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Gestion de contrats

Pourquoi les contrats PDF peuvent poser problème à votre business

La révolution numérique n’est plus un concept futuriste. C’est ici et maintenant. Pourtant, il est surprenant de constater que même les entreprises les plus agiles et les plus avant-gardistes utilisent encore un support obsolète : les PDF. Or, les contrats PDF ne sont pas seulement dépassés, ils sont même problématiques pour votre entreprise.

Dans cet article, nous allons examiner les problèmes liés aux contrats PDF :

  1. Difficultés d’édition ou de modification des contrats PDF
  2. Pas d’intégrations natives
  3. Potentiels problèmes juridiques
  4. Données non exhaustives
  5. Les contrats PDF ne facilitent pas la collaboration

1. Difficultés d’édition ou de modification des contrats PDF

Quiconque a déjà travaillé dans la vente peut vous dire que la version initiale d’un contrat présentée à un prospect est rarement celle qui finit par être signée. Vous devez modifier les clauses, changer les quantités et les montants, et parfois même mettre à jour les signataires. Chaque fois que vous apportez une modification, vous devez refaire entièrement les contrats PDF – les modifier et les générer à nouveau. Cela prend du temps, demande des efforts et vient s’ajouter à la longue liste de documents enregistrés comme “VERSION FINALE” dans votre disque dur.

PDF contracts - Oneflow
Contrats PDF

2. Pas d’intégration natives

Les intégrations sont un peu comme votre première voiture. Une fois que vous en aurez une, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer. Il existe peut-être un logiciel capable d’archiver automatiquement des contrats au format PDF, mais ce n’est pas du tout la même chose qu’une intégration capable, au minimum, de transporter des données et des détails contractuels. Sans cet outil puissant dans votre arsenal, vous constaterez que même les vedettes de votre équipe de vente ne seront pas en mesure d’accomplir autant de choses qu’elles pourraient le faire avec des intégrations, en particulier des intégrations avec une synchronisation bidirectionnelle.

3. Potentielles erreurs juridiques

Lorsque les règles changent, vos contrats doivent également être modifiés. Et cela peut prendre du temps. Par exemple, lorsque les règles du GDPR ont été introduites dans l’UE et l’EEE en 2017, les clauses relatives au traitement et à la gestion des données ont dû être révisées dans de nombreux pays. Votre service juridique peut effectuer des mises à jour rapidement, mais que se passe-t-il si vous utilisez accidentellement une ancienne version d’un contrat ? Vous risquez de rencontrer des problèmes juridiques ou financiers. Dans certains cas, votre contrat pourrait même être annulé. Ce problème se pose avec les contrats PDF. Avec les contrats numériques, votre équipe juridique ne doit mettre à jour un modèle qu’une seule fois.

PDF contracts - Oneflow

4. Problèmes liés aux contrats PDF : Données non exhaustives

Les contrats PDF sont essentiellement des images. Il s’agit d’une image d’un document, d’une capture d’écran de votre document Google ou Word. Il n’est donc pas étonnant qu’il soit extrêmement difficile d’obtenir des informations réelles et significatives sur vos contrats PDF. En l’absence de données, vous n’avez aucune idée du délai de signature et des statistiques relatives au nombre de contrats signés et à ceux qui n’aboutissent pas. Mais avec les contrats numériques, vous pouvez bénéficier d’informations en temps réel. Ce n’est pas si mal.

5. Les contrats PDF ne facilitent pas la collaboration

Que vous travailliez en B2B ou en B2C, vous souhaitez collaborer avec vos prospects de la manière la plus fluide et la plus simple possible. Les contrats au format PDF ne permettent pas nécessairement une collaboration harmonieuse. Tout ce que vous pouvez faire, c’est envoyer le contrat. Et si des modifications sont nécessaires, il faut envoyer une nouvelle version du contrat, éventuellement plusieurs fois. Ce va-et-vient peut rapidement se transformer en une chaîne d’e-mails dans laquelle il est impossible de trouver quoi que ce soit. C’est le début de la frustration. On est loin d’une collaboration harmonieuse.

PDF contracts - Oneflow

Une solution existe

Si tout cela vous semble bien sombre, ne vous inquiétez pas. Il existe une meilleure façon de gérer vos contrats. Il s’agit de Oneflow. Oneflow vous permet de numériser l’ensemble du processus de gestion des contrats, du début à la fin.

Vous n’avez plus à vous soucier de l’utilisation de modèles de contrats obsolètes, car le département juridique ne doit mettre à jour un modèle qu’une seule fois. De même, vous pouvez éliminer les difficultés liées à l’édition ou à la modification des contrats PDF. Avec les contrats numériques, il n’y a qu’une seule version du contrat, et vous pouvez même inviter votre prospect à commenter et à modifier directement le contrat.

Mais ce n’est pas tout. Vous pouvez tirer pleinement parti de toute une série d’intégrations natives. Que vous utilisiez HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou un autre CRM, il existe une intégration pour vous. Certaines ont même une synchronisation bidirectionnelle, de sorte que vous pouvez travailler soit dans votre CRM, soit dans Oneflow sans jamais avoir à vous connecter à l’autre. Fini les contrats perdus, les documents mal classés ou les chaînes d’emails interminables. Avec les contrats numériques, vous pouvez trouver votre flux, et libérer le plein potentiel de votre entreprise.

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