Hur långt företag har kommit med digitala avtal – och vad som väntar härnäst
Är dina avtalsprocesser fast i det förflutna?
Avtal håller verksamheten igång, men få organisationer har helt automatiserat processen.
Många team hanterar fortfarande Word-dokument, PDF:er och mejltrådar. Andra har lagt till
e-signering, men jobbar ändå i separata system. Och bara en bråkdel använder AI för att effektivisera avtalshanteringen.
Kort om
undersökningen
Förstå hur företag hanterar avtal idag,
vilka utmaningar som saktar ner dem och
de verkliga fördelarna med att gå digitalt.
Här tas också viktiga faktorer upp för att
välja avtalshanteringsprogram och bygga
ett starkt internt business case.
Undersökningen bygger på insikter från
över 150 yrkesverksamma i Europa och USA.
Viktiga observationer:
16% av organisationerna arbetar fortfarande mestadels manuellt, endast 9% är helt automatiserade.
49% rapporterar frekventa fel, 43% upplever långa handläggningstider för avtal.
Bara 1 av 10 har helt automatiserade avtal trots utbredd användning av e-signering.
36% använder AI i begränsad omfattning, 13% använder det i stor skala.
64% anger bättre insyn som den största fördelen med digital mognad.
Så, vilken nivå av digital mognad ligger ditt företag på? Låt oss ta reda på det.
Denna rapport beskriver de fyra stadierna av digital mognad inom avtalshantering:
1. Manuellt och rörigt
2. Digitalt men frånkopplat
3. Automatiserat och integrerat
4. Intelligent och framåtblickande
Vad är digital mognad?
Digital mognad är i vilken utsträckning ett företag förlitar sig på digitala verktyg, data och automatiserade arbetsflöden för att jobba snabbare, smartare och med mindre ansträngning.
När det gäller avtal handlar det om att lämna papper och manuella steg bakom sig och gå över till helt digitala processer. Det kan innebära att använda e-signering, CLM-programvara eller att generera avtal direkt från ditt CRM eller CPQ. Det kan också innebära att använda AI för att granska avtal, flagga risker och snabba upp rutinuppgifter.
Mognaden pågår
fortfarande
De flesta företag arbetar fortfarande mot digital
mognad inom avtalshantering.
16% arbetar fortfarande mestadels manuellt
och förlitar sig på Word, PDF:er och mejltrådar.
Nästan en tredjedel (29%) är delvis digitala
och använder e-signaturer, men med system
som inte är sammankopplade. Den största
gruppen (45%) uppger att deras processer till
stor del är automatiserade. Endast 9% har
uppnått full automatisering och avtalsintelligens.
Här är en närmare titt på de fyra stadierna av
digital mognad och var företagen befinner sig idag:
Första stadiet:
Manuellt och rörigt – Word, PDF:er, mejl och delade mappar
Avtal lagras ofta i delade mappar eller göms i mejltrådar. De flesta team skapar dem i Word eller som PDF:er, utan något tydligt sätt att spåra ändringar eller veta vilken version som är den slutgiltiga. Eftersom allt görs manuellt är misstag vanliga.
Integrationsgapet i
avtalshantering
Integration med affärssystem som CRM eller ERP är ovanligt, vilket gör att avtalsdata blir isolerad. Detta gör det svårare att följa utvecklingen, dela insikter eller automatisera arbetsflöden.
Andra vanliga utmaningar som skapar oreda:
Frekventa fel på grund av manuella processer
Långsam hantering och godkännande av avtal
Bristande samarbete och samordning mellan team
Minimal möjlighet att analysera avtalens utveckling
Konsekvenserna för verksamheten?
Förlorade affärer, högre juridiska och regelefterlevnadsrisker, långsammare intäkter, slöseri med tid och resurser samt missade möjligheter till insikter och automation.
Andra stadiet: Digitalt men frånkopplat –
verktyg för
e-signering men ingen avtals-automatisering
I det här steget använder många team
e-signaturtjänster, vilket gör signeringen snabbare. Men de flesta skapar fortfarande avtal i Word eller Google Docs, med minimal automatisering och utan en central plats för att lagra filer.
Vilka verktyg eller system använder ni
idag för att skapa, signera och
hantera avtal?
67% av företagen säger att de använder
e-signeringstjänster, medan 61% fortfarande
förlitar sig på Word eller Google Docs för
att skriva utkasten.
E-signering är vanligt, men de flesta
organisationer saknar fortfarande riktig
automation eller en central plats för avtalen.
Vanliga utmaningar och påverkan på verksamheten?
Andra stadiet liknar till stor del det första. Signeringen går snabbare och med färre fel, men själva skrivandet tar fortfarande för lång tid. Utan en central plats för att lagra och hantera avtal förblir samarbetet svårt, vilket bromsar arbetsflödena och begränsar insynen.
Detta kan leda till att företag riskerar att missa affärer, få långsammare kassaflöde och ha svårt att följa upp hur avtalen presterar eller identifiera nya möjligheter.
Tredje stadiet: Automatiserat och integrerat – CLM-programvara och CRM-integration
Även om e-signering finns överallt har bara 1 av 10 företag helt automatiserade avtal.
Omvandla avtal till sammankopplad data
I det här stadiet börjar viss automatisering ta form. 26% av teamen använder dedikerad CLM-programvara som gör det möjligt att koppla avtal till system som CRM, ERP eller andra affärsverktyg. Det gör det enklare att organisera data, följa avtalens utveckling och ha tydliga spårbara loggar.
Hur integrerade är era avtalsprocesser med
andra system (t.ex.
CRM, CPQ, ERP)?
Men bristen på integration skapar fortfarande
problem. 67% av företagen säger att deras
avtalssystem bara är delvis integrerade,
24% är fullt integrerade och 7% är inte
integrerade alls.
Hur automatiserad
är er organisations
Quote-to-Cash-
process idag?
Automatiseringen av Quote-to-Cash-
processen är också begränsad.
Bara 9% uppger att de har en fullt
automatiserad och sammanlänkad process,
medan majoriteten (77%) har den delvis
(t.ex. digitala offerter, e-signering) eller
mestadels automatiserad (t.ex.
arbetsflöden + integrerade verktyg).
Effektivisera Quote-to-Cash-processen med digitala lösningar
Organisationer använder verktyg som CPQ (38%) eller Oneflow (23%) för att stödja delar av sina Quote-to-Cash-flöden
Hur påverkar det företagen?
CLM och automatisering hjälper till att stänga affärer snabbare, samt förbättra efterlevnaden och revisionsberedskapen.
En stor utmaning är dock svaga integrationer. Eftersom få företag uppnår full automatisering upplever de fortfarande förseningar, fel, extra manuellt arbete och begränsad insyn i sina avtal.
Fjärde stadiet: Intelligent och framåtblickande – AI-drivna insikter
AI börjar förändra hur team hanterar avtal. Genom att granska avtal, flagga risker, föreslå mallar och upptäcka ovanliga klausuler hjälper det till att minska fel. AI kan också förutsäga förnyelser, utökningar eller avhopp – och bidra till att automatisera redlining-processen.
Även om AI blir allt
vanligare är det
fortfarande långt
ifrån utbrett:
På frågan: “I vilken utsträckning använder
er organisation AI i avtalshanteringen idag?”
36% av organisationerna använder AI i
begränsade områden, som redlining eller
klausulförslag. 35% håller bara på att
utforska AI-verktyg, 13% använder det i
stor utsträckning för uppgifter som analys
eller insikter kring förnyelser, och 15% har
ännu inte börjat använda AI alls.
Hur förändrar AI-drivna avtal affärerna?
Prediktiv automatisering hjälper affärer att gå snabbare och minskar antalet misstag. Team får en tydligare bild av hur avtalen presterar och kan lättare hålla koll på regelefterlevnad och risker. AI gör också granskningar enklare genom att spåra ändringar och minska risken för missade åtaganden.
Med det sagt är vi fortfarande i början av resan! Vi har bara skrapat på ytan av vad AI kan göra för avtal.
Hur digital mognad lönar sig: “Teamen sparar flera veckor per månad”
Den mätbara effekten av digital mognad
När team höjer sin digitala mognad blir effekten tydlig.
Automatiserade arbetsflöden, bättre samarbete och enklare tillgång till avtalsdata minskar inte bara felen, utan frigör även värdefull tid.
Så här mycket tid
företagen sparar under
hela avtalsprocessen:
“Digital mognad inom avtalshantering sparar
vissa team flera veckor per månad.”
Företagen nämner de
största vinsterna som:
Att förbättra den digitala mognaden gör inte
bara processerna snabbare, det ger också
verkliga resultat för både teamet och
verksamheten.
Vad hindrar den digitala mognaden?
“Bristande samarbete är ett av de största hindren”
Många organisationer har svårt att modernisera sina avtalsprocesser. Team arbetar ofta i silos där juridik, sälj och IT inte alltid är synkade. Lägg till motstånd mot förändring, föråldrade verktyg, begränsade budgetar och oro för säkerhet eller regelefterlevnad – och framstegen blir långsamma.
Baserat på över 100 svar sticker dessa vanliga utmaningar ut:
System som inte integreras ordentligt
Begränsad användning av AI
Otillräcklig utbildning eller digital kompetens
Motstånd från ledning eller team
Önskan om mer intuitiva, heltäckande verktyg
Och så här påverkar det företagen:
Samarbetsbrister kostar effektivitet
Siffrorna visar att rätt verktyg inte alltid räcker. Företag behöver sammankopplade arbetsflöden, rätt utbildning och samsyn mellan avdelningar för att arbeta effektivt. Utan det fortsätter fel, förseningar och missade möjligheter att hämma verksamhetens utveckling.
Utvärdera lösningar och bygg ditt interna business case
Organisationer kan höja sin digitala mognad genom att fatta välgrundade köpbeslut och skapa ett business case som visar verkligt värde.
När du utvärderar lösningar bör du prioritera:
Användarvänlighet
Lätt att lära sig och ta i bruk, för alla team.
Integrationer
Med CRM-, ERP- och samarbetsverktyg.
Regelefterlevnad
Inbyggd säkerhet och tydliga revisionsspår.
Skalbarhet
Anpassar sig och växer med verksamheten, klarar nya krav och förändrade behov.
Mätbar ROI
Tydliga tidsbesparingar, färre fel och snabbare intäktsflöden.
Automatisering
Stödjer dagens behov (e-signering, mallar, arbetsflöden) och är redo för AI-funktioner när de blir standard.
Att driva igenom förändring
För att skapa ett starkt internt business case, fokusera på att övertyga ledningen och andra avdelningar genom att tydligt visa effekten för hela verksamheten.
Hur olika team drar nytta av digitala avtal:
Sälj: snabbare säljcykler och färre förlorade affärsmöjligheter
Juridik: lägre risk, enklare regelefterlevnad och mindre manuellt granskningsarbete
Finans: snabbare kassaflöde och färre intäktsläckor
IT: färre splittrade verktyg och starkare integrationer
Slutsatsen?
Företag som höjer sin digitala mognad genom att välja rätt avtalsplattform nöjer sig inte med att införa ett verktyg – de gör en strategisk investering.
Smarta köpbeslut, i linje med verksamhetens behov och med mätbar ROI, hjälper team att arbeta snabbare, minska riskerna och få full insyn i både avtalen och affärerna.
/