Skip to content

Elektroniska signaturer

Adjö bläcksignatur: 6 anledningar till varför du bör övergå till digital signatur.

I takt med att världen fortsätter att digitaliseras är det naturligt att även signaturer har utvecklats från den traditionella penna och papper till det digitala området. En gång i tiden var bläcksignaturer normen, men e-signaturer har nu blivit det föredragna sättet att signera dokument. I den här artikeln tar vi en titt på vad bläcksignaturer och e-signaturer är, och skälen till varför du bör övergå till digital signering.

Introduktion

Vad är en bläcksignatur?

En bläcksignatur är en fysisk signatur som görs med en penna eller något annat skrivinstrument på ett papper. Det är en autentiseringsmetod som har använts i århundraden. Bläcksignaturer används för att underteckna avtal och andra juridiska dokument. De används också för identifiering och verifiering.

Processen för att få en bläcksignatur kan vara ganska besvärlig. Det innebär att man skriver ut dokumentet, signerar det och sedan skannar, faxar eller till och med postar det tillbaka till mottagaren. Denna process kan vara tidskrävande, särskilt om dokumentet måste signeras av flera personer.

Läs även: Signering av avtal online: En komplett guide

Vad är en e-signatur?

En e-signatur (eller elektronisk signatur) är däremot en digital signatur som används för att signera dokument elektroniskt. Det är ett sätt att signera dokument utan att behöva skriva ut dem. E-signaturer är juridiskt bindande och kan användas för en rad olika ändamål, bland annat för att signera avtal och andra juridiska dokument.

De kan skapas på olika sätt, till exempel genom att skriva in ditt namn, rita din signatur med hjälp av en mus eller en pekskärm eller använda ett digitalt certifikat. E-signaturer kan också skyddas med hjälp av kryptering och andra säkerhetsåtgärder för att säkerställa deras äkthet.

Adjö bläcksignatur: 6 anledningar till varför du bör övergå till digital signatur.

Fördelar med e-signaturer

1. Ökad säkerhet

En av de största fördelarna med e-signaturer är deras säkerhetsfunktioner. E-signaturer skyddas med hjälp av kryptering och andra säkerhetsåtgärder, vilket gör dem svåra att förfalska. Krypteringen garanterar att signaturen är unik för undertecknaren och inte kan ändras eller manipuleras.

E-signaturer ger också ett spår av bevis som kan användas för att verifiera signaturens äkthet. Detta spår innehåller information om undertecknaren, datum och tid för signerandet och annan relevant information.

2. Kostnadseffektivt

Om du byter till elektroniska signaturer kan du också spara mycket pengar på lång sikt. Med bläcksignaturer måste du ofta skriva ut och posta dokumentet. Denna process kan vara dyr, särskilt om du måste göra det flera gånger.

Med e-signaturer kan du signera dokument elektroniskt, vilket innebär att du inte behöver skriva ut dem. Detta kan spara mycket pengar på papper, bläck och utskriftskostnader. E-signaturer eliminerar också behovet av porto- och kurirtjänster, vilket ytterligare minskar kostnaderna.

Läs även: Varför programvara för elektroniska signaturer för småföretag är kraftfullt

3. Tidsbesparing

En annan stor fördel med e-signaturer är den tid de sparar. Det finns så mycket administration och tråkiga processer med bläckignaturer. Om du hanterar flera avtal regelbundet finns det helt enkelt inte tillräckligt med tid på dagen för att skriva under dessa för hand varje gång.

Med e-signaturer kan du tvärtom underteckna dokument elektroniskt, vilket gör att det inte behövs så mycket fram och tillbaka. I stället för att vänta i timmar eller till och med dagar på att ett kontrakt ska nå dig via post eller skanning kan avtal undertecknas säkert med ett enkelt klick och slutföras på några sekunder.

E-signaturer är juridiskt bindande och har samma rättsliga giltighet som bläcksignaturer. Många länder har faktiskt antagit lagar som erkänner e-signaturer som en giltig form av signatur. E-signaturer erkänns också av många internationella organisationer, däribland FN och Världshandelsorganisationen.

5. Bättre kundupplevelse

Att gå igenom långa kedjor av e-postmeddelanden och vänta i flera dagar på ett kontrakt är knappast en bra upplevelse för någon av de parter som undertecknar ett avtal. Med elektroniska signaturer kan du signera ett dokument var som helst och när som helst. Detta är ovärderligt för företag som har kunder eller anställda i olika tidszoner eller på olika platser.

Genom att använda elektroniska signaturer kan du också visa kunderna att du respekterar deras tid, eftersom du slipper fysiska möten och långa väntetider.

6. Snabbare omställning

Med samma logik kan elektroniska signaturer också påskynda godkännandeprocessen för dokument. Detta leder i sin tur till kortare handläggningstider. Det finns en stor mängd administration med bläcksignaturer, och detta kan verkligen sakta ner hela signeringsprocessen.

Eftersom det är så mycket enklare att signera och godkänna ett avtal elektroniskt blir den övergripande upplevelsen bättre för motparten. Eftersom det inte finns någon långvarig process inblandad kommer du att märka att kunderna är mer benägna att skriva under på en bråkdel av tiden.

Med samma logik kan elektroniska signaturer också påskynda godkännandeprocessen för dokument.

Hur du implementerar e-signaturer i ditt företag

Det är i själva verket mycket enkelt att införa e-signaturer i ditt företag. Det finns många programvarulösningar (varav Oneflow är en) som kan hjälpa dig att skapa och signera dokument elektroniskt. Oneflow kan också integreras med dina befintliga system, vilket gör det enkelt att införliva e-signaturer i ditt arbetsflöde.

När du väljer en programvara för elektroniska signaturer är det viktigt att leta efter en lösning som har robusta säkerhetsfunktioner, är lätt att använda och är kompatibel med dina andra affärssystem, t.ex. CRM. Du bör också leta efter en lösning som erbjuder support och utbildning för att hjälpa dig att komma igång.

Läs även: 7 saker som du kan göra med Oneflow utöver e-signaturer

Sammanfattning

Sammanfattningsvis är e-signaturer ett säkert, kostnadseffektivt och tidsbesparande alternativ till bläcksignaturer. De är juridiskt bindande och har samma rättsliga giltighet som bläcksignaturer. Det är enkelt att införa e-signaturer i ditt företag och kan hjälpa dig att effektivisera ditt arbetsflöde. Så säg adjö till bläcksignaturer och övergå till digitala signaturer redan i dag!

Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du kan dumpa den föråldrade bläcksignaturen och omfamna den långt överlägsna e-signaturen, kan du boka en demo här. Eller om du är sugen på att ta del av de härliga egenskaperna hos verkligt digitala avtal kan du få en helt gratis provperiod med Oneflow.

Prev:

7 saker som du kan göra med Oneflow utöver e-signaturer

Next:

AI inom försäljning: Kommer AI att ersätta säljare eller stärka dem?

Liknande artiklar

Avtal

Skapa smartare avtal med AI-baserade avtalsverktyg

Elektroniska signaturer

Signera en PDF-fil online: En komplett guide

Företagskultur

Digitalisering hos företag: Din guide för framgång

Skolor

De 9 bästa skolplattformarna

Avtal

Förnyelse av avtal: Tips för en smidig process

Avtal

Signera ett avtal: Vad du bör tänka på innan du skriver på

Elektroniska signaturer

Hur gör man en digital signatur säker och trygg?

Elektroniska signaturer

Hur säker är en e-signatur jämfört med PDF-filer?