I takt med at verden blir stadig mer digitalisert, er det helt naturlig at også signaturer har gått fra penn og papir til det digitale rom. En gang var blekksignaturer normen, men e-signaturer er nå blitt den foretrukne måten å signere dokumenter på. I denne artikkelen tar vi en titt på hva våte signaturer og e-signaturer er, og hvorfor du bør gå over til digitale signaturer.
Innledning
Hva er en blekksignatur?
En blekksignatur er en fysisk signatur som er skrevet med en penn på et papir. Det er en autentiseringsmetode som har vært i bruk i århundrer. Våte signaturer brukes til å signere kontrakter, avtaler og andre juridiske dokumenter. De brukes også til identifikasjon og verifisering.
Prosessen med å skaffe en blekksignatur kan være ganske tungvint. Det innebærer å skrive ut dokumentet, signere det og deretter skanne, fakse eller til og med sende det tilbake til mottakeren. Denne prosessen kan være tidkrevende, særlig hvis dokumentet skal signeres av flere personer.
Les også: Kontraktsignering på nett: En komplett guide
Hva er en e-signatur?
En e-signatur (eller elektronisk signatur) er derimot en digital signatur som brukes til å signere dokumenter elektronisk. Det er en måte å signere dokumenter på uten å måtte skrive dem ut. E-signaturer er juridisk bindende og kan brukes til en rekke formål, blant annet til å signere kontrakter, avtaler og andre juridiske dokumenter.
E-signaturer kan opprettes på ulike måter, for eksempel ved å skrive inn navnet ditt, tegne signaturen med mus eller berøringsskjerm eller ved hjelp av et digitalt sertifikat. E-signaturer kan også beskyttes ved hjelp av kryptering og andre sikkerhetstiltak for å sikre autentisiteten.
Fordeler med e-signaturer
1. Økt sikkerhet
En av de største fordelene med e-signaturer er sikkerheten. E-signaturer er beskyttet ved hjelp av kryptering og andre sikkerhetstiltak som gjør dem vanskelige å forfalske. Krypteringen sikrer at signaturen er unik for underskriveren og ikke kan endres eller manipuleres.
E-signaturer gir også et bevisspor som kan brukes til å verifisere signaturens ekthet. Dette sporet inneholder informasjon om underskriveren, dato og klokkeslett for signaturen og annen relevant informasjon.
2. Kostnadseffektiv
Ved å gå over til e-signaturer kan du også spare mye penger i det lange løp. Med våte signaturer må du ofte skrive ut og poste dokumentet. Denne prosessen kan være kostbar, særlig hvis du må gjøre det flere ganger.
Med e-signaturer kan du signere dokumenter elektronisk, noe som betyr at du ikke trenger å skrive dem ut. Dette kan spare deg for store utgifter til papir, blekk og utskrifter. E-signaturer eliminerer også behovet for porto og budtjenester, noe som reduserer kostnadene ytterligere.
Les også: Hvorfor programvare for e-signatur er fornuftig for små bedrifter
3. Tidsbesparende
En annen stor fordel med e-signaturer er tidsbesparelsen. Det er så mye administrasjon og kjedelig prosess forbundet med blekksignaturer. Hvis du jevnlig håndterer flere kontrakter, har du rett og slett ikke tid til å signere dem for hånd hver gang.
Med e-signaturer kan du derimot signere dokumenter elektronisk, noe som gjør at du slipper så mye frem og tilbake. I stedet for å vente i timevis eller til og med i dagevis på at en kontrakt skal nå deg via post eller skanning, kan kontrakter signeres sikkert med et enkelt klikk og fullføres på få sekunder.
4. Juridisk gyldighet
E-signaturer er juridisk bindende og har samme juridiske gyldighet som fysiske signaturer. Faktisk har mange land vedtatt lover som anerkjenner e-signaturer som en gyldig form for signatur. E-signaturer anerkjennes også av mange internasjonale organisasjoner, blant annet FN og Verdens handelsorganisasjon.
5. Bedre kundeopplevelse
Å lete seg gjennom lange kjeder av e-poster og vente i dagevis på en kontrakt er neppe en god opplevelse for noen av partene som skal signere en kontrakt. Med elektroniske signaturer kan du signere et dokument hvor som helst og når som helst. Dette er uvurderlig for bedrifter som har kunder eller ansatte i ulike tidssoner eller på ulike steder.
Ved å bruke elektroniske signaturer viser du også kundene at du respekterer deres tid ved å fjerne behovet for et fysisk møte eller lange forsinkelser.
6. Raskere behandlingstid
På samme måte kan elektroniske signaturer også fremskynde godkjenningsprosessen for dokumenter. Dette vil i sin tur føre til raskere behandlingstid. Det er mye administrativt arbeid forbundet med å signere på papir, og det kan forsinke hele signeringsprosessen.
Siden det er så mye enklere å signere og godkjenne en kontrakt elektronisk, blir helhetsopplevelsen bedre for motparten. Siden det ikke er noen omstendelig prosess involvert, vil du oppleve at kundene er mer tilbøyelige til å signere på en brøkdel av tiden.
Slik implementerer du e-signaturer i bedriften din
Det er i realiteten veldig enkelt å implementere e-signaturer i virksomheten din. Det finnes mange programvareløsninger (deriblant Oneflow) som kan hjelpe deg med å opprette og signere dokumenter elektronisk. Oneflow kan også integreres med eksisterende systemer, noe som gjør det enkelt å integrere e-signaturer i arbeidsflyten.
Når du velger en programvareløsning for e-signatur, er det viktig at den har robuste sikkerhetsfunksjoner, er enkel å bruke og kompatibel med andre forretningssystemer, for eksempel CRM. Du bør også se etter en løsning som tilbyr support og opplæring for å hjelpe deg i gang.
Les også: 7 ting du kan gjøre med Oneflow i tillegg til e-signatur
Det viktigste å ta med seg
E-signaturer er et sikkert, kostnadseffektivt og tidsbesparende alternativ til blekksignaturer. De er juridisk bindende og har samme juridiske gyldighet som våte signaturer. Det er enkelt å implementere e-signaturer i virksomheten din, og det kan bidra til å effektivisere arbeidsflyten. Så si farvel til våte signaturer og gå over til digital signatur i dag! Hvis du er interessert i å lære mer om hvordan du dropper den utdaterte våte signaturen og omfavner den langt bedre e-signaturen, kan du bestille en demo her. Du kan også prøve Oneflow helt gratis hvis du er nysgjerrig på hvordan det er å inngå digitale kontrakter.
