Briab

Briab, Sveriges ledande expert på brand, risk och säkerhet, tog kontroll över sina interna flöden – och gjorde avtalshantering till en strategisk del av tillväxten.

Briab är inte ett traditionellt konsultbolag. Här kombineras djup teknisk expertis med en uttalad vilja att förändra – och förbättra – hur vi arbetar med brand, risk och säkerhet utifrån ett hållbarhetperspektiv. Med ca 150 anställda, med några av de mest prestigefyllda uppdragen och en växande verksamhet inom installation, är Briab idag Sveriges ledande expert inom sitt område.

Men det är inte bara kompetensens och hållbarhetsinriktningen som imponerar – det är sättet Briab tänker på. Företaget har alltid utmanat gamla arbetssätt. Det är en del av deras DNA.

Ville göra något annorlunda

“Briab är ett snabbfotat och väldigt dynamiskt bolag, och det ser man på vår historia. Vi startades av några brandingenjörer som ville göra något annorlunda – leverera mer kundvärde än vad branschen var van vid. I dag är vi störst i vårt gebit, men vi jobbar fortfarande på det sättet: nära kunden, med blicken framåt,” berättar Daniel Friberg, marknadschef på Briab.

Med ett starkt fokus på hållbarhet – både miljömässigt och affärsmässigt – har Briab positionerat sig som en nyckelspelare i den gröna omställningen. Men att ligga i framkant kräver mer än bara teknisk kompetens. Även de interna processerna måste hålla högsta klass.

Insikten: Rätt systemstöd är avgörande

Briab hade redan digitala lösningar på plats, men insåg att dessa inte speglade deras agila arbetssätt. Systemen fungerade, men inte på det sätt som organisationen behövde. Framför allt saknades flexibilitet och stöd för att effektivt hantera komplexa offert- och avtalsflöden, särskilt för konsulterna som också ansvarar för kundrelationen.

“Vi hade ett bra system, men det låste oss vid ett arbetssätt som inte speglade vår kultur eller vårt sätt att arbeta”, berättar Daniel. “Vi är ett konsultbolag där relationen med kunden är central. Våra konsulter har direktkontakt med kunderna, vi har ingen klassisk säljavdelning. Vi behövde ett flöde där det var enkelt för dem att skapa en offert – utan att känna att tekniken kom i vägen.”

Internt började man definiera vad som egentligen behövdes:

• Ett gränssnitt som var enkelt och logiskt
• En flexibel plattform som kunde spegla företagets arbetssätt
• Ett system som kunde anpassas för olika delar av organisationen, som HR, ekonomi och marknad
• Och framför allt – något som kunde integreras med de system man redan använde

Oneflow uppfyllde inte bara dessa krav, utan erbjöd även potential att förbättra hela det interna affärsflödet. “Vi konkurrensutsatte systemet och tittade på flera alternativ. Men det var framför allt Oneflows syn på flöde som vi gillade, att systemet alltid skulle hjälpa dig framåt, att du aldrig skulle behöva klicka dig tillbaka eller fastna i tekniska moment. Det var helt i linje med hur vi ville jobba,” säger Daniel.

Ett sömlöst arbetsflöde, från första kontakt till faktura

I dag är Oneflow helt integrerat i Briabs kundresa, från första kontakt till faktura. Resan börjar i CRM-systemet (Customer Connect) där affärsmöjligheten identifieras. Därifrån tas offerten vidare till Oneflow där den redigeras, anpassas, och framför allt: samproduceras tillsammans med kund.

“Våra projekt är ofta stora och föränderliga. Det kan vara nyproduktion eller ombyggnation där förutsättningarna justeras längs vägen. Att kunna uppdatera offerten tillsammans med kunden i realtid har varit en gamechanger,” säger Daniel.

Efter godkänd offert går informationen automatiskt vidare till projekthanteringssystemet och därefter till ekonomisystemet (Rexor). Allt detta sker i ett sammanhängande digitalt flöde, utan att behöva klippa och klistra mellan olika program eller exportera och PDF:er fram och tillbaka.

Integration som strategiskt verktyg

Det var inte bara användarvänligheten som imponerade. Oneflows tekniska kapacitet spelade en nyckelroll. Med ett öppet och väl dokumenterat API kunde Briabs utvecklingsteam snabbt bygga egna integrationer mot övriga system.

“Vi har byggt en helt egen integration med våra system, och våra utvecklare var positivt överraskade över hur smidigt det gick. I vanliga fall räknar man med att integrationer tar tre gånger så lång tid som man först tror. Här var det nästan tvärtom.” säger Daniel. “Det var tydligt, lättarbetat och vi fick bra stöd från Oneflow,” 

Genom att använda Oneflows standard-API, och med stöd från Oneflows team, kunde Briab skräddarsy flödet exakt som de ville ha det. CRM, Oneflow, projekthantering och ekonomi – alla pratar med varandra.

“Det är egentligen hela poängen: vi vill inte hoppa mellan flikar, exportera PDF:er eller hålla reda på parallella versioner. Med Oneflow känns det som att vi har fått ett system som förstår sin roll i ett större sammanhang,” säger Daniel.

Det ger inte bara tidsvinster, utan också:

• Spårbarhet: Det är enkelt att följa varje steg, från första kontakt till signerat avtal.
  
• Kvalitetssäkring: Systemet stödjer Briabs ISO-certifiering genom tydlig dokumentation och historik.
  
• Återanvändning: Offertmallar och tidigare dokument kan snabbt dupliceras och återanvändas, särskilt viktigt när en kund återkommer.

“Det handlar om kontroll, spårbarhet och skalbarhet. Vi kan följa hela kedjan, återanvända data och säkerställa att inget tappas bort. Det är extra viktigt i vår bransch, där komplexa uppdrag kräver precision och dokumentation,” förklarar Daniel.