Med den rådande ekonomiska utvecklingen måste företagen ständigt utvecklas, och det gäller även den teknik de använder. Ett kritiskt område som har genomgått en betydande omvandling är avtalshantering. Och eftersom 74% av företagen ser digital omvandling som en topprioritet är avtal inte bara en bra plats att börja på, de är också en nödvändig plats att börja på.
Den här processen, som kallas avtalsmigrering, är viktig för att upprätthålla operativ effektivitet, säkerställa efterlevnad och utnyttja nya tekniska möjligheter. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om migrering av avtal, från hur viktigt det är till de olika stegen och fördelarna med att använda avancerade lösningar som Oneflow.
Vad är egentligen avtalsmigrering?
Avtalsmigrering är processen att överföra befintliga avtal från ett system eller en plattform till en annan. Det kan handla om att flytta avtal från fysiska pappersfiler till ett digitalt format eller att flytta från ett gammalt system för avtalshantering till ett nytt. Det övergripande syftet med avtalsmigrering är att effektivisera processerna för avtalshantering, förbättra tillgängligheten och förbättra den övergripande hanteringen av avtalens livscykel.
Läs mer: Vad är avtalshantering i molnet?
Varför är det viktigt att migrera avtal?
Förbättrad effektivitet
En av de viktigaste fördelarna med att migrera avtal är den enorma effektivitetsökningen. Äldre system har ofta långsam prestanda, sämre funktionalitet och färre integrationsmöjligheter. Genom att migrera avtal till en modern plattform kan företag automatisera och optimera olika processer för avtalshantering, vilket minskar den tid och ansträngning som krävs för att hantera avtal.
Förbättrad efterlevnad och riskhantering
Efterlevnad är en kritisk aspekt av avtalshantering. Lagstiftningskraven utvecklas ständigt och om de inte efterlevs kan det leda till juridiska problem. Nyare system för avtalshantering erbjuder utmärkta funktioner för efterlevnad, inklusive automatiska varningar för viktiga datum och skyldigheter, vilket säkerställer att företag håller koll på sina efterlevnadskrav. Dessutom innehåller dessa system ofta avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda känsliga uppgifter om avtalen. Detta minskar risken för dataintrång och obehörig åtkomst.
Bättre datainsikter och rapportering
Att migrera avtal till ett nytt system kan ge företag värdefulla insikter om data. Avancerade plattformar för uppföljning av avtalsprestationer erbjuder kraftfulla rapporterings- och analysverktyg som kan hjälpa organisationer att få en djupare förståelse för sina avtalsförpliktelser, prestationsmått och potentiella risker. Denna information är avgörande för att fatta välgrundade affärsbeslut och optimera strategier för avtal.
Skalbarhet
I takt med att företag växer blir deras behov av avtalshantering ofta mer komplexa. Ett modernt system för avtalshantering kan enkelt skalas för att hantera en ökande volym av avtal och mer komplicerade arbetsflöden. Skalbarheten säkerställer att avtalshanteringen förblir effektiv och ändamålsenlig, oavsett företagets storlek eller bransch.
Läs mer: Oneflow lanserar helt nytt anpassningsbart API
Steg vid avtalsmigrering
1. Planering och förberedelser
Det första steget i ett projekt för avtalsmigrering är noggrann planering och förberedelser. Detta innebär att identifiera de avtal som behöver migreras, bedöma avtalens nuvarande status och fastställa mål och syften med migreringsprocessen. Det är viktigt att involvera alla relevanta intressenter i denna fas för att säkerställa att allas behov och farhågor tas upp.
2. Val av rätt plattform
Att välja rätt plattform för avtalshantering är avgörande för en lyckad migrering. Företag bör leta efter en lösning som erbjuder robusta funktioner, sömlösa integrationsmöjligheter och användarvänliga gränssnitt. Oneflow är till exempel en omfattande plattform för avtalshantering som stöder livscykelhantering från början till slut, vilket gör den till ett utmärkt val för företag som vill effektivisera sina avtalsprocesser.
3. Rensning och formatering av data
Innan avtalen migreras är det viktigt att rensa och formatera data. Det innebär att man tar bort dubbletter, korrigerar fel och standardiserar format för att säkerställa att uppgifterna är korrekta och konsekventa. Korrekt rensning och formatering av data är avgörande för att undvika problem under migreringsprocessen och för att säkerställa att det nya systemet fungerar korrekt.
4. Genomförande av migration
När uppgifterna har förberetts är nästa steg att genomföra migreringen. Detta innebär vanligtvis att avtalen överförs till den nya plattformen med hjälp av automatiserade verktyg och skript. Det är viktigt att testa migreringsprocessen noggrant för att identifiera och lösa eventuella problem som kan uppstå. Beroende på hur komplex migreringen är kan den här fasen ta allt från några dagar till flera veckor.
5. Efter migreringen: Granskning och optimering
När migreringen är klar är det viktigt att granska resultaten och optimera det nya systemet. Detta innebär att verifiera att alla avtal har överförts, kontrollera eventuella avvikelser och göra eventuella nödvändiga justeringar. Dessutom bör företagen tillhandahålla utbildning och support för att säkerställa att användarna är bekväma med den nya plattformen och kan utnyttja dess funktioner fullt ut.
Läs mer: Hur använder man avtalshantering på bästa sätt?
Varför välja Oneflow för din migrering av avtal?
Oneflow erbjuder en rad funktioner som är utformade för att förenkla och förbättra processen för migrering av avtal. Här är några av de viktigaste fördelarna med att använda Oneflow för migrering av avtal:
Sömlösa integrationer
Oneflow integreras sömlöst med många andra system, inklusive HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic och Teamtailor. Detta säkerställer att dina processer för avtalshantering är helt integrerade med din övergripande affärsverksamhet, vilket resulterar i större effektivitet och konsekvens.
Användarvänligt gränssnitt
Oneflows enkla, färgglada och användarvänliga gränssnitt gör det lätt för användarna att skapa, hantera och spåra avtal. Denna användarvänlighet minskar inlärningskurvan och hjälper till att säkerställa en smidig övergång under migrationsprocessen. Även om det alltid finns onboarding- och supportteam till hands.
Avancerad säkerhet
Säkerhet är en topprioritet för Oneflow. Plattformen erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner, inklusive kryptering, åtkomstkontroll och revisionsspår, för att skydda känsliga avtalsdata och säkerställa efterlevnad av lagstadgade krav.
Automatiserade arbetsflöden
Oneflows automatiserade arbetsflöden hjälper till att effektivisera hela avtalslivscykeln, från skapande och förhandling till godkännande och förnyelse. Automatiseringen minskar det manuella arbetet och säkerställer att avtalshanteringen är effektiv och konsekvent.
Kraftfull analys och rapportering
Med Oneflow får företag tillgång till kraftfulla analys- och rapporteringsverktyg som ger värdefulla insikter i deras processer för avtalshantering. Dessa verktyg hjälper organisationer att spåra viktiga prestationsmått, identifiera potentiella risker och fatta datadrivna beslut.
De viktigaste lärdomarna
Avtalsmigrering är en kritisk process för företag som vill modernisera sina system för avtalshantering och förbättra den operativa effektiviteten. Genom att förstå vikten av att migrera avtal och följa ett strukturerat tillvägagångssätt kan organisationer framgångsrikt övergå till en ny plattform och dra nytta av fördelarna med förbättrad efterlevnad, bättre datainsikter och större skalbarhet.
Oneflow erbjuder en heltäckande lösning som förenklar migreringsprocessen och ger de verktyg som behövs för att hantera avtal på ett effektivt sätt. Genom att välja Oneflow kan företag säkerställa en smidig och framgångsrik migrering av avtal, vilket skapar förutsättningar för fortsatt tillväxt och framgång.
