Varför vi fortfarande signerar avtal som om det vore 1999
En kartläggning av preferenser och utmaningar vid avtalssignering
Är du redo att gå vidare från gammaldags avtalssignering?
Från antika sigill år 3500 f.Kr. till telegrafsignaturer på 1800-talet, hur vi signerar avtal har utvecklats långt med tekniken. Idag gör elektroniska signaturer det möjligt att signera avtal snabbt och var som helst.
Men är det inte märkligt att många företag fortfarande sitter fast i föråldrade processer – laddar upp PDF-filer, skickar dokument fram och tillbaka och jagar signaturer efter långa förhandlingar? Varför har det inte kommit längre, och vad är det som håller oss tillbaka?
Den här rapporten utforskar det aktuella läget för signering av avtal. Du kommer att lära dig:
Hur man signerar avtal idag
Vad som hindrar och saktar ner processen
Tips på hur företag kan göra signeringen snabbare och enklare
Kort om undersökningen
Den här rapporten baseras på en undersökning genomförd av Oneflow.
Det finns många sätt att signera avtal idag, vare sig det handlar om att klottra en signatur med en penna eller trycka på en knapp i mobilen. Undersökningen tittar på hur medelstora till stora företag föredrar att signera avtal, vilka utmaningar de möter och vad de tror kan förbättra processen.
Svarande: Över 250 yrkesverksamma från Europa och USA.
Vad saktar ner avtalssigneringen?
Här är de 3 främsta utmaningarna man stöter på med nuvarande signeringsmetoder:
Oro över signaturens äkthet
För mycket krävs, fram och tillbaka
Tidskrävande processer
En svarande sa: “För oss är det tiden som går åt till fram och tillbaka som tar upp administrativ tid.” Det visar hur förseningar i kommunikationen och den traditionella signeringsprocessens fram-och-tillbaka-pendlande kan bromsa produktiviteten och skapa onödiga flaskhalsar.
Andra vanliga problem som kan sakta ner processen inkluderar:
Regelefterlevnad eller juridiska bekymmer
Svårigheter att signera på mobila enheter
Bristande integration med andra verktyg
Systemfriktion bromsar avtalsprocessen
Dessa utmaningar orsakar kaos i avtalsprocessen, men digitala signeringslösningar kan hjälpa.
Till exempel hanteras frågor om signaturers äkthet med säkra digitala signaturer som inkluderar kryptering och revisionsspår. Lagstiftnings- och efterlevnadsfrågor blir också mindre problematiska tack vare plattformar som automatiskt ser till att avtal uppfyller alla nödvändiga krav.
Fram-och-tillbaka-kommunikationen minskar med signering och spårning i realtid, vilket gör att allt går snabbare. Och mobilvänliga lösningar låter folk signera avtal var som helst utan krångel. Klart på ett ögonblick!
Företag förlitar sig fortfarande på PDF-uppladdningar för signering
PDF e-signering föredras
26% av de svarande föredrar standardiserade e-signaturer genom att ladda upp ett dokument till ett e-signaturverktyg, medan (chockerande!) 32% fortfarande väljer bläck på papper.
Hur signerar ditt företag främst avtal idag?
De flesta företag är fortfarande fast i gamla mönster och föredrar att ladda upp PDF-filer till verktyg för elektronisk signatur, trots att det finns bättre alternativ.
Du behöver inte längre ladda upp dokument för att få dem signerade. Det finns verktyg som låter dig skapa, hantera och signera avtal på en och samma säkra plattform utan extra steg.
Med lösningar som Oneflow kan du skapa, förhandla och underteckna avtal på ett och samma ställe. Inget mer mejlande fram och tillbaka eller uppladdning och nedladdning av dokument. Allt finns på samma säkra plats, så du slipper hoppa mellan olika verktyg. Dessutom blir processen snabbare och mindre benägen för misstag, vilket sparar tid.
Allt fler signerar avtal via mobilen
”Åtminstone kan det nu göras digitalt och kräver inte alltid ett personligt möte”, sade en svarande
Det är uppenbart att företag uppskattar bekvämligheten med att kunna hantera avtal när de är på språng. Den största fördelen med mobil signering är snabbheten. Du kan signera, skicka och ta emot avtal på bara några minuter, allt från din telefon eller surfplatta, oavsett var du befinner dig. Det är perfekt för upptagna yrkesverksamma som behöver hålla igång verksamheten utan att vara bundna till ett skrivbord.
Men allt går inte på räls. Alla verktyg för mobil signering är inte lika bra. Vissa plattformar är inte optimerade för mindre skärmar, vilket gör det svårt att navigera eller utföra uppgifter effektivt. Utan en användarvänlig mobilupplevelse kan användarna hamna i en situation där de hoppar mellan olika enheter, slösar tid och blir frustrerade.
Tips!
Det är enkelt att underteckna avtal per telefon, men att hantera hela processen – granska långa dokument, göra ändringar eller godkänna ändringar – kan vara krångligt. Om ditt verktyg för elektronisk signering inte är anpassat för mobila enheter riskerar du förseningar, misstag och frustration.
Signeringsmetoder varierar fortfarande beroende på plats
De tre viktigaste funktionerna för e-signatur-lösningar
”Sedan vi började använda verktyg för elektroniska signaturer har vår handläggningstid och säkerhet förbättrats avsevärt och det ständiga väntandet på godkännanden har minskat betydligt”, berättade en av de tillfrågade.
Två andra funktioner lyftes också fram som viktiga för att förbättra signeringsupplevelsen:
Anpassningsbara arbetsflöden (t.ex. godkännanden eller aviseringar).
Möjlighet att samla in ytterligare data (t.ex. kryssrutor och bilagor).
Vad företag verkligen bryr sig om när det gäller verktyg för e-signaturer
Den viktigaste funktionen, användarvänlighet för undertecknare, visar att enkelhet är ett måste. Människor vill signera snabbt och smidigt utan onödiga steg.
Säkerhet och efterlevnad kommer på andra plats, vilket bevisar att företag behöver verktyg som inte bara är snabba, utan också tillförlitliga och juridiskt säkra. Dessutom visar möjligheten att signera på mobila enheter hur viktigt det är med flexibilitet.
Det är också intressant att se vilka andra funktioner företag värdesätter, som insamling av ytterligare data och anpassningsbara arbetsflöden. Detta visar att företagen inte bara letar efter ett verktyg för att underteckna dokument – de vill ha ett sätt att hantera hela processen mer effektivt. Funktioner som insamling av extra data eller skapande av anpassade arbetsflöden för godkännanden eller aviseringar kan spara tid och underlätta signeringsprocessen.
42% av företagen har inga problem med förseningar vid avtalsskrivning
Intressant nog har 42% av de svarande aldrig upplevt förseningar eller förlorade affärer på grund av problem med avtalssignering.
Det är glädjande att många företag inte drabbas av större förseningar eller förlorar affärer på grund av problem med signeringar. Det visar att signeringsprocessen fungerar tillräckligt smidigt för att verksamheten ska kunna fortsätta som vanligt hos många företag. Men det betyder inte att det inte finns utrymme för förbättringar.
För vissa är dessa förseningar ett stort problem som leder till förlorade affärsmöjligheter och fördröjer hela arbetsflödet. Om du är ett av de företag som fortfarande drabbas av förseningar kan det vara dags att se över din process för att signera avtal.
Förbättringsområden? Enkelhet, säkerhet och hastighet
De tre viktigaste områdena som identifierats för att förbättra signeringsupplevelsen är:
”Användningen av e-signaturer har blivit allt vanligare, vilket gör det enklare och snabbare att underteckna avtal om en person eller organisation är van vid det”, sade en av de svarande.
Vilket betonar vikten av att ha användarvänliga verktyg som är lätta att lära sig, så att alla kan hoppa in och använda tekniken utan en lång inlärningskurva.
Det är dags att bryta gamla vanor kring avtalssignering
Sammanfattningsvis kan man konstatera att även om digitala signeringsverktyg har kommit långt, finns det fortfarande utrymme för förbättringar. Företag står inför utmaningar, såsom oro kring signaturers äkthet, efterlevnad av lagar och regler samt det ständiga pendlandet mellan traditionella processer. Men med rätt digital lösning kan alla dessa problem lösas.
Statistiken visar tydligt att företag vill ha mer än bara ett verktyg för elektroniska signaturer. De behöver en plattform som förenklar hela processen. En säker, mobilvänlig lösning som eliminerar behovet av att skicka dokument fram och tillbaka mellan olika verktyg och gör signeringen enklare.
När vi blickar framåt blir det tydligt att även om vissa gamla metoder fortfarande finns kvar, så finns det bättre lösningar. Företag som är redo att anamma dessa verktyg kommer att uppleva snabbare, effektivare och säkrare processer som fungerar för alla. När företag väljer en plattform för e-signaturer bör de välja verktyg som inte bara uppfyller deras behov idag, utan som också kan växa med dem i framtiden.
I slutändan vill vi alla ha ett enklare, snabbare och säkrare sätt att hantera avtal. Ett sätt som fungerar för alla, oavsett var de befinner sig eller hur de föredrar att skriva under.
