Wenn Sie sich schon immer gefragt haben, was unter einer elektronischen Signatur zu verstehen ist, finden Sie hier eine kurze Antwort und erfahren, warum Sie jetzt mit der elektronischen Signatur arbeiten sollten.
Genau wie Ihre handschriftliche Unterschrift ist die elektronische Signatur und die Online-Signatur eine Möglichkeit für Sie, Dokumente zu unterschreiben. Sie können ein Tool für die elektronische Unterschrift verwenden, mit dem Sie ein Dokument per Mausklick unterschreiben oder Ihre Unterschrift auf ein digitales Dokument schreiben können. Das ist es, was die elektronische Signatur ausmacht. Aber was sind die Vorteile der elektronischen Signatur?
Wir haben 16 niedrig hängende Früchte aus der Nutzung von e-Signatur gesammelt, die Ihr Geschäft direkt beeinFlowen können:
1. Eine elektronische Unterschrift spart Zeit und Energie
Es versteht sich von selbst, dass der Umgang mit etwas Physischem wie Papier zeitaufwändig und teuer ist und einen großen Raum für Fehler lässt. Mit der elektronischen Unterzeichnung von Verträgen sparen Sie mindestens 50 % der Zeit, die Sie für Papierverträge aufwenden. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen können, wenn es mehr als eine Person im Team gibt, die täglich mit Verträgen zu tun hat.
2. Nur wenige haben einen Drucker, aber jeder hat ein Telefon
Es macht keinen Sinn, Ihre Mitarbeiter zu bitten, Ihren Vertrag auszudrucken, zu unterschreiben und einzuscannen, wenn Sie es so einfach machen können, jeden rechtsverbindlichen Vertrag mit einem einzigen Klick von jedem Gerät aus zu unterzeichnen. Das Geschäft muss nicht unterbrochen werden, nur weil Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.
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3. Der Vertrieb hat eine Trefferquote von bis zu 94 % bei Verträgen mit elektronischer Unterschrift
Indem Sie es Ihren potenziellen Kunden so einfach wie möglich machen, von jedem Gerät aus zu unterschreiben, erhöhen Sie Ihre Trefferquote und verkürzen den Verkaufszyklus. Ihre potenziellen Kunden erhalten eine E-Mail mit einem sicheren Link zu Ihrem Angebot und können es ganz einfach unterschreiben, ohne sich anmelden zu müssen.
4. Die elektronische Unterschrift ist sicherer als Tinte auf Papier
Mit einer qualifizierten digitalen Signatur können Sie sicher sein, dass Ihr Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde und dass die Identität des Unterzeichners nachgewiesen werden kann. Sie können auch zusätzliche Authentifizierungsmethoden anbieten, z. B. die Unterzeichnung per SMS oder die elektronische Identifizierung, z. B. BankID in Schweden.
Mit der richtigen e-Signing-Lösung können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente sicher in der Cloud gespeichert und mit einer sicheren Signatur versehen werden. Dies kann dazu beitragen, die sensiblen Daten Ihres Unternehmens zu schützen und sicherzustellen, dass alle Ihre Dokumente sicher und zuverlässig sind.
5. Modernisieren Sie Ihr Image mit elektronischen Signaturen
Verkaufen Sie an Millennials oder versuchen Sie, diese für sich zu gewinnen? Dann müssen Sie ein müheloses digitales Erlebnis bieten, an das diese Digital Natives gewöhnt sind. Digitale Verträge sind interaktiv und sehen unabhängig vom Gerät atemberaubend aus. Seien Sie bei allem, was Sie tun, mobil.
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6. Behalten Sie die Kontrolle über alle Ihre Verträge
Gibt Ihnen Ihr Prozess heute die Kontrolle darüber, wer auf welche Verträge zugreifen oder sie ändern darf? Haben Sie aufgehört, Verträge per E-Mail hin und her zu schicken? Wenn Ihre Antwort alles andere als “Ja” lautet, dann haben Sie ein Problem – zumindest aus Sicht der Datenschutz-Grundverordnung. Die elektronische Unterschrift bietet Ihnen eine komfortablere Lösung.
7. Apropos GDPR: Sind Sie zu 100 % konform?
Verträge enthalten personenbezogene Daten, und mit der Datenschutz-Grundverordnung ist die gängige Praxis, Verträge während des Verhandlungsprozesses per E-Mail hin- und herzuschicken, nicht mehr sicher. Um die Vorschriften einzuhalten, benötigen Sie einen vollständigen Prüfpfad für die Interaktionen, die während des gesamten Vertragsprozesses stattgefunden haben.
8. Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit – hören Sie auf, lange E-Mail-Threads zu erstellen
Arbeiten Sie in Echtzeit an einer Vereinbarung mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern, ohne lange E-Mail-Threads zu durchforsten. Sie können Kommentare abgeben, Sie können den Vorschlag oder Vertrag sofort bearbeiten und aktualisieren. Alles auf einer einzigen Plattform, jederzeit und überall.
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9. Wer hat die neueste Fassung des Vertrags?
Stellen Sie diese Frage nie wieder. Es gibt nur eine Version des digitalen Vertrags und Sie können sicher sein, dass jeder zu jeder Zeit dieselbe Version sieht wie Sie.
10. Wissen, was passiert, nachdem Sie einen Vertrag abgeschickt haben
Ist Ihr Interessent bereit zu kaufen? Hat Ihr Kollege den Vertrag geöffnet? Wie oft hat er schon mit dem Vertrag interagiert? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre Zeit zu verwalten und Ihre Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Keine Vermutungen mehr.
11. Sie müssen nicht mehr mit einer elektronischen Unterschrift nerven
Gibt es in Ihrem Team noch jemanden, der den Vertrag prüfen oder unterschreiben muss? Digitale Verträge machen es Ihnen leicht, Arbeitsabläufe einzurichten und Unterschriftsrechte zu delegieren. Ihr Team wird benachrichtigt und daran erinnert, wenn es an der Reihe ist zu handeln.
12. Sie müssen einen bestimmten Vertrag finden?
Google in Oneflow: Ihre unterzeichneten Verträge werden sicher in einem intelligenten Archiv gespeichert, das eine gleichzeitige Suche in allen Verträgen ermöglicht. Geben Sie ein Stichwort ein, an das Sie sich erinnern, z. B. den Vornamen des Kunden, und Sie haben eine Liste aller Verträge, die mit diesem Namen verbunden sind, zur Hand.
13. Keine verpassten Fristen mehr mit elektronischen Signaturen
Behalten Sie mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen den Überblick über kritische Vertragsmeilensteine wie Kündigungsfristen, Verlängerungen und Ablauftermine. Wird dieser Schritt vernachlässigt, führt dies häufig zu einem reaktiven und ineffizienten Prozess, der das Unternehmen dem Risiko von Nichteinhaltung, Umsatzeinbußen, höheren Kosten und Strafen aussetzt.
14. Eine einzige Quelle der Wahrheit
Nutzen Sie die Vertragsanalyse, um den Vertrieb, die Beschaffung und andere Geschäftskennzahlen wie Zykluszeiten, Abschlussquoten, Statistiken zu Ablauf und Erneuerung, Vertragseinnahmen und -ausgaben zu verstehen und zu verfolgen. Und das alles, ohne Daten aus verschiedenen Quellen abrufen zu müssen.
15. Setzen Sie Ihre Daten in die Tat um
Durch die Umwandlung Ihrer Verträge, ob in Papier- oder PDF-Format, in digitale Verträge können Sie Daten aus Ihren Verträgen extrahieren, um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Entscheidungen zu treffen und Ihr Unternehmen voranzubringen. Sie können digitale Verträge jederzeit mit Ihren bevorzugten Systemen verbinden. Arbeiten Sie intelligenter und schneller mit Daten.
16. Zu guter Letzt: Tun Sie etwas Gutes für den Planeten
Das Drucken und Scannen von Papierverträgen schadet der Umwelt und verschwendet unsere wertvollen Ressourcen. Die Wahrheit ist, dass dies gar nicht mehr nötig ist. Gemeinsam können wir eine Zukunft schaffen, in der die Verwaltung von Verträgen nicht mehr mit Papier, Briefumschlägen, Porto, Drucker und Scanner verbunden ist. All dies und mehr kann mit einer Software für elektronische Unterschriften wie Oneflow erreicht werden.
