Du har full fart i butiken. Ny personal ska anställas. Leveranser försenas. Kampanjer ska ut. Och mitt i allt det där: avtal. Hyresavtal, anställningsavtal, leverantörsavtal, samarbetsavtal – listan kan göras lång. När avtalshanteringen inte är på plats blir det snabbt rörigt. Och det är inte bara ett administrativt problem. Det påverkar faktiskt din lönsamhet, mer än du kanske tror.
I den här artikeln går vi igenom varför avtalshantering i detaljhandeln ofta är en blind fläck – och hur du vänder det till din fördel.
Varför detaljhandeln ofta halkar efter
Detaljhandeln är en bransch med högt tempo, många säsongsvariationer och ofta hög personalomsättning. Många företag lägger mycket tid på att optimera logistik, inköp och kundupplevelser – men glömmer bort det administrativa maskineriet som ligger bakom allt.
Och när man väl tittar in där? Då hittar man ofta manuell hantering, lokalt sparade dokument, utskrivna papper, e-posttrådar utan slut och gamla avtal som glömts bort. Inget ont om Excel – men det är inte ett avtalssystem.
Med ett modernt avtalssystem, där alla avtal hanteras digitalt från början till slut, slipper du det där. Allt samlas på ett och samma ställe, sökbart och överskådligt. Så du kan lägga tid på rätt saker.
Fyra vanliga misstag i avtalshanteringen
1. Dokument ligger på olika platser
Det är vanligt att avtal ligger utspridda: i mejlboxar, på personliga datorer, i molntjänster, på servrar – eller till och med i pärmar i butik. När det är dags att hitta ett avtal är det som att leta efter en nål i en höstack.
Konsekvens: Du tappar tid, tappar överblick och riskerar att missa viktiga datum.
Välj ett verktyg där allt ligger samlat – sökbart, strukturerat och tillgängligt för alla som behöver det.
2. Otydliga ansvarsområden
Vem ansvarar för att skriva, granska, signera och följa upp ett visst avtal? När det inte finns tydliga processer eller systemstöd, faller bollen lätt mellan stolarna.
Konsekvens: Avtal blir liggande. Eller ännu värre – fel personer godkänner dem.
Med Oneflows arbetsflöden och roller blir det tydligt vem som ska göra vad – och när.
3. Glömda eller förfallna avtal
Många företag missar att säga upp avtal i tid, särskilt inom butikshyra eller licensavtal. Det kan leda till att man sitter fast i onödigt dyra villkor.
Konsekvens: Du betalar för mycket. Ibland i flera år innan någon märker det.
Se till att ditt verktyg skickar automatiska påminnelser innan avtal löper ut, så att du hinner agera i tid.
4. Bristande spårbarhet
När ett avtal måste granskas i efterhand – till exempel vid en tvist eller revision – är det viktigt att kunna följa historiken. Med manuella processer är det ofta omöjligt.
Konsekvens: Du står svagare i förhandlingar och tvister.
Ditt verktyg bör logga allt automatiskt: vem som gjorde vad, när och hur. Se till att ha en tydlig historik – utan allt manuellt arbete.
Läs även:
Dolda kostnader som ingen budgeterar för
Det farliga med dålig avtalshantering är att kostnaderna inte alltid syns direkt. Men de finns där – och de äter upp marginalerna. Här är några exempel:
- Tidsåtgång för administration – Enligt en rapport från World Commerce & Contracting lägger företag i snitt 18% av sin tid på att hantera avtal manuellt.
- Missade deadlines och förnyelser – Att missa en uppsägningstid kan innebära att ett hyresavtal förlängs automatiskt – ofta till sämre villkor.
- Felaktiga eller ogiltiga avtal – Avtal som saknar korrekta signaturer eller är juridiskt bristfälliga kan kosta dyrt vid en tvist.
- Risk för GDPR-böter – Avtal som innehåller personuppgifter måste hanteras säkert. Pappersavtal i pärmar klarar sällan kraven.
Oneflow är byggt för att minimera just dessa risker – med toppklassad säkerhet, versionshantering, signeringsloggar och enkel åtkomstkontroll.
Hur digital avtalshantering vänder på steken
Så vad händer när du går från manuell till digital avtalshantering? Här är några konkreta effekter:
Full kontroll och sökbarhet
Alla avtal samlas på ett ställe. Du kan söka på innehåll, parter, datum, taggar – precis som du söker i din mejl eller på Google.
Med Oneflows dynamiska avtal kan du dessutom redigera avtal i realtid, även efter att de har skickats, utan att behöva skapa nya versioner.
Påminnelser och automatiska flöden
Systemet påminner dig innan ett avtal löper ut eller måste förnyas. Du kan sätta upp automatiska godkännandeflöden. Inget glöms bort.
Oneflow gör det enkelt att sätta upp regler och deadlines för varje typ av avtal – så du får kontroll utan att hålla allt i huvudet.
Smidigare signering
Med e-signering kan både du och motparten signera direkt från mobilen eller datorn. Det minskar tiden från dagar till minuter. Och ja – det är juridiskt bindande.
Oneflow stöder såklart BankID och andra säkra signeringsmetoder – så du kan känna dig trygg, oavsett avtalstyp.
(Svenska e-legitimationer som BankID är fullt kompatibla – se: https://www.digg.se/utveckling–innovation/e-legitimering)
Insikt och analys
Du får insyn i avtalsdata – som villkor, kostnader och förfallodatum. Det gör det lättare att planera och förhandla smart.
Oneflow erbjuder till och med dashboards där du ser alla dina avtal i olika stadier – från utkast till signerat och arkiverat.
Ett exempel från verkligheten
Tänk dig en retailkedja med 20 butiker. Varje butik har sitt eget hyresavtal, olika avtal med städbolag, säkerhetsleverantörer och bemanningsfirmor. Lägg till anställningsavtal, partneravtal, licenser och kampanjsamarbeten – och du har hundratals avtal som ska hanteras.
Utan ett bra system:
- Flera hyresavtal förnyas automatiskt, trots att butikerna inte går med vinst.
- Leverantörsavtal är olika utformade, utan koll på vilka rabatter som gäller.
- Säsongsanställda får vänta dagar på att börja jobba, för att avtalet måste skrivas ut, skrivas på, scannas och skickas tillbaka.
Med digital hantering – som Oneflow:
- En person kan hålla koll på hela avtalspaletten.
- Inga fler överraskningar.
Ny personal kan signera sitt anställningsavtal på mobilen innan de ens kliver in i butiken.
Vad säger forskningen om avtalshantering i detaljhandeln?
Enligt McKinsey kan digitalisering av kontraktsprocessen minska tiden det tar att slutföra ett avtal med upp till 90%.
Och enligt Aberdeen Group slutför företag som använder digital signering avtal 21 gånger snabbare än de som inte gör det.
Det handlar inte bara om effektivitet – det handlar om konkurrenskraft
Retailbranschen är tuff. Marginalerna är små. Kundkraven höga. Den som lyckas frigöra tid, minska risker och jobba smartare får ett försprång.
Att digitalisera sin avtalshantering är inte ett “nice to have”. Det är en hygienfaktor för alla som vill ligga i framkant.
Och med en lösning där hela livscykeln för avtalet hanteras i ett flöde – från skapande till arkivering – blir det både enkelt och kraftfullt.
Nästa steg – vad kan du göra nu?
Om du känner igen dig i något av det vi beskrivit här, är det dags att ta en titt på hur ni hanterar era avtal idag. Ställ er själva dessa frågor:
- Vet vi exakt var alla avtal finns?
- Har vi koll på förfallodatum och uppsägningstider?
- Hur lång tid tar det att få ett avtal signerat?
- Hur mycket manuellt arbete krävs?
Om du inte gillar svaren – då är det rätt läge att kika på en lösning.
Oneflow tickar dessa boxar
Oneflow är en plattform för digitala avtal – från skapande till signering och uppföljning. Den är byggd för moderna företag som vill jobba smartare, snabbare och tryggare.
Vill du se hur det funkar i praktiken?
Boka en demo eller läs mer om hur Oneflow används i detaljhandeln.
Sammanfattning
Manuell avtalshantering kanske inte känns som det största problemet i din vardag. Men det är ofta där läckan finns – i tid, pengar och risk. Med en digital lösning får du bättre kontroll, sparar resurser och minskar huvudvärken.
Och det bästa? Det är enklare än du tror att komma igång – särskilt med ett verktyg som faktiskt är byggt för att göra det enkelt.
