B2B-avtal, vad är det egentligen? Vi använder dem varje dag, men vad är det egentligen som ligger bakom dem? I den här guiden gör vi en djupdykning i just den frågan.
Men innan vi kommer till något av det, kommer en snabb ansvarsfriskrivning:
Bara för att vara tydlig, hur bra vår webbplats än är, så utgör den inte juridisk rådgivning. Vi är bara här för att ge dig information. Det är bra och användbar information, men det är inte juridisk rådgivning. Vi gör vårt bästa för att hålla vårt innehåll uppdaterat, men det kanske inte är den mest aktuella juridiska eller andra informationen där ute. Vi länkar gärna till webbplatser från tredje part. Vi gör det för att underlätta för dig som vår underbara läsare. Men det betyder också att vi inte är här för att rekommendera eller stödja några webbplatser från tredje part.
Läs mer: Hur PDF-avtal är ett problem för ditt företag
Betydelsen av B2B-avtal
Innan vi går in på detaljerna kring B2B-avtal ska vi tala om varför de är så viktiga. Enkelt uttryckt skyddar de dina affärsintressen och hjälper dig att bygga förtroende hos dina kunder och partners. Utan ett välskrivet avtal är du sårbar för missförstånd och felkommunikation som kan kosta dig tid, pengar och extra resurser.
Skapa förtroende och professionella relationer
En affärsrelation är bara så stark som förtroendet mellan dess parter. Avtal skapar tydliga gränser och förväntningar, vilket skapar en grund för förtroende som kan vara i flera år. Genom att skriva ner villkoren i ert avtal visar ni er kund eller partner att ni tar relationen på allvar och är fast beslutna att hålla vad ni lovar.
Men det handlar inte bara om de juridiska garantierna. Avtal är också ett sätt att hantera förväntningar och förebygga missförstånd. När alla vet vad som förväntas av dem finns det mindre utrymme för förvirring och besvikelse. Detta bidrar i sin tur till en mer positiv och produktiv arbetsrelation.
Ett väl utformat avtal kan också hjälpa dig att undvika eventuella konflikter som kan uppstå mellan dig och din kund eller partner. Det kan hjälpa dig att upprätta tydliga kommunikationskanaler och skissera processer för tvistlösning. På så sätt kan ni arbeta tillsammans för att lösa eventuella problem som kan uppstå, utan att skada er yrkesmässiga relation.
Skydda dina affärsintressen
Avtal är också avgörande för att skydda dina affärsintressen. De ger dig möjlighet att fastställa specifika villkor för betalning, leverans, immateriella rättigheter och sekretess. På så sätt minskar du risken för tvister och rättsliga åtgärder.
Om du till exempel är ett företag som utvecklar programvara kanske du vill se till att din kund inte kan använda din kod för något annat ändamål än det som överenskommits. Ett väl utformat avtal kan hjälpa dig att uppnå detta genom att beskriva villkoren för dina immateriella rättigheter.
Ett välskrivet avtal kan också hjälpa dig att få ersättning för förluster eller skador om något går fel. Om din kund t.ex. inte betalar dig för ett jobb kan du använda avtalet som bevis för att stödja ditt krav. På så sätt kan du få tillbaka de pengar du är skyldig utan att behöva vidta rättsliga åtgärder.
B2B-avtal: Säkerställa efterlevnad av lagar och regler
Avtal är inte bara en fråga om god affärssed, de är i många fall också ett lagkrav. Beroende på vilken typ av avtal det gäller kan du behöva följa olika bestämmelser och lagar. Utan ett juridiskt bindande avtal riskerar du att bryta mot lagen och få betala straffavgifter eller böter.
Om du t.ex. är en vårdgivare kan du behöva följa GDPR-reglerna när du delar patientuppgifter med en tredjepartsleverantör. Ett väl utformat B2B-avtal kan hjälpa dig att säkerställa att din leverantör är medveten om dessa bestämmelser och samtycker till att följa dem.
Läs även: Hitta ditt flow med digitala avtal
Viktiga delar i B2B-avtal
Nu när vi har kommit fram till varför B2B-avtal är så viktiga ska vi titta närmare på vad de bör innehålla. Här är några viktiga delar som bör ingå:
Berörda parter
Det första avsnittet i ditt avtal bör tydligt identifiera vilka parterna är och vilka roller de har i avtalet. Det kan röra sig om enskilda personer, företag eller andra enheter. Du bör också ange kontaktuppgifter för varje part.
Om avtalet till exempel är mellan ett mjukvaruutvecklingsföretag och en kund, är de inblandade parterna mjukvaruutvecklingsföretaget och kunden. Programutvecklingsföretaget ansvarar för att utveckla programvaran, medan kunden ansvarar för att ge feedback och se till att programvaran uppfyller deras behov.
Arbetets omfattning och resultat
I detta avsnitt beskrivs det arbete som ska utföras och vad som förväntas av varje part. Var så specifik som möjligt och inkludera milstolpar och tidsfrister om tillämpligt. Du bör också inkludera information om vilka leveranser som ska göras och när.
Om programutvecklingsföretaget t.ex. utvecklar en ny app åt kunden, omfattar arbetet utvecklingen av appen samt all testning och felsökning som behöver göras. Leveransen omfattar den färdiga appen och all tillhörande dokumentation.
Betalningsvillkor och bestämmelser
Betalningsavsnittet är förmodligen den viktigaste delen av ett avtal och bör innehålla uppgifter om hur mycket som ska betalas, när det ska betalas och hur betalningen ska göras. Du bör också inkludera eventuella straffavgifter eller förseningsavgifter för utebliven betalning.
I avtalet kan det till exempel stå att kunden ska betala programutvecklingsföretaget 10 000 USD när appen är färdig, varav 5 000 USD ska betalas i förskott och 5 000 USD när appen är färdig. I avtalet kan det också stå att om kunden inte betalar i tid kommer de att debiteras en förseningsavgift på 5 % av det totala belopp som ska betalas.
Avtal om sekretess och tystnadsplikt
Många B2B-relationer involverar känslig eller skyddad information, så det är viktigt att inkludera bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt. Detta kan omfatta klausuler om användning och skydd av data, affärshemligheter eller annan konfidentiell information.
I avtalet kan det till exempel stå att programutvecklingsföretaget inte kommer att avslöja någon konfidentiell information om kundens verksamhet eller den app de utvecklar utan kundens skriftliga medgivande. I avtalet kan det också anges att kunden inte får använda någon av programutvecklingsföretagets äganderättsligt skyddade information för något annat ändamål än utvecklingen av appen.
Immateriella rättigheter
Om det arbete som utförs omfattar immateriella rättigheter, t.ex. patent, varumärken eller upphovsrätt, måste ni inkludera bestämmelser i era B2B-avtal om ägande- och användningsrättigheter.
I avtalet kan det till exempel stå att kunden kommer att äga alla immateriella rättigheter till appen när den är färdigställd. I avtalet kan det också stå att programutvecklingsföretaget behåller rätten att använda all kod eller teknik som utvecklats under projektet för andra kunder.
Uppsägningsklausuler
Även de bästa planerna kan gå i stöpet, så det är viktigt att inkludera ett avsnitt om uppsägning. Här beskrivs vad som händer om någon av parterna vill avsluta avtalet i förtid och vilka konsekvenser det får.
I avtalet kan det till exempel stå att båda parter kan säga upp avtalet med skriftligt varsel om den andra parten bryter mot något av villkoren i avtalet. I avtalet kan det också stå att om kunden säger upp avtalet i förtid kommer de att vara ansvariga för att betala programutvecklingsföretaget för allt arbete som utförts fram till den tidpunkten.
Läs även: Upptäck fördelarna med automatiserad avtalshantering
Vilka är de vanligaste typerna av B2B-avtal?
Nu när du vet vad ett B2B-avtal bör innehålla ska vi titta på några vanliga typer av avtal som du kan stöta på.
Serviceavtal
Om du tillhandahåller tjänster till ett annat företag, t.ex. konsulttjänster, marknadsföring eller designarbete, behöver du ett serviceavtal. I denna typ av avtal beskrivs arbetets omfattning, vad som ska levereras och betalningsvillkoren.
Leverans- och distributionsavtal
Om du arbetar med att leverera varor till andra företag behöver du ett leverans- och distributionsavtal som en del av dina B2B-avtal. Denna typ av avtal täcker allt från pris och kvantitet på varorna till hur de ska levereras och vem som är ansvarig för eventuella skador eller defekter.
Licensavtal
Ett licensavtal används när en part ger en annan part rätt att använda sin immateriella egendom, t.ex. ett patent eller varumärke. I denna typ av avtal anges villkoren för licensen, inklusive eventuella restriktioner eller begränsningar för användningen.
Partnerskapsavtal
Om du ska starta ett joint venture med ett annat företag behöver du ett partnerskapsavtal. I ett sådant avtal beskrivs parternas roller och ansvarsområden, hur vinster och förluster ska fördelas och hur tvister ska lösas.
Avtal om samriskföretag
Ett joint venture-avtal liknar ett partnerskapsavtal men används för ett specifikt projekt eller företag snarare än för en pågående affärsrelation. I denna typ av avtal beskrivs villkoren för projektet, inklusive parternas roller och ansvarsområden, tidsplanen och budgeten.
De viktigaste slutsatserna
Där har vi det: en översikt över B2B-avtal. Kom ihåg att ett väl utformat avtal kan vara skillnaden mellan en framgångsrik affärsrelation och en juridisk mardröm. Så ta dig tid att få det rätt, och var inte rädd för att söka professionell juridisk rådgivning om du behöver det. Vill du göra processen med att skapa avtal till en barnlek? Klicka här för mer information.
