Den digitala tidsåldern är inte längre något futuristiskt koncept. Det är här och nu. Men förvånansvärt nog använder även de mest flexibla och framåtblickande företagen fortfarande ett föråldrat medium: PDF-filer. Men PDF-avtal är inte bara omoderna, de är till och med problematiska för ditt företag.
I den här artikeln tar vi en titt på de problem som följer med PDF-avtal:
- Svårigheter att redigera eller ändra PDF-avtal
- Inga inbyggda integrationer
- Potentiella juridiska eller finansiella problem
- Begränsade insikter om data
- PDF-avtal ger inte ett smidigt samarbete
1. Svårigheter att redigera eller modifiera PDF-avtal
Alla som har arbetat med försäljning kan berätta att den första versionen av ett avtal som presenteras för en kund sällan är den version som i slutändan signeras. Du måste justera klausuler, ändra kvantiteter och belopp och ibland till och med uppdatera undertecknarna. Varje gång du gör en ändring måste du göra om PDF-avtalen helt och hållet – göra ändringarna och skapa dem igen. Det tar tid och kraft, och det bidrar till en lång lista med dokument som sparats som “SISTA VERSIONEN” på din hårddisk.
Läs även: ”Om det inte finns i Salesforce, så finns det inte” – uppdateringar av Oneflow för Salesforce
2. Inga inbyggda integrationer
Integrationer är lite som att skaffa sin första bil. När du väl har dem kommer du att undra hur du någonsin klarade dig utan dem. Det kan mycket väl finnas programvara som automatiskt kan arkivera PDF-avtal, men det är inte alls samma sak som en integration som åtminstone kan överföra data och avtalsdetaljer. Utan den här kraftfulla utrustningen i din arsenal kommer inte ens rockstjärnorna i ditt säljteam att kunna få lika mycket gjort som de skulle kunna med integrationer – särskilt integrationer med tvåvägssynkronisering.
3. Potentiella rättsliga eller finansiella frågor
När reglerna ändras måste även era avtal ändras. Och det kan ta tid. När GDPR-reglerna infördes i EU och EES 2017 var det till exempel nödvändigt att se över klausulerna om datahantering och datahantering i många länder. Din juridiska avdelning kan göra uppdateringar snabbt, men vad händer om du av misstag använder en äldre version av ett avtal? Du kan stöta på juridiska eller ekonomiska problem. I vissa fall kan avtalet till och med ogiltigförklaras. Med PDF-avtal är detta ett problem. Med digitala avtal behöver ditt juridiska team bara uppdatera en mall en gång.
Läs även: Den ultimata guiden till drivkrafterna bakom digital transformation
4. Problem med PDF-avtal: Begränsade insikter om data
PDF-kontrakt är i grunden bilder. Det är en bild av ett dokument, en skärmdump av ditt Google- eller Word-dokument. Med detta i åtanke är det inte konstigt att det är extremt svårt att få några verkliga, meningsfulla insikter i dina PDF-kontrakt. Utan datainsikter är du i princip blind när det gäller tid till undertecknande och statistik kring antalet avtal som signeras och de som faller igenom. Men med digitala avtal kan du få insikter i realtid. Inte illa alls.
5. PDF-avtal ger inte ett smidigt samarbete
Oavsett om du arbetar inom B2B eller B2C vill du arbeta med dina potentiella kunder på ett så smidigt och enkelt sätt som möjligt. PDF-avtal möjliggör inte nödvändigtvis ett sådant smidigt samarbete. Allt du kan göra är att skicka över avtalet. Och om det behövs ändringar måste du skicka över en ny version av avtalet, eventuellt flera gånger. Detta fram och tillbaka kan snabbt bli en e-postkedja där det är omöjligt att hitta något. Ledtråd: frustration. Det är långt ifrån ett smidigt samarbete.
Läs även: Säg hejdå till den våta underskriften: 6 skäl till varför du bör byta till digital
Men det finns ett bättre sätt
Om allt detta låter ganska dystert behöver du inte oroa dig. Det finns ett bättre sätt att hantera dina avtal. Det heter Oneflow. Med Oneflow kan du digitalisera hela avtalshanteringsprocessen från början till slut.
Du kan slippa oroa dig för att använda föråldrade avtalsmallar, eftersom Legal bara behöver uppdatera en mall en gång. På samma sätt kan du ta bort svårigheterna med att redigera eller ändra PDF-avtal. Med digitala avtal finns det bara en version av avtalet, och du kan till och med bjuda in dina potentiella kunder att kommentera och redigera direkt i avtalet.
Men det är inte allt. Du kan dra full nytta av en mängd inbyggda integrationer. Oavsett om du använder HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller något annat CRM-system finns det en integration för dig. Vissa har till och med en tvåvägssynkronisering, så att du kan arbeta antingen i ditt CRM eller i Oneflow utan att någonsin behöva logga in på det andra. Inga fler borttappade avtal, felaktigt arkiverade dokument eller ändlösa mejlkedjor. Med digitala avtal kan du hitta ditt flöde och frigöra den fulla potentialen i ditt företag.
