Elektronisk signatur: Fordelene og hvordan det fungerer

Visste du at begrepet elektronisk signatur kan referere til et bredt spekter av signeringsmetoder? Det omfatter alt fra enkle e-signaturer til avanserte, juridisk bindende digitale signaturer.

I denne artikkelen forklarer vi hva hver type elektronisk signatur innebærer, og hjelper deg med å bestemme hvilken du skal bruke når. Vi forklarer også alle fordelene med e-signering, først og fremst økt effektivitet og bedre sikkerhet.

Vi viser deg også hvordan du kan skape dine egne elektroniske signaturer, slik at du kan håndtere dokumenter mer effektivt. Fortsett å lese for å lære mer.

Hva er en elektronisk signatur?

En elektronisk signatur er en kostnadseffektiv og sikker måte å få elektroniske dokumenter signert raskt.

Hvis du nå spør deg selv – er en elektronisk signatur juridisk bindende? Den gode nyheten er at den faktisk er juridisk bindende i de aller fleste land rundt om i verden, og at den kan ha samme tyngde og rettsvirkning som en blekket eller håndskrevet underskrift.

Les også: Håndskrevet signatur vs. elektroniske signaturer

Elektronisk signatur vs. digital signatur – hva er forskjellen?

Du har kanskje hørt begrepene «elektronisk signatur» og «digital signatur» brukt som om de betyr det samme, men de er ikke helt like.

En elektronisk signatur kan være noe så enkelt som et skannet bilde av signaturen din, eller til og med signaturen du bruker nederst i e-postene dine.

Digitale signaturer er en type elektronisk signatur som bruker spesiell teknologi for å holde dokumenter trygge og sikre at de ikke har blitt endret. Tenk på det som en sikker kode som legges til i et dokument, som en slags høyteknologisk versjon av den håndskrevne signaturen din.

Skape og administrere elektroniske signaturer med Oneflow

Hvis du leter etter elektroniske signaturer på nettet, har du sannsynligvis støtt på ulike løsninger. Nå lurer du kanskje på hva som er forskjellen mellom dem?

De viktigste forskjellene mellom e-signaturverktøyene er brukervennlighet, sikkerhetsnivå, pris og andre funksjoner de tilbyr.

Oneflow er en superbrukervennlig og allsidig løsning som lar deg signere kontrakter på nettet og skape ulike typer elektroniske signaturer: fra standard- og håndskrevne signaturer til eID-er.

Men det er mye mer enn det. Oneflow er et omfattende verktøy for kontraktsautomatisering som lar deg ta kontroll over hele kontraktshåndteringen. Det leveres med mange maler for alle typer dokumenter, slik at du kan skape, signere, spore og administrere dokumentene dine på ett sted.

Det skiller seg ut fra andre verktøy fordi du kan skape flere typer elektroniske signaturer med bare ett klikk. Velg blant:

• Standard e-signatur (SES): Dette er det mest populære alternativet for de situasjonene der du trenger å signere noe raskt. Vi gir deg en kryptert lenke, slik at du kan signere med bare ett klikk.
• Håndskrevet signatur: Hvis du foretrekker såkalte blekk-signaturer, bør du sjekke ut Oneflows håndskrevne signaturfunksjon. Den lar deg enten tegne signaturen din for hånd eller velge en av de mange tilgjengelige skriftene. Vår håndskrevne signatur er ikke bare vakker, men viktigst av alt, den har samme juridiske gyldighet som en standard elektronisk signatur.
• SMS-bekreftelse: Hvis du ønsker å verifisere identiteten til en underskriver, kan vi sende vedkommende en 6-sifret kode via SMS.
• Elektronisk ID: Hvis du trenger et ekstra lag med sikkerhet og identifikasjon, kan du velge eID. Oneflow har eID-er for mange land, inkludert Storbritannia og de fleste EU-land.

Her er hva annet som er mulig med Oneflow:

• Skape kontrakter ved hjelp av maler
• Live-samarbeid før og etter sending
• Oppbevaring av kontrakter i et organisert arkiv
• Innstilling av interne påminnelser for fratredelsesperioder
• Eksportere behandlingsbare data om innholdet i kontraktene dine

En trinnvis guide til hvordan du skaper elektroniske signaturer

Nå som du vet hva verktøyet vårt tilbyr, er det på tide å se det i aksjon. Slik skaper du en elektronisk signatur med Oneflow.

1. Skap en gratis konto og fyll inn dataene dine.
2. Klikk på Marketplace-delen i menyen på venstre side.

3. Du vil se en rekke tilleggsprogrammer. Klikk på Handwritten Signature-tillegget for å aktivere det (ikke bekymre deg, du trenger ikke å betale noe ekstra).

4. Når du skal signere et dokument, har du to alternativer å velge mellom. For det første kan du tegne din egen signatur ved hjelp av musen eller pekeplaten.

5. Hvis du vil at det skal se mer polert ut, kan du bare skrive inn navnet ditt og velge en skrifttype du liker blant Oneflows ulike stiler.

6. Du kan forhåndsvise flere versjoner til du finner den du liker best. Deretter klikker du på Signer-knappen, og så er du klar.

Vi har også en detaljert guide til hvordan du konverterer din eksisterende signatur til en e-signatur:

• Slik konverterer du en signatur til en e-signatur
• How to convert image to signature
• Slik konverterer du JPEG- og PNG-bilder til e-signatur

De ulike typene e-signaturer

Oneflow tilbyr både enkle (SES) og avanserte elektroniske signaturer (AdES). Det første alternativet finnes i mange former, blant annet følgende.

Standard e-signatur

Dette er den mest brukte formen for elektronisk signatur, der du signerer dokumenter med et klikk på en knapp via en privat, kryptert lenke. Klikk her for å se hvordan du signerer en PDF-fil på nettet gratis.

SMS eller tekstmelding

Hvis du velger å signere dokumenter med SMS eller tekstmelding, vil underskriveren motta en SMS med en sekssifret kode som vedkommende skal bruke for å bekrefte identiteten sin når han eller hun signerer kontrakten.

Håndskrevet signatur

En håndskrevet signatur er også kjent som en blekksignatur, og kan være praktisk når du vil at underskriveren skal signere «på samme enhet». Med denne metoden kan du tegne eller skrive signaturen din, og den har samme juridiske virkning som en standard elektronisk signatur.

Klikk her for å lære hvordan du skaper en håndskrevet signatur online eller hvordan du skaper en kursiv e-signatur.

Elektronisk identifikasjon

Denne metoden gjør det mulig for deg og motparten din å signere kontrakter ved hjelp av elektronisk ID. For å kunne tilby sikre og pålitelige eID-er og avanserte signaturer i en lang rekke land samarbeider vi med Signicat, den ledende eID-megleren i EU/EØS og en kvalifisert leverandør av tillitstjenester.

Er en elektronisk signatur sikker og trygg?

Når det gjelder USA, er e-signaturer kort sagt trygge og sikre, takket være lovene som beskytter bruken av dem i USA. Det finnes to hovedlover: Uniform Electronic Transactions Act (UETA) og Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act).

UETA er vedtatt av de fleste delstater for å sikre at elektroniske signaturer er juridisk gyldige. E-Sign Act, som ble etablert i 2000, forsterker dette ved å slå fast at e-signaturer har samme vekt som tradisjonelle håndskrevne signaturer for kontrakter, selv på tvers av delstatsgrenser.

For at en e-signatur skal være gyldig, må den som signerer ha til hensikt å signere, og alle parter må ha tilgang til den signerte informasjonen. Selv om de generelt er sikre, er det viktig å sørge for riktig lagring og tilgang for å opprettholde gyldigheten.

Det finnes tre typer elektroniske signaturer: enkle, avanserte og kvalifiserte. Kvalifiserte signaturer oppfyller flest krav, mens enkle signaturer oppfyller færrest.

I Europa, derimot, gjør eIDAS elektroniske signaturer juridisk gyldige, slik at domstolene ikke kan avvise dem bare fordi de er elektroniske

Hva er fordelene med å bruke elektroniske signaturer?

Her er de tre viktigste grunnene til å ta i bruk elektroniske signaturer.

Raskere tid til signering

Når du forhandler om kontrakter, kan prosessen med å skrive ut, signere og legge ut ta dager, om ikke uker. Når mottakeren mottar dokumentene, må de gjenta de samme handlingene før du kan motta dokumentet.

Denne frem-og-tilbake-prosessen er frustrerende og tidkrevende. Med en digital kontrakt kan du avslutte en avtale i løpet av få minutter ved hjelp av signaturer i elektronisk form. Digital kontraktsprogramvare som Oneflow gjør det også mulig å redigere dokumentet etter at det er sendt, slik at du ikke trenger å skrive om og laste opp en kontrakt på nytt hver gang du gjør endringer.

Gjennomgå og signer hvor som helst

Den moderne verden elsker å være på farten. Gjør det enkelt for motparten å se gjennom og signere kontrakten hvor som helst. La dem signere den fra en hvilken som helst enhet – en mobiltelefon eller bærbar PC – uansett hvor de er, så lenge det finnes Internett. E-signaturer gjør det enkelt for alle å signere dokumenter fra hvor som helst.

Hold deg sikker og i samsvar med regelverket

Endre hele kontraktsigneringsprosessen fra en kjedelig manuell oppgave til en strømlinjeformet elektronisk prosess, og reduser risikoen for kostbare feil og juridiske konsekvenser. Med en digital programvare for kontraktsautomatisering som Oneflow kan du få tilpassbare brukerrettigheter, BankID-signering og interne påminnelser for å overholde lover og regler på en sikker måte.

Hvis du vil vite mer, kan du lese disse 16 grunnene til å begynne med elektronisk signatur og e-kontrakter

Hvilke avdelinger har nytte av e-signaturer?

Elektroniske signaturer kan brukes i alle bransjer. Her er noen eksempler på hvordan de kan brukes til å forenkle prosessen for kundene dine og øke produktiviteten til de ansatte i ulike deler av bedriften din.

Salg

E-signaturer effektiviserer salgsprosessen ved å eliminere behovet for fysisk papirarbeid og manuell signering. Salgsteamene kan sende kontrakter, avtaler og tilbud til kundene elektronisk, noe som gir raskere behandlingstid. E-signaturer forbedrer kundeopplevelsen ved å redusere forsinkelser og forenkle signeringsprosessen, noe som til syvende og sist fører til raskere avtaleinngåelser og økt omsetning.

HR

HR-avdelinger håndterer en rekke dokumenter som krever signaturer, for eksempel ansettelseskontrakter, tilbudsbrev, onboarding-skjemaer og retningslinjer for ansatte. E-signaturer forenkler HR-arbeidsflyten ved å muliggjøre digital signering av dokumenter og eliminere utskrift, skanning og fysisk lagring. Dette øker effektiviteten, sparer tid, reduserer antall feil og forbedrer opplevelsen av å ansette nye medarbeidere.

Hvis du vil vite mer om de spesifikke funksjonene som HR-teamene har mest nytte av, kan du ta en titt på våre løsninger for HR for mer informasjon.

IT og drift

IT- og driftsteam håndterer ofte kontrakter, leverandøravtaler, servicenivåavtaler og andre driftsdokumenter. Med e-signaturer kan disse avdelingene effektivisere prosessene ved å digitalisere dokumentsigneringen. IT-team kan også dra nytte av e-signaturer når de skal godkjenne systemendringer, programvaredistribusjon eller tilgangstillatelser. E-signaturer reduserer de administrative kostnadene, forbedrer compliance og gjør det enklere å ta raskere beslutninger.

For mer informasjon om de spesifikke funksjonene IT- og driftsteamene har mest nytte av, se våre løsninger for IT og drift.

Juridisk

Juridiske avdelinger håndterer ofte kontrakter, taushetserklæringer, juridiske merknader og andre juridiske dokumenter som alle krever signaturer. E-signaturer bidrar til raskere behandlingstid, økt sikkerhet, bedre revisjonsspor og reduserte kostnader knyttet til utskrift, frakt og lagring. Disse løsningene omfatter ofte avanserte autentiserings- og krypteringstiltak som sikrer integriteten og autentisiteten til det signerte dokumentet.

Økonomi og finans

Økonomiavdelinger håndterer ulike økonomiske avtaler, for eksempel fakturaer, innkjøpsordrer, leverandørkontrakter og utgiftsrapporter. Implementering av e-signaturer forenkler prosessene ved å muliggjøre digital signering, redusere papirarbeidet og forbedre effektiviteten. E-signaturer gir også raskere tilgang til økonomiske dokumenter, forbedrer compliance og gir et revisjonsspor for sporing av signaturer og godkjenninger.

Hvis du vil lese mer om de spesifikke funksjonene som økonomiteamene har mest nytte av, kan du klikke her for å finne ut hvorfor Oneflow er en kontraktsplattform for alle avdelinger.

Dette var bare noen av avdelingene som kan ha nytte av å bruke e-signaturer, men listen er mye lengre.

Hvilke funksjoner du bør se etter i løsninger for elektronisk signatur

Du bør velge et e-signaturverktøy som passer til dine behov og er i samsvar med lovene om e-signatur i din bransje og i ditt land. Her er noen universelle funksjoner du bør se etter:

• Nettleserbasert vs. PDF-basert utarbeidelse av kontrakter: Velg en programvare som lar deg skape kontrakter i et dynamisk nettleserbasert format, i stedet for bare å laste opp statiske PDF-filer. Denne muligheten vil være en fordel på kort sikt, fordi den gjør det enklere å redigere og samarbeide i sanntid. På lang sikt vil det også hjelpe deg ved at du kan laste ned metadata fra alle kontraktene dine, slik at du kan spore endringer og optimalisere nye dokumenter basert på historiske data.
• Kapasitet for flere team: Hvis ulike team bruker ulike leverandører av e-signaturer, kan det resultere i et mareritt for revisorer og jurister. Sørg for at programvaren kan dekke alle teamenes behov, og at den er vert for alle de ulike teamenes maler med brukerrettigheter. På den måten vil de ansatte bare se de kontraktene som er relevante for dem, slik at du unngår forvirring og personvernproblemer.
• Direkte samarbeid og redigering: Med fjernarbeid som blir stadig mer populært, er det viktigere enn noensinne å kunne samarbeide med kolleger og motparter direkte i kontraktsprogramvaren. Med en tjeneste som Oneflow kan du redigere dokumenter direkte sammen med kollegene dine og legge igjen interne eller eksterne kommentarer.
• Kontraktsarkiv: Hvis du lagrer kontraktene i en annen programvare enn den du bruker til å sende dem ut, øker risikoen ytterligere. De ansatte kan glemme å lagre den nyeste versjonen av en kontrakt, lagre den på feil sted eller glemme den når den skal fornyes. Velg et verktøy med automatisk, søkbar lagring og interne påminnelser for alle hendelser i kontraktens livssyklus.
  

Hvordan legge til en elektronisk signatur i et word-dokument

For å legge til en elektronisk signatur i et Word-dokument kan du følge disse trinnene:

1. Bruk innebygd signaturfunksjon:
   • Åpne Word-dokumentet.
   • Klikk på Sett inn-fanen i toppmenyen.
   • Velg Tekst-gruppen og klikk på Tekstboks eller Linje for digital signatur.
   • Velg “Legg til en signaturlinje” og fyll ut nødvendig informasjon.
2. Legge til et bilde av signaturen din:
   • Ta et bilde eller skann signaturen din og lagre den som en bildefil (f.eks. PNG eller JPEG).
   • I Word, gå til Sett inn > Bilder, og velg filen med signaturen din.
   • Plasser og juster størrelsen på signaturen der du ønsker den i dokumentet.
3. Bruk en digital signatur:
   • Hvis du har en digital signatur, kan du bruke Signeringslinje-funksjonen under fanen Sett inn. Følg veiledningen for å signere med et sertifikat.
4. Bruk en tredjepartsapp:
   • Eksporter dokumentet som PDF, og bruk apper som Adobe Acrobat eller DocuSign for å legge til en elektronisk signatur.

Lagre dokumentet etter at signaturen er lagt til.

Konklusjon

Håndtering av signaturer kan ofte føles overveldende, spesielt med tanke på hvor mange kontrakter selskaper håndterer. Det er her e-signaturer kommer inn i bildet, og effektiviserer signeringsprosessen og øker sikkerheten.

Men Oneflow er mye mer enn bare et e-signaturverktøy. Tenk på det som flere verktøy i ett. Med Oneflow kan du skape, redigere og signere dokumenter uten å bytte verktøy.

Oneflow skiller seg ut som en moderne, sikker og brukervennlig løsning for kontraktshåndtering som leveres med mange maler og ulike formater for e-signaturer, inkludert elektroniske og håndskrevne signaturer.

Prøv Oneflow gratis i dag, og gjør kontraktsprosessene dine bedre!