I avtalens värld slängs två termer runt ganska ofta: avtalshantering och avtalsadministration. Folk använder dem ofta omväxlande, men grejen är: de är inte samma sak.

Om du är någon som hanterar avtal regelbundet – oavsett om du stänger affärer, onboardar nyanställda, hanterar leverantörer eller navigerar komplexa juridiska ramar – kan det spara mycket tid, minska risker och hålla saker flytande smidigt att förstå skillnaden.

Så låt oss reda ut detta.

Känns avtalsprocessen överdriven? Inte när det går fel

Innan vi går in på skillnaderna är det värt att ställa frågan: varför spelar det här ens någon roll?

För när något går fel med ett avtal – missade deadlines, bortglömda klausuler, förändrat omfång, efterlevnadsproblem – beror det sällan på själva dokumentet. Det handlar oftare om vad som händer efter att det signerats (eller aldrig händer alls).

Som en artikel i Harvard Business Review belyser, kostar dåliga avtalshanteringsprocesser organisationer miljontals och skapar friktion som bättre livscykelsynlighet kunde lösa.

Det är där både avtalsadministration och avtalshantering kommer in. Men de kickar in vid olika tidpunkter och har olika syften.

Avtalsadministration: Din motor före signering (pre-sign)

Avtalsadministration täcker allt från det ögonblick du börjar skapa ett avtal tills det är signerat. Tänk på det som backstage-teamet som ser till att allt är klart innan ridån går upp.

Det handlar om samordning, noggrannhet och genomförande. Administratörer ser till att rätt personer granskar avtalet, att villkoren är rimliga och att inget går förlorat i översättningen. De är ofta de osjungna hjältarna som ser till att allt inte faller isär innan det ens börjat.

Viktiga delar av avtalsadministration:

• Att utarbeta och förhandla villkor
  
• Att få godkännanden och underskrifter
  
• Samordna interna och externa intressenter
  
• Spåra versioner och ändringar
  
• Säkerställa efterlevnad av interna policyer
  
• Hantera signeringsprocessen
  

Om din process involverar mycket bollande fram och tillbaka, flera parter eller regulatoriska krav (hej juridik och HR), är det här bra administration gör skillnad.

Avtalshantering: Det långsiktiga spelet (post-sign)

När ett avtal väl är signerat tror många att jobbet är klart. Det är det inte. Avtalshantering är vad som händer efter att bläcket torkat.

Det är här du ser till att det som står i avtalet faktiskt levereras. Att tidslinjer hålls. Att åtaganden uppfylls. Att förnyelser inte smyger sig på mitt i Q4.

Vad avtalshantering innebär:

• Lagra och organisera signerade avtal
  
• Övervaka prestation och deadlines
  
• Hantera förnyelser, utgångsdatum och omförhandlingar
  
• Minska risker och säkerställa efterlevnad
  
• Revidera och rapportera om avtalsutfall
  

I grunden handlar avtalshantering om att hålla alla ansvariga – inklusive ditt eget team. Gjort rätt ger det dig överblick och kontroll. Gjort dåligt, så är du utlämnad åt missade leveranser, bortglömda förnyelser och frustrerade intressenter.

Vem äger vad?

Det är här saker kan bli luddiga. I mindre företag kan en person eller ett team bära båda hattarna. I större organisationer är det vanligtvis separata roller.

Avtalsadministratörer sitter ofta närmare verksamhet, HR, juridik eller inköp. De fokuserar på att få avtal skapade och signerade – snabbt och korrekt.

Avtalshanterare är däremot mer strategiska. De kan sitta i juridik, Sales Ops, RevOps eller leverantörshantering och övervaka pågående åtaganden och analysera avtalens prestation över tid.

Varför det spelar roll att veta skillnaden

När roller inte är tydliga, glider saker mellan stolarna. Ett avtal signeras men ingen följer upp SLA:n. En förnyelsedeadline passerar utan omförhandling. En viktig efterlevnadsklausul missas eftersom den inte flaggades under administrationen.

Att förstå skillnaden mellan avtalsadministration och avtalshantering är inte bara semantik. Det är grunden till en solid avtalslivscykel.

Här är vad du vinner när du får det rätt:

• Mindre friktion. Varje team vet vad de ansvarar för.
  
• Snabbare hantering. Administratörer strömlinjeformar arbetsflödet före signering.
  
• Lägre risk. Hanterare håller koll på efterlevnad och deadlines.
  
• Bättre överblick. Du vet alltid var avtalet står och vad som kommer härnäst.

Otydliga gränser i den digitala eran

Med digitala avtal och automationsplattformar är gränsen mellan administration och hantering mer suddig än någonsin.

En plattform som låter dig spåra, signera, lagra och övervaka avtal på ett ställe för naturligt dessa två funktioner närmare varandra. Det är en bra sak. Det innebär mindre manuell överlämning, färre fel och mer kontinuitet.

Men det innebär också att du måste vara tydlig med vem som ansvarar för vad, även om verktyget gör det lättare. Teknologin stöttar processen, den ersätter den inte.

Så, vilken ska ni fokusera på?

Båda. Du kan inte hantera något som inte först administrerats ordentligt. Och du kan inte få ut något värde från ett avtal om ingen hanterar det.

Men om du måste börja någonstans: om dina avtal fastnar i ändlösa redlinerundor eller om signeringar tar veckor, då är det troligen ett administrationsproblem. Om du missar förnyelser eller kämpar med efterlevnad, då är det hanteringen som behöver uppmärksamhet.

Se till att ni täcker hela avtalets livscykel.

Verktyg som bygger broar

Som tur är behöver du inte två olika system för att hantera båda ändarna av spektrumet.

Moderna avtalsplattformar som Oneflow förenar hela avtalets livscykel: från skapande till genomförande och vidare till löpande hantering. Enligt Gartner ser organisationer som använder CLM-plattformar bättre efterlevnad, snabbare cykeltider och bättre uppföljning av avtalens prestation.

Det innebär:

• Mallar som snabbar upp utformningen och håller villkor konsekventa
  
• Realtidssamarbete och redlining
  
• E-signaturer och automatiserade godkännanden
  
• Smarta påminnelser för förnyelser och deadlines
  
• Centraliserad lagring med fulltextsökning och filter
  

Det här jämnar inte bara ut processen, det minskar också överlämningen mellan administration och hantering. Alla jobbar från samma sanningskälla.

Sista ordet: Avtal är inte statiska dokument

De är levande överenskommelser som utvecklas, löper ut och förnyas. Om du behandlar dem som statiska PDF-filer instoppade i en mapp, kommer saker att gå fel. Men om du behandlar dem för vad de är – dynamiska relationer med tydliga ansvar – frigör du verkligt värde.

Få din avtalsadministration på plats. Få din avtalshantering strategisk. Och om möjligt, använd ett verktyg som stöttar båda.

Det smartare sättet att hantera avtal

På Oneflow gör vi det enklare att hantera avtal från början till slut. Vår plattform hjälper dig att skapa, signera och hantera avtal i ett sömlöst flöde. Oavsett om du är en säljare som stänger affärer, en HR-proffs som onboardar talanger eller ett juridiskt team som håller saker i schack, ser Oneflow till att alla är på samma sida.

Redo att se hur det fungerar? Boka en demo idag.