Elektroniska signaturer som skapar magi
Elektronisk signatur: Vad, hur, varför?
En elektronisk signatur är ett kostnadseffektivt och säkert sätt att snabbt få elektroniska dokument signerade. E-signaturer är juridiskt bindande i de allra flesta länder runt om i världen, En e-signatur kan väga lika tungt och ha samma rättsverkan som ett traditionellt pappersdokument med en skriftlig signatur.
Vilka typer av elektroniska signaturer erbjuder Oneflow?
Oneflow erbjuder både enkla (SES) och avancerade elektroniska signaturer (AdES). Den enkla e-signaturen finns i många former som inkluderar följande:
Standard e-signature
This is the most commonly used form of electronic signatures where you sign with a click of a button through a private, encrypted link.
SMS or text message
If you choose to sign with an SMS or text message, your signer will receive an SMS with a 6-digit code, and they will use it to confirm their identity when signing the contract.
Handwritten signature
Handwritten signature is also known as wet ink signature. and can be convenient when you want your signer to sign “on the same device”. This method enables you to draw or write your signature, and has the same legal effect as a standard electronic signature.
Electronic identification
This method allows you and your counterparty to sign your contracts using electronic ID. To provide secure and reliable eIDs and advanced signatures in a wide range of countries, Oneflow partners with Signicat, the leading eID broker in EU/EEA and a Qualified Trust Service Provider.
Find your flow with electronic signatures
Du sparar tid
Tänk dig att du förhandlar om ett avtal med ett företag på andra sidan jorden. Hela processen – printa, signera, posta, etc. – kommer att ta flera dagar. Om inte veckor. När mottagaren väl får dokumenten måste de göra om samma procedur, alltså printa, signera och posta dokumenten till dig. Att hålla på så här fram och tillbaka är frustrerande och tidskrävande. Med e-signaturer kan du däremot stänga affären på bara några minuter.
Du kan signera i farten
Idag kan du göra allt medan du är på språng. Allt från shopping till aktiehandel kan göras från mobilen i farten. Det är likadant med e-signaturer – de gör att du kan signera dina dokument var som helst, när som helst.
Du sparar pengar
Tid är pengar. Och med e-signaturer kan du spara en hel del. Tänk också på allt papper du slösar på printade avtal. Det är inte ovanligt att ett avtal är tiotals sidor långt, vilket är ett stort slöseri med papper och naturresurser. Med e-signaturer kan du bli helt och hållet pappersfri.
Var säker och följ GDPR
Flytta hela avtalshanteringen från en manuell process till ett digitalt flow, vilket minskar risken för kostsamma fel och rättsliga konsekvenser.
En komplett plattform olik de traditionella e-signatursleverantörerna
Det som ger Oneflow en orättvis fördel gentemot andra
e-signaturprodukter på marknaden idag är helhetsomfattningen. Du kanske tänker på Oneflow som ett e-signaturverktyg i mängden, men det är så mycket mer än så. Att signera dina dokument digitalt är bara en liten del av en mycket större bild. Oneflow automatiserar hela avtalsprocessen, från början till slut.
Samarbeta direkt i avtalet
Arbeta endast med en version av avtalet tillsammans med ditt team och dina motparter. Digitala avtal gör det möjligt att redigera dokumentet i realtid, även efter att de skickats. Du behöver inte skicka en ny version varje gång det sker en ändring.
Kraftfulla sökverktyg gör det lätt att hitta gamla kontrakt. En omfattande dashboard ger dig översikt över alla väntande, skickade eller aktiva kontrakt i din organisation. Och automatiska meddelanden påminner dig om när det är dags att omförhandla eller förnya.
Gör avtalsdata enkelt att bearbeta och använda
Förvandla ostrukturerad data till strukturerad data och gör avtal till en del av arbetsflödet i hela organisationen. Du kan enkelt integrera Oneflow i dina befintliga processer och system så att allt går snabbare och besluten blir smartare.
Effektivisera dina arbetsflöden inom försäljning, rekrytering och inköp med funktioner som går bortom skapandet av
e-signaturer.
Vanliga frågor om elektroniska signaturer
Vilka är nivåerna för e-signaturer enligt eIDAS?
Alla signaturer är inte skapade på samma sätt och i förordningen definieras tre nivåer av elektroniska signaturer: “enkel” elektronisk signatur, avancerad elektronisk signatur och kvalificerad elektronisk signatur. Kraven för varje nivå bygger på kraven för nivån under, så att en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller de högsta kraven och en “enkel” elektronisk signatur de lägsta. Mer information här.
Är elektroniska signaturer juridiskt bindande i mitt land?
En av de vanligaste frågorna från våra användare är om elektroniska signaturer är juridiskt bindande i de länder där de används.
Först och främst är det viktigt att förstå att även om eIDAS-förordningen skapar en ram som hjälper företag att genomföra säkrare transaktioner i alla länder på den europeiska inre marknaden och över gränserna inom EU/EES, varierar den lokala lagstiftningen i varje land. I många fall har den lokala lagstiftningen företräde framför eIDAS-förordningarna och dessutom uppdateras lagstiftningen kontinuerligt.
Detta innebär att om du inte konsulterar en advokat som specialiserat sig på detta rättsområde i det land där du är verksam, kommer allt du läser på Internet att ha en “detta är inte en juridisk rådgivning”-avskrivning för att undvika tvister.
Oneflow utvecklar, säljer och implementerar digitala system för avtalshantering och automatisering. Vi, som är leverantör av en SaaS-plattform för avtalsautomatisering, liksom många leverantörer av elektroniska signaturer i branschen, befinner oss inte i någon trovärdig position för att ge råd till någon eller något företag i juridiska frågor.
Det enda vi kan göra är att informera om hur Oneflow fungerar, hur de olika signaturnivåerna genomförs och på vilka antaganden systemet fungerar. Det kommer alltid att vara upp till dig som användare att se till att du använder rätt typ av signatur för din typ av dokument och omständigheter.
Vilka typer av elektroniska signaturer erbjuder Oneflow?
De enkla elektroniska signaturtyper som Oneflow erbjuder är följande:
- Standard e-signatur där du signerar med ett klick på en knapp genom en privat, krypterad länk.
- Signering med ett sms eller textmeddelande;
- Signering med handskriven signatur;
- Signering med elektronisk identifiering genom våra eID-partners.
För avancerade elektroniska signaturer förlitar sig Oneflow på externa partners, såsom Svenska and Norska BankID, and Signicat.
Hur uppfyller elektroniska signaturer i Oneflow signaturnivåerna i eIDAS-förordningen?
Oneflow erbjuder elektroniska signaturer på enkel (Simple Electronic Signature, SES) och avancerad nivå (Advanced Electronic Signature, AdES).
Den enkla nivån har inga krav utöver “uppgifter i elektronisk form som är bifogade till eller logiskt förknippade med andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att underteckna” (eIDAS artikel 3). Alla våra enkla signaturer gör detta och mycket mer. Vi samlar också in flera datapunkter för varje signatur, vilket gör även den enkla nivån i många fall säkrare än en traditionell handskriven signatur.
Den avancerade nivån ställer stränga krav på identifiering av undertecknaren och dennes kontroll över signeringsmedlet. I Oneflow hanteras detta av de olika eID:er som kan användas för signering. Vi inkluderar också den faktiska signaturen, som eID-leverantören gett oss, i det undertecknade kontraktet så att den senare kan kontrolleras och valideras.
Som beskrivs ovan i avsnittet “Hur tillämpas eIDAS-förordningen i EU/EES och utanför?” erbjuder Oneflow ingen juridisk rådgivning och kan inte tala om vilken typ av signatur du behöver i ditt specifika fall (typ av dokument och omständigheter).
Vad är skillnaden mellan elektroniska förseglingar och elektroniska signaturer?
Den rättsliga ramen och det tekniska genomförandet för förseglingar är i de flesta avseenden identiska med signaturer. Den största skillnaden mellan de två är att signaturer innebär att undertecknaren har ett rättsligt uppsåt, vilket inte är fallet med sigill.
De tre signaturnivåerna, SES, AdES och QES, finns även för sigill och har något förvirrande nog samma namn, nämligen Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) och Qualified Electronic Seal (QES).
Vilka är skillnaderna mellan elektroniska signaturer och digitala signaturer?
En digital signatur är en metod för att garantera integriteten i dina kontrakt, medan en elektronisk signatur är en typ av signatur. Mer information här.
