Den digitale tidsalderen er ikke lenger et futuristisk konsept. Den er her og nå. Men overraskende nok bruker selv de mest fleksible og fremtidsrettede virksomhetene fortsatt et utdatert medium: PDF-filer. Men PDF-kontrakter er ikke bare gammeldagse, de er til og med problematiske for virksomheten din.
I denne artikkelen tar vi en titt på problemene som følger med PDF-kontrakter:
- Vanskeligheter med å redigere eller endre PDF-kontrakter
- Ingen innebygde integrasjoner
- Potensielle juridiske eller økonomiske problemer
- Begrenset datainnsikt
- PDF-kontrakter bidrar ikke til smidig samarbeid
1. Vanskeligheter med å redigere eller endre PDF-kontrakter
Alle som har jobbet med salg, kan fortelle deg at den første versjonen av en kontrakt som presenteres for en kunde, sjelden er den versjonen som ender med å bli signert. Du må justere klausuler, endre mengder og beløp, og noen ganger må du til og med oppdatere underskriverne. Hver gang du gjør en endring, må du lage PDF-kontraktene på nytt – gjøre endringene og generere dem på nytt. Det tar tid og krefter, og du får en lang liste med dokumenter som er lagret som “FINAL VERSION” på harddisken.
Les også: “Hvis det ikke er i Salesforce, eksisterer det ikke” – Oneflow for Salesforce-oppdatering
2. Ingen innebygde integrasjoner
Integrasjoner er litt som å skaffe seg sin første bil. Når du først har fått den, lurer du på hvordan du klarte deg uten. Det finnes nok programvare som kan arkivere PDF-kontrakter automatisk, men det er på ingen måte det samme som en integrasjon som i det minste kan overføre data og kontraktsdetaljer. Uten denne kraftfulle biten av utstyret i arsenalet ditt vil du oppdage at selv ikke rockestjernene i salgsteamet ditt får gjort så mye som de kunne ha gjort med integrasjoner – særlig integrasjoner med toveis synkronisering.
3. Potensielle juridiske eller økonomiske problemer
Når reglene endres, må også kontraktene endres. Og det kan ta tid. Da GDPR-reglene ble innført i EU og EØS i 2017, måtte for eksempel klausuler om datahåndtering og -administrasjon revideres i mange land. Juridisk avdeling kan gjøre oppdateringer raskt, men hva skjer hvis du ved et uhell bruker en eldre versjon av en kontrakt? Du kan få juridiske e,ller økonomiske problemer. I noen tilfeller kan det til og med føre til at kontrakten blir ugyldig. Dette er et problem med PDF-kontrakter. Med digitale kontrakter trenger det juridiske teamet bare å oppdatere malen én gang.
Les også: Hva er en digital transformasjon? Og hvordan kan du maksimere din?
4.Problemer med PDF-kontrakter: Begrenset datainnsikt
PDF contracts are basically images. It’s an image of a document, a screenshot of your Google or Word doc. With this in mind, it’s little wonder that it’s extremely difficult to gain any real, meaningful insights into your PDF contracts. Without data insights, you’re essentially flying blind when it comes to your time-to-sign, and stats surrounding the number of your contracts that get signed, and those that fall through. But with digital contracts, you can enjoy real-time insights. Not bad at all.
5. PDF-kontrakter bidrar ikke til smidig samarbeid
Enten du jobber innen B2B eller B2C, ønsker du å samarbeide med potensielle kunder på en så smidig og enkel måte som mulig. PDF-kontrakter legger ikke nødvendigvis til rette for et slikt smidig samarbeid. Det eneste du kan gjøre, er å sende kontrakten. Og hvis det er behov for endringer, må du sende over en ny versjon av kontrakten, potensielt flere ganger. Det kan fort bli en e-postkjede der det er umulig å finne noe som helst. Frustrasjon. Det er langt fra noe smidig samarbeid.
Les også: Si farvel til den blekksignaturen: 6 grunner til å bytte til digital signatur
Men det finnes en bedre måte
Hvis alt dette høres ganske dystert ut, trenger du ikke bekymre deg. Det finnes en bedre måte å håndtere kontraktene dine på. Den heter Oneflow. Med Oneflow kan du digitalisere hele kontraktshåndteringsprosessen fra start til slutt.
Du slipper å bekymre deg for å bruke utdaterte kontraktsmaler, ettersom Legal bare trenger å oppdatere en mal én gang. På samme måte slipper du problemene med å redigere eller endre PDF-kontrakter. Med digitale kontrakter finnes det bare én versjon av kontrakten, og du kan til og med invitere potensielle kunder til å kommentere og redigere direkte i kontrakten.
Men det er ikke alt. Du kan dra full nytte av en hel rekke innebygde integrasjoner. Enten du bruker HubSpot, Salesforce, Pipedrive eller et annet CRM-system, finnes det en integrasjon for deg. Noen av dem har til og med toveis synkronisering, slik at du kan jobbe enten i CRM-systemet ditt eller i Oneflow uten å måtte logge inn i det andre. Nå er det slutt på bortkomne kontrakter, feilarkiverte dokumenter og endeløse e-postkjeder. Med digitale kontrakter får du flyt i arbeidet og kan utnytte virksomhetens fulle potensial.
