kontrakter på i dag, enten det er å skrive en signatur med penn eller trykke på en knapp på mobilen. Undersøkelsen ser på hvordan mellomstore og store bedrifter foretrekker å signere kontrakter, hvilke utfordringer de møter og hva de tror kan forbedre prosessen.
Svarende: Over 250 yrkesaktive fra Europa og USA.
Hva forsinker kontraktsignering?
Her er de tre største utfordringene man støter på med nåværende signeringsmetoder:
Bekymringer rundt signaturens ekthet
For mye kreves, frem og tilbake
Tidkrevende prosesser
En respondent sa: “For oss er det tiden som går med til frem og tilbake som tar opp administrativ tid.” Dette viser hvordan forsinkelser i kommunikasjonen og den tradisjonelle signeringsprosessens frem-og-tilbake-pendling kan bremse produktiviteten og skape unødvendige flaskehalser.
Andre vanlige problemer som kan bremse prosessen inkluderer:
Regelefterlevelse eller juridiske problemer
Vanskeligheter med å signere på mobile enheter
Manglende integrasjon med andre verktøy
Systemfriksjon bremser kontraktsprosessen
Disse utfordringene skaper kaos i kontraktsprosessen, men digitale signeringsløsninger kan hjelpe.
For eksempel løses bekymringer rundt signaturens ekthet med sikre digitale signaturer som kommer med kryptering og revisjonsspor. Juridisk samsvar blir også mindre av et problem, takket være plattformer som automatisk sikrer at kontrakter oppfyller alle nødvendige krav.
Frem-og-tilbake-kommunikasjonen reduseres med signering og sporing i sanntid, noe som gjør at alt går raskere. Og mobilvennlige løsninger lar folk signere kontrakter hvor som helst uten problemer. Ferdig på et øyeblikk!
Bedrifter stoler fortsatt på PDF-opplastinger for signering
PDF-signering foretrekkes
26% av respondentene foretrekker standardiserte e-signaturer ved å laste opp et dokument til et e-signaturverktøy, mens (sjokkerende!) 32% fortsatt velger blekk på papir.
Hvordan signerer din bedrift hovedsakelig kontrakter i dag?
De fleste bedrifter er fortsatt fast i gamle mønstre og foretrekker å laste opp PDF-filer til verktøy for elektronisk signatur, til tross for at det finnes bedre alternativer.
Du trenger ikke lenger å laste opp dokumenter for å få dem signert. Det finnes verktøy som lar deg opprette, administrere og signere kontrakter på én og samme sikre plattform uten ekstra trinn.
Med løsninger som Oneflow kan du opprette, forhandle og signere kontrakter på ett og samme sted. Ikke mer frem og tilbake med e-post eller opplasting og nedlasting av dokumenter. Alt finnes på samme sikre sted, slik at du slipper å hoppe mellom ulike verktøy. I tillegg går prosessen raskere og med færre feil, noe som sparer tid.
Stadig flere signerer kontrakter via mobilen
“I det minste kan det nå gjøres digitalt og krever ikke alltid et personlig møte”, sa en respondent.
Det er åpenbart at bedrifter setter pris på bekvemmeligheten ved å kunne håndtere kontrakter når de er på farten. Den største fordelen med mobil signering er hastigheten. Du kan signere, sende og motta kontrakter på bare noen få minutter, alt fra telefonen eller nettbrettet, uansett hvor du befinner deg. Det er perfekt for travle fagfolk som må holde virksomheten i gang uten å være bundet til et skrivebord.
Men det er ikke alltid problemfritt. Alle verktøy for mobil signering er ikke like gode. Noen plattformer er ikke optimalisert for mindre skjermer, noe som gjør det vanskelig å navigere eller utføre oppgaver effektivt. Uten en brukervennlig mobilopplevelse kan brukerne havne i en situasjon hvor de hopper mellom forskjellige enheter, kaster bort tid og blir frustrerte.
Tips!
Det er enkelt å signere kontrakter over telefon, men å håndtere hele prosessen – gjennomgå lange dokumenter, gjøre endringer eller godkjenne endringer – kan være komplisert. Hvis verktøyet ditt for elektronisk signering ikke er tilpasset mobile enheter, risikerer du forsinkelser, feil og frustrasjon.
Signeringsmetoder varierer fortsatt avhengig av sted
De tre viktigste funksjonene for e-signatur-løsninger
“Siden vi begynte å bruke verktøy for elektroniske signaturer, har behandlingstiden og sikkerheten vår blitt betydelig forbedret, og den stadige ventetiden på godkjenninger har blitt betydelig redusert”, fortalte en av respondentene.
To andre funksjoner ble også fremhevet som viktige for å forbedre signeringsopplevelsen:
Tilpassbare arbeidsflyter (f.eks. godkjenninger eller varsler).
Mulighet for å samle inn ytterligere data (f.eks. kryssbokser og vedlegg).
Hva bedrifter virkelig bryr seg om når det gjelder verktøy for e-signaturer
Den viktigste funksjonen, brukervennlighet for signatører, viser at enkelhet er et must. Folk vil signere raskt og smidig uten unødvendige trinn.
Sikkerhet og samsvar kommer på andreplass, noe som beviser at bedrifter trenger verktøy som ikke bare er raske, men også pålitelige og juridisk sikre. I tillegg viser muligheten til å signere på mobile enheter hvor viktig fleksibilitet er.
Det er også interessant å se hvilke andre funksjoner bedrifter verdsetter, som innsamling av tilleggsdata og tilpassbare arbeidsflyter. Dette viser at bedriftene ikke bare er ute etter et verktøy for å signere dokumenter – de ønsker en måte å håndtere hele prosessen mer effektivt på. Funksjoner som innsamling av ekstra data eller oppretting av tilpassede arbeidsflyter for godkjenninger eller varsler kan spare tid og forenkle signeringsprosessen.
42% av bedriftene har ingen problemer med forsinkelser ved kontrakssignering
Interessant nok har 42% av respondentene aldri opplevd forsinkelser eller tapte kontrakter på grunn av problemer med signering.
Det er gledelig at mange bedrifter ikke opplever store forsinkelser eller taper forretninger på grunn av problemer med signeringer. Det viser at signeringsprosessen fungerer tilstrekkelig smidig til at driften kan fortsette som vanlig hos mange bedrifter. Men det betyr ikke at det ikke er rom for forbedringer.
For noen er disse forsinkelsene et stort problem som fører til tapte forretningsmuligheter og forsinker hele arbeidsflyten. Hvis du er en av de bedriftene som fortsatt opplever forsinkelser, kan det være på tide å se over prosessen for signering av kontrakter.
Forbedringsområder? Enkelhet, sikkerhet og hastighet
De tre viktigaste områdene som er identifisert for å forbedre signeringsopplevelsen er:
“Bruken av e-signaturer har blitt stadig mer vanlig, noe som gjør det enklere og raskere å signere kontrakter hvis en person eller organisasjon er vant til det”, sa en av respondentene.
Dette understreker viktigheten av å ha brukervennlige verktøy som er enkle å lære, slik at alle kan hoppe inn og bruke teknologien uten en lang læringskurve.
Det er på tide å bryte gamle vaner når det gjelder signering av kontrakter
Oppsummert kan man si at selv om digitale signaturverktøy har kommet langt, er det fortsatt rom for forbedringer. Bedrifter står overfor utfordringer, som bekymring rundt signaturers ekthet, overholdelse av lover og regler og den stadige pendlingen mellom tradisjonelle prosesser. Men med den rette digitale løsningen kan alle disse problemene løses.
Statistikken viser tydelig at bedrifter ønsker mer enn bare et verktøy for elektroniske signaturer. De trenger en plattform som forenkler hele prosessen. En sikker, mobilvennlig løsning som eliminerer behovet for å sende dokumenter frem og tilbake mellom ulike verktøy og gjør signeringen enklere.
Når vi ser fremover, blir det klart at selv om noen gamle metoder fortsatt eksisterer, finnes det bedre løsninger. Bedrifter som er klare til å ta i bruk disse verktøyene, vil oppleve raskere, mer effektive og sikrere prosesser som fungerer for alle. Når bedrifter velger en plattform for e-signaturer, bør de velge verktøy som ikke bare oppfyller deres behov i dag, men som også kan vokse med dem i fremtiden.
I det lange løp ønsker vi alle en enklere, raskere og sikrere måte å håndtere kontrakter på. En måte som fungerer for alle, uansett hvor de befinner seg eller hvordan de foretrekker å signere.
