Knowit x Oneflow

Knowit är ett ledande nordiskt konsultbolag med kontor i Sverige, Norge, Finland, Danmark, Polen och Tyskland. De hjälper företag att lyckas i en digital tidsålder – från strategi och design till teknisk utveckling och implementation. Christian Martinsen, Chief Commercial Officer på Knowit, berättar hur Oneflow har förändrat deras avtalshantering på tvärs av avdelningar, projekt och marknader.

“Vi jobbar med ett brett spektrum av kunder – allt från små och medelstora företag till stora internationella aktörer. Avtal är en central del av hur vi levererar våra tjänster, oavsett om det handlar om kundavtal, leverantörsavtal eller anställningsavtal”, säger Martinsen.

Innan Oneflow: Manuella processer och mycket frustration

Innan Oneflow skapades avtalen i Word, skickades via e-post och sparades i olika mappar. Den här manuella hanteringen var både tidskrävande och svår att överblicka. Det fanns ofta osäkerhet kring vilken version som gällde, och signeringsprocessen drog ofta ut på tiden med flera påminnelser och uppföljningar.

“Vi tappade tid, kontroll över olika versioner – och i värsta fall viktiga dokument. Det var en omständlig och ineffektiv process”, berättar han.

Dessutom blev det allt tydligare att bristen på överblick och kontroll var en flaskhals i avtalsarbetet. Flera avdelningar var inblandade, men utan ett gemensamt system blev samarbetet onödigt krångligt.

Valet av lösning: Användarvänligt, flexibelt och integrerat

När Knowit började undersöka olika alternativ för att digitalisera sin avtalshantering var kraven tydliga. Systemet behövde vara enkelt att använda för hela organisationen – inte bara för jurister. Det behövde också vara flexibelt nog att hantera många olika typer av avtal, och möjliggöra samarbete i realtid.

Men kanske viktigast av allt: det behövde integreras med de system Knowit redan använde. Där stack Oneflow ut, bland annat genom sina smidiga integrationer med både HR- och CRM-system – som HubSpot, som används i försäljningsprocesserna.

“Tack vare HubSpot-integrationen slipper vi fylla i kunddata manuellt i avtalen. Det går snabbare och vi undviker fel. Samma gäller inom HR, där vi använder Oneflow för anställningsavtal”, säger Martinsen.

En smidig implementation – och snabb effekt

Implementeringen av Oneflow skedde i nära samarbete mellan Knowits projektteam och Oneflows onboardingteam. Enligt Martinsen upplevdes processen som både enkel och effektiv, med bra utbildning och snabb nytta.

“Oneflow-teamet var väldigt tillgängliga och hjälpte oss att anpassa lösningen efter våra behov. Vi kom snabbt igång och såg resultat nästan direkt.”

Idag används Oneflow brett inom hela organisationen – från försäljning till styrelseprotokoll, generalförsamlingsprotokoll och samarbetsavtal. Alla avtal hanteras i ett och samma system – från skapande till signering och arkivering – vilket har revolutionerat sättet Knowit arbetar med avtal på.

Enklare, snabbare – och med full kontroll

Sedan Oneflow implementerades har Knowit digitaliserat och effektiviserat hela avtalsresan. Det som tidigare kunde ta flera dagar går nu på bara några timmar.

“Vi har sparat enormt mycket tid, särskilt på uppföljning och administration. Nu får vi automatiska påminnelser och har full översikt i realtid över varje avtalsstatus.”

Martinsen lyfter även hur samarbetet mellan avdelningarna har förbättrats:

“Tidigare visste man inte alltid vem som hade den senaste versionen, eller var i processen ett avtal befann sig. Nu ser alla samma sak, och det skapar en trygghet vi inte hade tidigare.”

Oneflow har dessutom gjort vardagen enklare för medarbetarna. Möjligheten att redigera avtal direkt i systemet, skicka dem för godkännande och signering, samt följa hela processen i realtid, har gjort verktyget oumbärligt.

“Medarbetarna är väldigt nöjda. Det är ett intuitivt verktyg som gör det det ska – och det funkar”, säger han.

En viktig pusselbit för framtida tillväxt

Knowit ser Oneflow som en strategisk investering för fortsatt tillväxt och utveckling. I takt med att bolaget växer blir det viktigare att ha verktyg som skalar utan att tappa kontroll eller kvalitet – och som samtidigt stödjer compliance.

“Vi tittar nu på att koppla Oneflow ännu närmare våra leverans- och offertverktyg, och utforskar även hur vi kan automatisera förnyelser och påminnelser ytterligare. Dessutom vill vi börja använda rapporteringsfunktionerna för att få bättre insikter och jobba mer datadrivet.”

Martinsen poängterar också hur värdefullt Oneflow är för företag som arbetar med statliga ramavtal eller SSA-kontrakt:

“För den som jobbar med SSA:er är versionskontroll och spårbarhet helt avgörande. Oneflow har varit otroligt effektivt för oss – både för att säkerställa att vi följer standarder och för att arbeta snabbt och precist.”