Si vous vous êtes déjà demandé ce que signifiait « signature électronique », nous allons vous donner une réponse courte et vous expliquer pourquoi vous devriez commencer à utiliser la signature électronique au travail dès maintenant.
Tout comme votre signature manuscrite à l’encre, votre signature électronique et la signature de documents en ligne est un moyen pour vous de signer des documents. Vous pouvez utiliser un outil de signature électronique qui vous donne la possibilité de signer un document en un clic, ou encore d’écrire votre signature sur un document numérique avec une souris. C’est tout simplement ça, une signature électronique. Mais qu’en est-il des avantages de son utilisation ?
Nous avons ici recueilli les 16 façons les plus faciles d’influencer directement votre entreprise en utilisant la signature électronique.
1. Les signatures électroniques font gagner du temps et de l’énergie
Il va sans dire que la manipulation de quelque chose de physique comme le papier prend du temps, coûte cher et laisse une grande marge d’erreur. La signature électronique des contrats vous fera économiser au moins 50 % du temps que vous passez sur les contrats papier. Imaginez combien de temps vous pouvez gagner s’il y a plus d’une personne dans l’équipe qui s’occupe quotidiennement des contrats.
2. Peu de gens ont une imprimante, mais tout le monde a un téléphone
Cela n’a aucun sens de demander aux gens d’imprimer, de signer et de scanner votre contrat alors qu’il est si facile de signer électroniquement tout contrat à valeur juridique en un seul clic et depuis n’importe quel appareil. Les affaires n’ont pas besoin de faire une pause simplement parce que vous n’êtes pas à votre bureau.
3. Les ventes connaissent un taux de réussite allant jusqu’à 94 % avec des contrats à signature électronique
En permettant à vos clients potentiels de signer très facilement à partir de n’importe quel appareil, vous augmenterez votre taux de réussite et réduirez le cycle de vente. Vos prospects reçoivent un e-mail avec un lien sécurisé vers votre proposition et peuvent facilement le signer sans aucun identifiant.
4. Les contrats avec signature électronique sont plus fiables que de l’encre sur du papier
Avec une signature numérique qualifiée, vous pouvez être sûr que votre document n’a pas été falsifié après la signature et que l’identité du signataire peut être prouvée. Vous pouvez également proposer des méthodes d’authentification supplémentaires, telles que la signature par SMS ou avec une identification électronique, par ex. BankID en Suède.
5. Modernisez votre image avec la signature électronique
Vous vendez à des « millenials » (génération Y), ou vous essayez de le faire ? Alors vous devez fournir une expérience numérique qui ne nécessite pas d’effort, à laquelle ces enfants du numérique sont habitués. Les contrats numériques sont interactifs et ont l’air magnifiques quel que soit l’appareil utilisé. Soyez mobile dans tout ce que vous faites.
6. Contrôlez l’ensemble de vos contrats
Votre processus actuel vous permet-il de contrôler qui devrait être autorisé à accéder ou à modifier quels contrats ? Est-ce que vous avez arrêté d’envoyer et de renvoyer vos contrats par e-mail ? Si votre réponse n’est pas « oui », alors vous avez des problèmes, tout du moins du point de vue du RGPD. La signature électronique vous apportera une solution plus confortable.
7. En parlant de RGPD, vous êtes prêt à gérer cela ?
Les contrats contiennent des données personnelles, et avec le RGPD, la pratique courante consistant à envoyer des contrats par e-mail pendant le processus de négociation n’est plus sûre. Pour être conforme, vous avez besoin d’une piste d’audit complète des interactions qui ont eu lieu tout au long du processus contractuel.
8. Commencez à collaborer, arrêtez de créer de longs fils de discussion par e-mail
Collaborez en temps réel sur un accord avec vos collègues et contreparties sans avoir besoin de faire défiler de longs fils de discussion. Ils peuvent commenter, et vous pouvez modifier et mettre à jour la proposition ou le contrat instantanément. Tout cela sur une seule plateforme, n’importe quand et n’importe où.
9. Qui a la version la plus récente du contrat ?
Ne posez plus jamais cette question. Il n’y a qu’une seule version de contrat numérique, et vous pouvez être certain que tout le monde regarde la même version que vous, à tout moment.
10. Soyez au courant de ce qui se passe après l’envoi d’un contrat
Est-ce que votre prospect est prêt à acheter ? Est-ce que votre collègue a ouvert le contrat ? Combien de fois a-t-il interagi avec lui ? Utilisez ces informations pour gérer votre temps et hiérarchiser vos tâches. Plus besoin de deviner.
11. Vous n’avez plus besoin d’envoyer des rappels grâce à la signature électronique
Y a-t-il quelqu’un d’autre dans votre équipe qui doit relire ou signer le contrat ? Les contrats numériques vous permettent de configurer facilement des flux de travail et de déléguer les droits de signature. Ils permettent de notifier et de rappeler les membres de votre équipe lorsque c’est à leur tour d’agir.
12. Besoin de trouver un contrat spécifique ?
Recherchez facilement dans Oneflow. Vos contrats signés sont stockés en toute sécurité dans une archive intelligente avec la possibilité de rechercher simultanément dans tous les contrats. Entrez un mot-clé dont vous vous souvenez, comme le prénom du client, et vous aurez une liste de tous les contrats associés à ce nom à portée de main.
13. Finies les échéances manquées avec la signature électronique
Surveillez les étapes critiques du contrat, telles que la période de préavis, le renouvellement et l’expiration avec des notifications et des rappels automatiques. Négliger cette étape conduit souvent à un processus réactif et inefficace, exposant l’entreprise à un risque de non-conformité, de perte de chiffre d’affaires, d’augmentation des dépenses et de pénalités.
14. Une seule source de vérité
Utilisez l’analyse des contrats pour comprendre et suivre les ventes, les achats et d’autres ICP commerciaux tels que les durées de cycle, les taux de clôture, les statistiques d’expiration et de renouvellement, les recettes et les dépenses des contrats. Tout cela sans extraire de données de plusieurs sources.
15. Mettez vos données au travail
La conversion de vos contrats, qu’ils soient au format papier ou PDF, en contrats numériques vous permet d’extraire des données de vos contrats afin d’automatiser les flux de travail, de prendre des décisions et de faire avancer votre entreprise. Vous pouvez toujours connecter des contrats numériques à vos systèmes préférés. Travaillez plus intelligemment et plus rapidement avec les données.
16. Enfin et surtout, faites quelque chose de bien pour la planète
L’impression et la numérisation de contrats papier nuisent à l’environnement et gaspillent nos précieuses ressources. En réalité, cela n’est même plus nécessaire. Ensemble, nous pouvons créer un avenir où la gestion des contrats ne sera plus associée aux mots papier, enveloppes, affranchissement, imprimante et scanner. Tout cela, et encore plus encore, peut être fait avec un logiciel de signature électronique tel que Oneflow.
